En entreprise, 19 cas de violation de données sur 20 ont pour origine l’erreur humaine : c’est ce qui ressort d’une étude IBM menée en 2021. Les risques sont nombreux (perte d’efficacité, conséquences financières, risques de sanction par les autorités, etc.) et ne sont pas à prendre à la légère. En réponse : l’automatisation des processus financiers. Cela consiste à adopter un ou plusieurs outils SaaS pour automatiser des tâches répétitives et normalement effectuées par des humains. Là où la machine prend le relais, l’erreur humaine est donc éliminée. Comment mettre en place un plan d’automatisation ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Comment choisir les solutions appropriées ?
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Pourquoi automatiser les processus financiers ?
Erreurs de saisie, de calcul, de transcription, de gestion des données, etc. : l’erreur humaine dans les processus financiers présente des effets néfastes pour l’entreprise.
Ces erreurs entraînent des retards de paiement et défauts de conformité entre autres. La trésorerie peut également être impactée. Ainsi, les pertes financières pour une entreprise victime de fraude s’élèvent à 50 000€ en moyenne (étude Trustpair 2023). Les erreurs de facturation causent des problèmes de liquidité et des pertes financières. La crédibilité auprès des investisseurs s’en trouve alors affectée. Enfin, la productivité des collaborateurs est entamée, car ces derniers doivent passer un temps considérable à corriger ces erreurs.
Face aux tâches exécutées manuellement, l’automatisation des processus financiers permet alors d’éliminer les erreurs humaines.
Tout d’abord, l’entreprise se préserve des conséquences néfastes consécutives à l’erreur humaine. Elle dispose d’un système de gestion des données efficace et peut rapidement détecter les anomalies. Les pertes financières consécutives aux erreurs humaines sont donc limitées et l’entreprise parvient davantage à se conformer à la réglementation.
De plus, l’automatisation des processus financiers améliore la productivité des collaborateurs. Ces derniers passent moins de temps aux tâches manuelles, répétitives et chronophages. Ils peuvent alors se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse de données financières, la recherche de nouvelles opportunités d’affaires ou la prise de décision stratégique. C’est le cas de Trustpair : l’outil contrôle les RIB à la place du personnel financier qui perd donc moins de temps en tâches manuelles
Automatiser les processus financiers aide également l’entreprise à se prémunir de la fraude au virement en la détectant automatiquement. Certaines étapes critiques du processus Purchase-to-pay (voir ici les différences avec le Procure to Pay) constituent des cibles privilégiées des escrocs, comme le paiement ou l’ajout d’un nouveau fournisseur dans la base tiers. L’automatisation améliore les contrôles comptable et la détection d’anomalies ou de risques de fraude, et bloque tout paiement suspect.
Enfin, qui dit automatisation des processus financiers, dit également optimisation. Les avantages financiers sont tangibles :
- Diminution des délais de traitement et de paiement des factures
- Réduction des pénalités pour retard de paiement
- Amélioration de la performance opérationnelle globale grâce à une meilleure précision des données financières
- Diminution des coûts de main d’oeuvre grâce à l’élimination d’une partie des tâches manuelles et répétitives
- Meilleure visualisation de la donnée grâce à des tableaux de bord complets
Afin de bénéficier des avantages de la robotisation de la fonction finance, plusieurs outils s’offrent à l’entreprise.
Quels sont les outils d’automatisation des processus financiers ?
Les différents types d’outils d’automatisation
Les solutions d’automatisation se répartissent en différentes catégories en fonction des processus concernés :
- Gestion des comptes clients et fournisseurs : ces solutions regroupent plusieurs fonctionnalités, comme les processus de devis et de facturation électronique, les paiements en ligne, etc. Ils peuvent en outre fournir des analyses données sur les paiements, les soldes de compte, les délais de paiement et les tendances de dépenses. Les outils les plus courants sont les CRM (Customer Relationship Management), à l’instar de Salesforce ou HubSpot.
- Facturation électronique : les outils d’automatisation centralisent le processus de facturation. Ils permettent de générer et d’envoyer des factures électroniques aux clients. Cela réduit les délais de paiement et aide à éviter les erreurs de facturation. Il est également possible de suivre l’état des factures et de paramétrer l’envoi de notifications et de rappels de paiement. Les outils sont multiples, il peut s’agir de logiciels de comptabilité ou de notes de frais, comme Quickbooks.
- Paiements électroniques : grâce aux outils d’automatisation intelligente, l’entreprise gère les paiements en ligne de façon rapide et sécurisée. Ces solutions peuvent également intégrer la facturation électronique et la gestion des comptes clients et fournisseurs détaillés précédemment. Il existe plusieurs plateformes de paiement en ligne. Certains logiciels sont spécifiquement dédiés à la gestion des paiements en interne (notes de frais, etc.)
- Analyse des données : la collecte et l’analyse automatiques des données facilitent le reporting financier, notamment dans le cadre du Big data, une des tendances phares de la digitalisation financière. L’équipe finance peut alors mieux comprendre et d’anticiper les tendances de dépenses, les performances financières et les flux de trésorerie. Les outils utilisés ont souvent recours à l’intelligence artificielle. Il peut s’agir de logiciels d’analyse prédictive, de surveillance des KPI ou de la chaîne d’approvisionnement, etc.
- Suivi des dépenses : ces outils permettent de suivre les dépenses de l’entreprise en temps réel. Ils automatisent les processus de saisie et de catégorisation des transactions et fournissent des rapports détaillés sur les dépenses par catégorie, par employé ou par projet. La planification budgétaire et la prise de décision sont donc facilitées. Il existe des logiciels de gestion des dépenses (Freshbooks), des reçus, les ERP (SAP), etc.
- Lutte contre la fraude au virement bancaire : automatiser la chaîne de paiement permet de lutter plus efficacement contre la fraude au virement. Cette arnaque consiste à tromper une entreprise pour l’inciter à effectuer un virement vers un compte bancaire frauduleux. L’escroc peut par exemple se faire passer pour un fournisseur ou un client. Une solution de lutte contre la fraude au virement digitalise le processus Procure-to-pay et bloque tout paiement frauduleux avant qu’il ne soit effectué. C’est ce que propose la plateforme agile et collaborative Trustpair, votre rempart contre la fraude.
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Afin de choisir sa ou ses solutions, l’entreprise doit prendre en compte un certain nombre de critères.
Comment choisir les outils d’automatisation pour l’entreprise ?
Vous devez analyser plusieurs critères clés pour trouver la solution la plus adaptée aux besoins et ressources de votre entreprise. Voici les principales considérations :
- Budget : le coût varie selon les fonctionnalités et les flux de processus concernés, mais représente dans tous les cas un investissement certain. Il est donc important de définir un budget clair avant de commencer à évaluer les options disponibles. Dans tous les cas, il demeure préférable d’investir dans un outil long-terme plutôt que dans un outil certes bon marché, mais peu efficace.
- Processus de l’entreprise : il est essentiel d’identifier les process qui ont besoin d’être automatisés en priorité. Par exemple, il peut s’agir du reporting financier, de la facturation électronique ou, dans le cas de Trustpair, de l’intégralité de la chaîne de paiement afin de lutter contre la fraude au virement.
- Intégration avec les autres systèmes : votre entreprise dispose d’outils déjà en place, comme un CRM, un système de gestion des stocks ou une solution centrale pour la comptabilité et les rapprochements bancaires. Il est nécessaire de vérifier l’interconnexion des différents systèmes avant de choisir le logiciel pour automatiser les processus financiers. Privilégiez une solution flexible d’intégration utilisant l’API ou un connecteur natif. Par exemple, Trustpair dispose d’intégrations natives avec de nombreux éditeurs de logiciel comme SAP, permettant une gestion de la fraude directement intégrée à votre écosystème existant.
- Facilité d’utilisation : l’outil est destiné à être utilisé par tous les collaborateurs. Il faut donc s’assurer qu’il est facile à prendre en main, que l’interface-utilisateur est ergonomique et lisible, que les sessions de formation demeurent limitées, etc. Les expériences utilisateurs sont essentielles pour s’assurer que l’outil est correctement utilisé
- Support technique : en cas de difficultés rencontrés avec l’outil, l’entreprise doit pouvoir contacter rapidement et facilement le support client. Il est recommandé de choisir un service client en France (ou international pour les entités à l’étranger) afin de faciliter les échanges et éviter les décalages horaires.
La sélection des outils constitue une étape primordiale du plan d’automatisation des processus financiers.
Comment gérer l’automatisation des processus financiers ?
En règle générale, un plan d’automatisation suit trois étapes.
Premièrement, il faut déterminer les processus métier à automatiser. Le plus souvent, il s’agit de la gestion des tiers, de la facturation électronique et des paiements en ligne. L’entreprise doit également considérer plusieurs critères internes, comme sa taille, le volume des transactions financières, le niveau de complexité des processus et le budget à allouer. Dans le cas de grandes entreprises, il faut également prendre en compte la localisation des unités business. C’est le cas des filiales à l’étranger, qui peuvent opérer dans des devises différentes.
Dès cette première étape, il peut être intéressant de faire appel à des experts en automatisation financière. C’est le cas des agences de finance et marketing automation ou des cabinets de consulting.
L’entreprise est ensuite en capacité de sélectionner les outils et technologies d’automatisation. Elle choisit notamment entre les :
- Logiciels de comptabilité : ils aident l’entreprise au quotidien dans le traitement des transactions financières. Ces solutions permettent notamment de gérer les factures et paiements, suivre les dépenses et gérer les flux de trésorerie. Elles simplifient le travail quotidien des comptables.
- Systèmes d’information financière : ils aident l’entreprise dans tous les aspects de la gestion financière, notamment la planification, la budgétisation et le reporting. Ces progiciels s’intègrent généralement à d’autres systèmes de l’entreprise, comme ceux de la gestion des ressources humaines, des stocks et de la chaîne d’approvisionnement.
- Outils d’intégration de données : ces solutions se déploient généralement au sein d’outils existants afin de synchroniser les données provenant de plusieurs sources. Il peut s’agir de la saisie de données, de la vérification de la conformité ou encore de la gestion des flux de trésorerie. L’entreprise s’assure alors que les données sont précises et à jour. Plusieurs solutions permettent d’extraire et de recouper les données.
Pour terminer, il est impératif de prévoir des phases de test et de validation. Après la configuration et le déploiement de l’outil, des problèmes ou opportunités d’automatisation peuvent surgir. L’entreprise doit dès lors exécuter des tests sur les processus automatisés afin de s’assurer de leur bon fonctionnement. Il est conseillé d’établir différents scénarios-types qui permettent d’en évaluer l’efficacité.
L’analyse des résultats de ces tests doit amener l’entreprise à :
- Corriger les erreurs du plan si nécessaire
- Évaluer l’impact de l’automatisation sur les processus financiers
Pour parer aux éventuelles difficultés rencontrées lors du déploiement, il est nécessaire de prendre garde à certaines erreurs fréquentes.
Quelles sont les erreurs à éviter dans l’automatisation des processus financiers ?
Afin de bénéficier des pleins avantages de l’automatisation des processus financiers, il est nécessaire d’éviter les erreurs. Voici les plus courantes :
- Se disperser dans les processus à automatiser : de la budgétisation à l’analyse financière, de nombreux secteurs de l’entreprise peuvent être automatisés. Il est donc nécessaire de se concentrer sur les processus prioritaires, comme la gestion des tiers, la facturation et la trésorerie.
- Ne pas suffisamment prendre en compte les utilisateurs : les collaborateurs sont ceux qui utilisent au quotidien les outils et nouvelles technologies. Il faut donc prendre en compte leurs compétences et besoins de formation, et détecter les potentielles résistances au changement.
- Négliger la personnalisation de l’interface : la plupart des logiciels d’automatisation comprennent un ensemble d’outils. En fonction de ses besoins, de ses ressources, etc., l’entreprise n’a pas forcément l’utilité de tous. Il est dès lors essentiel de disposer d’une interface ergonomique et adaptée aux besoins de l’entreprise.
- Sous-estimer les coûts initiaux : si l’automatisation est certes la promesse d’économies sur le long-terme, elle requiert tout de même des investissements plus ou moins importants. C’est pourquoi l’entreprise doit allouer ses ressources aux processus prioritaires.
Pour conclure…
L’automatisation des processus financiers présente des avantages certains pour l’entreprise. En plus d’éliminer les risques afférents à l’erreur humaine, les solutions d’automatisation permettent de gagner en efficacité et productivité. Un plan se révèle crucial : les phases d’identification, de sélection des outils, de déploiement et d’analyse permettent de tirer le meilleur parti de l’automatisation.
Pour protéger votre entreprise de la fraude au virement, vous pouvez compter sur Trustpair. La solution se déploie tout au long de la chaîne P2P et détecte toute entrée suspecte dans la base tiers, comme des coordonnées bancaires frauduleuses. Les paiements sont bloqués avant exécution, évitant les pertes financières et autres dégâts consécutifs à une telle attaque. C’est un bon exemple d’automatisation de processus financier qui permet de gagner en efficacité et en rentabilité, en bloquant efficacement la fraude.
