Achat / vente, finance, ressources humaines, juridique… Le nombre de services et départements inhérents à une grande entreprise sont nombreux. Cela accroît la lourdeur de la bureaucratie et entame dès lors l’efficacité et la sécurité des processus. Dans cette perspective, le Centre de Services Partagés (CSP) centralise les tâches opérationnelles à faible valeur ajoutée et commune aux différents départements. Découvrez en quoi consiste le CSP et comment il contribue à l’optimisation des processus et à la lutte contre la fraude.
Centre de Services Partagés : quelles missions au sein de l’entreprise ?
Traduction de « Shared Services Center », le CSP désigne une entité interne à un groupe, mais indépendante. Celle-ci gère, de manière externalisée, les tâches opérationnelles de plusieurs départements de l’entreprise. Historiquement, le CSP se concentre sur la comptabilité et les finances (89% en 2019), mais il concerne aussi, entre autres, les ressources humaines (63%), l’IT (47%) et le « procure-to-pay » (42%). Un tel centre porte d’ailleurs bien son nom ; décortiquons-le rapidement :
- Centre : le CSP est une structure physique, localisé sur un ou plusieurs sites ;
- Services : le terme désigne tous types de tâches opérationnelles, comme la gestion des coûts et les process administratifs ;
- Services partagés : un Centre de Services Partagés a (souvent) une approche multi-sectorielle, à savoir qu’il agit pour plusieurs départements du groupe. Cela s’explique par la récurrence et la diffusion des tâches opérationnelles, par exemple la gestion du référentiel tiers. Celui-ci mobilise plusieurs départements, et dès lors, ces tâches répétitives sont exclusivement déléguées au CSP.
En bref, le Centre de Services Partagés trouve surtout son utilité avec les ETI et les grands groupes. Ces entreprises, dont les tâches répétitives s’accumulent, peuvent ainsi profiter de leur mutualisation pour optimiser les processus et concentrer leurs ressources sur les missions à haute valeur ajoutée.
Le CSP au service de l’optimisation des processus
Le Centre de Services Partagés présente en effet de multiples opportunités pour les entreprises :
- La réduction des coûts opérationnels : une étude universitaire dévoile que les coûts liés aux services concernées diminuent, en deux ans, jusqu’à 70% pour les entreprises US et 50% pour celles localisées en Europe, où le CSP est à la fois plus récent et moins implanté dans la culture business ;
- Des process plus efficaces : les grands groupes ont bien souvent des départements localisés en de multiples endroits, aussi le CSP a recours à la digitalisation pour centraliser les process et leur permettre de gagner en efficacité ;
- Des process sécurisés : effectivement, là où de multiples entités décentralisées ont virtuellement de nombreuses failles, le CSP centralise l’ensemble des process et peut donc mutualiser les ressources pour ériger une sécurité à la fois plus efficace et moins dense, ce qui en facilite la gestion ;
- Une conduite du changement unifiée : le Centre de Services Partagés établit une organisation macro et la communique aux collaborateurs, dans une optique de transparence ;
- La professionnalisation des Ressources Humaines : au lieu d’être décentralisée dans les divers départements de l’entreprise, la fonction RH compte sur la mutualisation pour améliorer sa gestion ;
- Un retour sur investissement important : bien que les coûts d’entrée soient élevés, plusieurs études ont démontré que le ROI d’un CSP est généralement positif au bout d’1 à 2 ans.
Sur les plans financier et opérationnel, le Centre de Services Partagés démontre donc sa pleine efficacité. Il constitue, de plus, un solide rempart contre la fraude au virement.
Quel est le rôle d’un Centre de Services Partagés dans la lutte contre la fraude ?
Grâce à la centralisation des tâches opérationnelles, le CSP agit activement contre la fraude en associant bonnes pratiques, mise en conformité et protocoles de sécurité :
- Il établit les process de bonnes pratiques de comptabilité et les communique. Celles-ci sont uniformisées et sont donc en adéquation avec la législation. De plus, dans le cadre de la conduite du changement, le CSP peut anticiper les évolutions réglementaires, successives et nombreuses pour la comptabilité, en témoignent les lois Macron et Pacte.
- Il s’assure de la mise en conformité de l’entreprise. Ce que nous disions ci-dessus pour la comptabilité s’étend à de nombreux autres départements pour lesquels la pression législative est importante. C’est par exemple le cas pour l’évaluation des tiers en entreprise, qui mobilise plusieurs services : le CSP conduit alors la mise en conformité avec la loi Sapin II et la loi sur le Devoir de vigilance.
- Il sécurise les process et établit des protocoles de lutte contre la fraude. Dans le cadre du KYC / KYS, le CSP met en place des procédures pour vérifier l’authenticité des tiers. Il diffuse des bonnes pratiques, établit une cartographie des risques, adopte une solution technologique anti-fraude. Ce faisant, il permet à l’entreprise de se prémunir efficacement contre tous types de fraudes, comme l’arnaque au RIB et la fraude au président.
On comprend donc que le Centre de Services Partagés diminue le risque pour l’entreprise :
- le risque de sanction pour défaut de mise en conformité ;
- le risque de dégradation de la réputation suite à une sécurisation insuffisante ;
- le risque de fraude.
Pour autant, l’infaillibilité des protections n’est pas garantie et elle fait, de plus, face à l’inflation des tentatives de fraude, ayant touché plus de 7 entreprises sur 10 (Euler Hermes, 2020). Il est alors dans l’intérêt des grandes entreprises et ETI d’investir dans une solution anti-fraude, comme Trustpair. Cette technologie de vérification automatique des coordonnées bancaires contrôle, en temps réel, le référentiel tiers et alerte en cas d’incohérences. Les entreprises peuvent ainsi se mettre en conformité avec les procédures KYC / KYS et se prémunir contre la fraude.
