L’optimisation des processus grâce à l’automatisation des workflows est au coeur de la compétitivité des entreprises. Que ce soit via l’introduction des machines dans les chaînes de valeur ou la planification des process pour les fonctions supports, l’objectif est de faire gagner en productivité tout en standardisant les outputs.
Pour les services financiers où l’erreur humaine n’a pas sa place, l’automatisation des processus est une aubaine pour concentrer les ressources humaines sur des tâches à plus forte valeur ajoutée tout en réduisant le risque d’erreur. En effet, l’utilisation de logiciel d’automatisation de la capture et des workflows permet d’automatiser 50 à 90% des processus financiers selon Kofax France.
Alors, qu’en est-il de la digitalisation des entreprises françaises ? Quels avantages peuvent-elles en tirer ?
La démocratisation de l’automatisation des process dans les services financiers
La digitalisation des fonctions financières ne date pas d’hier, l’arrivée de l’outil informatique dans les entreprises a amorcé un long cycle d’automatisation des tâches dans les services financiers. De la tenue de livre de compte papier à l’utilisation d’ERP intégrant des fonctionnalités d’OCR (reconnaissance optique de caractères), le progrès technique poursuit son chemin en soulageant les comptables, DAF et trésoriers de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée souvent perçue comme chronophage et source d’erreur.
Aujourd’hui, l’automatisation des process financiers se démocratise notamment grâce à une “intelligence artificielle” de plus en plus performante. En effet, selon un rapport de PWC publié en 2017, presque un tiers des activités existantes pourraient être automatisés dans les domaines financiers. Cette tendance vers toujours plus d’automatisation semble déjà amorcée par les directeurs administratif et financier puisque 65% d’entre eux déclarent avoir des processus standardisés et automatisés selon une autre étude réalisée par EY.
Mais, qu’entend-on exactement par automatisation des processus financiers ?
L’automatisation des processus ou RPA (Robotic Process Automation) consiste à confier à un logiciel (ou robot) un cycle de tâche répétable en reproduisant à l’identique ou non le workflow normalement effectué par des humains. Il peut par exemple s’agir de tâches manuelles simples telles que copier, coller, trier, remplir, transférer…
Pour ce faire, le RPA peut exécuter un certain nombre d’opérations pour atteindre le résultat escompté :
- collecte des sources d’informations sur différents types de canaux (OCR pour les factures, bases de données, API de logiciel tiers…) ;
- traitement des informations ;
- déclenchement des réponses ;
- communication avec d’autres systèmes d’information.
Dès lors, le RPA peut s’introduire à différentes échelles des processus financiers pour de la saisie comptable ou des processus plus complexes tels que le Procure to Pay (approvisionnement au paiement). L’automatisation du P2P permet donc de générer de manière autonome le cycle d’approvisionnement d’une entreprise en passant de la commande au paiement.
Dans ce contexte, le RPA automatise la validation des données relatives aux nouveaux fournisseurs en vérifiant notamment la solvabilité, l’adresse, les informations fiscales. Le processus intègre aussi le traitement des paiements tout en s’assurant de la conformité des factures au regard des commandes effectuées.
En d’autres termes, le système agit de manière autonome là où les services financiers ne jouent plus qu’un rôle de supervision.
Quels sont les avantages de l’automatisation des processus financiers ?
En premier lieu, l’automatisation des tâches permet d’améliorer drastiquement la productivité des services financiers. Sans pour autant remplacer les ressources humaines, il leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que le contrôle de gestion, le conseil et la stratégie.
En effet, l’automatisation permet de gérer de manière autonome de nombreuses tâches qui auparavant étaient dévolus aux services comptables : note de frais, saisie d’écriture comptables, gestion de la paie, gestion de la facturation…
Ces tâches étaient particulièrement chronophages sans être pour autant d’une complexité manifeste. Au demeurant, elles pouvaient être source d’erreur et engendrer des conséquences dramatiques pour l’entreprise tant sur le plan fiscal que sur le plan de la gestion de la trésorerie.
Ainsi, l’automatisation des processus financiers permet d’assurer une meilleure gestion du risque dans l’entreprise. Au surplus, cette gestion du risque peut s’accompagner d’une automatisation de la vérification des référentiels fournisseurs afin de limiter un maximum les risques de fraude. À ces fins, la solution Trustpair permet le contrôle automatisé du référentiel fournisseur en vérifiant le couple coordonnées bancaires et identité des différents fournisseurs afin de s’assurer que l’ensemble du fichier soit exempt d’erreurs.
Au-delà de l’élimination des erreurs humaines, l’automatisation des processus financiers permet d’avoir une comptabilité à jour en continu. Là où auparavant, les clôtures provisoires des comptes à des fins d’arbitrages financiers pouvaient s’avérer aussi fastidieuses qu’une clôture annuelle d’exercice, l’automatisation permet de générer des reporting réguliers pour surveiller les KPI financiers stratégiques en continu tels que l’état de la trésorerie, la marge opérationnelle, l’état des stocks…
Il devient alors possible d’assurer une meilleure communication/collaboration entre les différents services de l’entreprise : chacun dispose d’une information fiable permettant d’effectuer des arbitrages éclairés au regard des indicateurs financiers. C’est sans compter la possibilité d’interconnecter les différents processus automatisés de l’entreprise afin d’agréger les données issues des différents services. En bref, l’automatisation ouvre un nouveau champ des possibles à l’organisation…
In fine, l’automatisation pour l’entreprise se traduit par une meilleure productivité, une meilleure fiabilité, ou encore une source d’économie. En permettant aux services financiers de se concentrer davantage sur des tâches plus importantes, elle doit être perçue comme une opportunité pour l’organisation.
POINTS À RETENIR
- L’automatisation des processus ou RPA (Robotic Process Automation) consiste à confier à un logiciel (ou robot) un cycle de tâche répétable en reproduisant à l’identique ou non le workflow normalement effectué par des humains.
- À plus grande échelle, l’automatisation des processus financiers apporte de nombreux bénéfices aux Directions financières. Elle permet notamment d’assurer une meilleure gestion du risque dans l’entreprise en améliorant les processus de contrôle fournisseurs, d’optimiser les tâches des saisies de données financières, d’améliorer la communication et la collaboration entre les services.
- En d’autres termes, l’automatisation des tâches permet de digitaliser des wrokflow, généralement opérer manuellement par les équipes financières, afin de libérer du temps aux professionnels et de leur permettre de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur des tâches opérationnelles et chronophages.
- C’est sur la base de ce principe que Trustpair, solution pour déjouer les fraudes en entreprise, viens automatiser les processus de contrôle de coordonnées bancaire des tiers en entreprise. En limitant à la fois les risques d’erreur humaine et la présence d’anomalie dans le référentiel tiers, les professionnels gagne du temps sur ces contrôles afin de pouvoir davantage se concentrer sur l’analyse et la prise de décision stratégique.
