Comment mettre en place la facture électronique ?

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A compter du 1er janvier 2025, la facture électronique sera une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Ce processus de dématérialisation est assez conséquent : il concerne vos équipes, vos processus et, évidemment, vos fournisseurs. Afin de ne pas être surpris quand la réglementation imposera la facturation électronique, il est donc préférable pour les entreprises de l’envisager dès maintenant.

Facture électronique : une obligation à l’horizon 2025

L’article 153 de la loi de finances 2020 rend obligatoire la facture électronique pour toutes les entreprises redevables de la TVA. L’obligation démarre au 1er janvier 2023 et est progressivement appliquée à toutes les entreprises (en fonction de leur taille) au 1er janvier 2025.

Les objectifs visés par cette obligation sont doubles : l’efficacité et la sécurité. Il s’agit ainsi d’abord de faciliter l’émission et la transmission et de factures, et de permettre des politiques publiques plus efficaces grâce à la remontée d’informations. Concernant la sécurité, le but est double : sécuriser les échanges commerciaux, d’une part, et lutter contre la fraude fiscale, d’autre part.

💡 A noter : la facture électronique est également intéressante pour la TVA. Celle-ci est pré-remplie : la déclaration est facilitée et les écarts de TVA sont limités.

Ainsi, il est dans l’intérêt des entreprises de considérer dès maintenant la mise en place de la facturation électronique.

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Quelles règles à suivre pour dématérialiser ses factures ?

La loi détermine les procédures à suivre pour l’émission et la conservation de la facture électronique.

Pour l’émission de facture, plusieurs méthodes sont possibles :

  • Utiliser la signature électronique ;
  • OU utiliser l’EDI (Echange de Données Informatisées), pour également envoyer la facture ;
  • OU utiliser toute autre solution technologique regroupant les documents nécessaires dans le cadre de la Piste d’Audit Fiable (nous y revenons plus bas).

Concernant la conservation des preuves :

  • Les factures électroniques doivent être conservés sur informatique pendant 3 ans, puis sur un autre support pendant 3 années encore ensuite ;
  • Pour les factures avec signature électronique, la conservation du document original est d’une durée de 6 ans ;
  • Pour les factures EDI, les informations doivent être conservées pour une durée de 6 ans.

Pour le format, plusieurs choix sont possibles (PDF, EDI, scan, etc.), mais il est préférable de laisser vos fournisseurs décider afin de les joindre à ce processus. Leur adhésion est donc essentielle.

Embarquer ses fournisseurs et collaborateurs pour un projet réussi

Obligation légale à terme, la facture électronique n’a de sens que si elle concerne la totalité de vos clients. Il est donc nécessaire de les emmener avec vous pour franchir pleinement l’étape de la dématérialisation de facture. Et pour cela, il faut parvenir à les convaincre !

1 – Déterminez les fournisseurs compatibles avec ce système de facture éléctronique

Dans un premier temps, tous ne pourront pas rejoindre ce projet, il faut donc identifier les « cibles » prioritaires, par exemple si le volume de facture est important.

2 – En interne, établissez des processus pour accompagner les fournisseurs

A cet effet, il faut recenser les équipes impliquées (métiers, informatique) et identifier les personnes assistant les tiers dans le projet.

3 – Communiquez efficacement avec vos clients

Produisez des visuels et documents synthétisant toutes les informations utiles pour la facture électronique. Vous pouvez par exemple indiquer les éléments attendus pour la dématérialisation et comment procéder. Le format PDF semble le plus compatible avec le processus de transition.

4 – Eventuellement, faites appel à un consultant externe

Celui-ci pourra vous accompagner dans le projet de facture électronique, sur les aspects réglementaires, organisationnels et logistiques.

En embarquant vos fournisseurs dans ce projet de facture électronique, vous vous mettez dès maintenant en conformité avec la future réglementation applicable à l’horizon 2025. De surcroît, ce processus de dématérialisation présente des avantages multiples pour l’entreprise.

La facture électronique pour sécuriser les opérations bancaires des entreprises

Les documents administratifs peuvent être visualisés et gérés plus efficacement, puisqu’ils sont centralisés sur un même support. De ce fait, la mise en place de la facture profite effectivement à l’entreprise :

  • Accès instantané aux historiques de paiement.
  • Meilleure visibilité des opérations bancaires.
  • Facilitation de la mise en place de la Piste d’Audit Fiable.

Dans le cadre de la « PAF », la facture électronique est d’autant plus intéressante. Afin de lutter contre la fraude fiscale, la Piste d’Audit Fiable impose effectivement d’apporter des documents prouvant que la facture est réelle, comme un scan de facture papier ou une facture PDF. La PAF doit permettre de s’assurer que la facture est authentique, intègre (pas de modification de contenu) et lisible.

La facture électronique participe donc à la Piste d’Audit Fiable, et également à diminuer le risque de fraude. A cet effet, il peut être utile de se doter d’une solution complémentaire, à l’instar de Trustpair. Cette solution anti fraude en SaaS vérifie l’intégralité du référentiel tiers et détecte les erreurs et anomalies. Elle permet donc, tout comme la PAF, de sécuriser les futurs paiements et de se prémunir contre les fraudes.

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POINTS A RETENIR

  • A compter du 1er janvier 2025, la facture électronique sera une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Les objectifs visés par cette obligation sont doubles : l’efficacité et la sécurité.
  • Pour être conforme à la loi, des règles sont à suivre afin de correctement dématérialiser ses factures : utiliser la signature électronique, OU utiliser l’EDI pour également envoyer la facture, OU utiliser toute autre solution technologique regroupant les documents nécessaires dans le cadre de la Piste d’Audit Fiable. Selon la solution choisi, des preuves sont à conserver pendant 3 à 6 ans.
  • Afin de mener à bien un projet de dématérialisation, la clé est de réussir à embarquer l’ensemble des parties prenantes : collaborateurs, direction, fournisseurs … La communication et le partage sont essentiels.
  • En plus de faciliter la vie des services financier, la facture électronique permet aussi de sécuriser les opérations bancaires des entreprises, de faciliter la mise en place de la Piste d’Audit Fiable et de protéger l’entreprise des risques de fraude.
  • Pour allez plus loin dans cet objectif de sécurité et de lutte contre la fraude, Trustpair peut vous accompagner !

 

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