Chez Trustpair, nous avons à coeur de vous partager les solutions innovantes faisant parties de notre écosystème. Aujourd’hui, découvrez Hyperlex, la solution de gestion pour structurer, simplifier et accélérer vos processus contractuels.
Le contract management consiste à assurer une bonne gestion du cycle de vie des contrats, dans le but de pouvoir identifier les risques et les opportunités qui leur sont liés.
Une mauvaise gestion contractuelle peut être nuisible pour les entreprises : 80 % du chiffre d’affaires des entreprises B2B est régi par des contrats selon l’IACCM, l’association mondiale de gestion des contrats. Cet acteur note également que 92% du temps consacré à la gestion des contrats est lié… aux processus.
Pour les professionnels de la finance, les solutions de contract management clés en main peuvent ainsi se révéler très précieuses. Elles permettent de donner un coup de pouce non-négligeable pour optimiser les processus de gestion des contrats afin de réduire les coûts, maîtriser les risques financiers et augmenter la productivité des équipes.
Dans cet article, nous vous disons tout sur le contract management et pourquoi une solution clé en main peut changer votre quotidien.
Pourquoi faire appel à une solution de contract management ?
Création, négociation, validation, signature, stockage, suivi, renouvellement, analyse, voilà les différentes étapes de la vie d’un contrat. De plus en plus, ces étapes sont gérées par des logiciels.
Les entreprises investissent généralement dans des solutions de gestion des contrats lorsque le volume des contrats atteint un niveau tel qu’il n’est pas pratique de les gérer dans Word, Excel ou d’autres outils gratuits. Si vous signez plus de 20 contrats par mois, vous pouvez tirer des bénéfices importants d’une gestion contractuelle automatisée.
Hyperlex est une solution de contract management (aussi appelée CLM pour contract lifecycle management) en mode SaaS qui permet d’analyser le contenu de tout type de contrat grâce à l’intelligence artificielle et d’en extraire les informations clé comme les clauses, les dates, les montants. La solution permet de stocker les contrats de manière sécurisée et de rechercher toutes les informations liées à vos contrats, mais également de les modifier, les valider et les signer.
Mais au fait, qu’est-ce qu’une solution SaaS ? C’est un logiciel totalement sécurisé accessible à distance, simplement avec un accès à Internet. Il permet à toutes les équipes, qu’elles soient juridiques ou financières, de travailler conjointement sur les contrats.
Une solution de contract management pour réduire les coûts liés aux processus internes
Une solution de contract management comme Hyperlex peut vous permettre de réduire les coûts liés aux processus internes, et notamment les tâches répétitives et manuelles, ou les allers-retours inutiles. Comme expliqué plus haut, 92% du temps consacré à la gestion des contrats est lié aux processus !
“Les directions financières et juridiques ont l’habitude de travailler conjointement. La gestion de contrat digitalisée simplifie beaucoup la collaboration, en diminuant les allers-retours.” – Vincent Lemaine, Responsable de la direction financière France, Trace One et client Hyperlex
Peut importe le format de vos documents (Word, PDF) l’intelligence artificielle permet d’automatiser les tâches répétitives et chronophages comme la collecte, le classement et la synthèse d’informations.
Une solution de contract management pour réduire les coûts liés aux pénalités de retard, aux obligations non respectées et aux reconductions tacites
Avec un logiciel de contract management comme Hyperlex, vous pouvez paramétrer des alarmes sur les contrats. Finies les pénalités de retard, les reconductions tacites ou les obligations non respectées !
Vous êtes toujours notifiés à l’avance de ce que vous devez faire vis-à-vis de l’autre partie ou de la date d’échéance de vos contrats. Cela vous permet de prendre les dispositions nécessaires avant que vos contrats ne vous coûtent chers, ou qu’ils ne soient pas reconduits automatiquement.
Une solution de contract management pour maîtriser les risques financiers
Un CLM comme Hyperlex permet de répondre aux problèmes de conformité réglementaire et opérationnelle. Avec une telle solution, les équipes juridiques créent des modèles de contrats pour qu’ils soient directement utilisables par les différentes équipes. Avec cette fonctionnalité, les équipes accèdent à des contrats toujours conformes. Quand on sait que le temps moyen de rédaction d’un contrat est de 3,4 semaines, selon Forrester, on comprend l’autre bénéfice de cette fonctionnalité : le gain de temps !
Une solution de contract management pour auditer vos contrats de manière rapide et fiabilisée
Une solution de contract management comme Hyperlex vous permet d’accéder à une vision 360° de vos engagements contractuels. Vous pouvez suivre les indicateurs de performance qui vous intéressent, et par exemple :
- le nombre de contrats rédigés,
- le nombre de contrats signés,
- les transactions négociées,
- le nombre de contentieux gérés par la direction juridique,
- la différence entre le montant exigé en cas de contentieux et celui auquel l’entreprise est réellement condamnée.
Vous pouvez paramétrer vos propres tableaux de bord afin de suivre les KPI qui vous intéressent.
Pour conclure, une solution de contract management comme Hyperlex vous permet d’augmenter la productivité des équipes en fluidifiant la collaboration entre elles et en leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier. Avec les tableaux de bord personnalisables, vous pouvez suivre les KPI adaptés pour mesurer la performance des équipes autour des contrats.
