Le contrôle interne est l’ensemble des dispositifs de sécurité en place pour atteindre des objectifs spécifiques, assurer la conformité aux lois et règlements et limiter le risque de fraude. C’est une brique essentielle à l’organisation de chaque entreprise. Ces dispositifs peuvent en effet être un vrai rempart contre les fraudes, en plus de garantir une certaine déontologie interne. Alors, de quoi parle-t-on exactement lorsque l’on parle de contrôle interne ? Quelles sont les mesures spécifiques à mettre en place dans votre entreprise ? Et comment un système de contrôle interne peut-il prévenir et réduire la fraude en entreprise ? Nos réponses ici.
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Qu’est-ce que le contrôle interne ? Définition
En règle générale – et en particulier si vous faites partie d’une grande entreprise – c’est le département d’audit interne qui réalise le contrôle interne (en se basant sur des normes telles que la NEP 240). Il permet d’identifier les risques potentiels liés au non-respect des procédures internes.
Prenons un exemple. Les entreprises ont souvent une gestion spécifique des notes de frais. Si le processus interne n’est pas respecté, cela risque de remonter dans les comptes de votre entreprise et d’avoir un impact sur sa solvabilité et légitimité, notamment en cas d’audit externe.
Aujourd’hui, de nombreux risques émanent des systèmes d’information et de la digitalisation des modes de travail et de fonctionnement. L’audit interne s’est adapté pour contrôler ces risques et faiblesses potentielles, les remonter et les éradiquer. On peut effectuer une « due diligence » aussi dans le cadre d’un apport d’investisseurs externes.
Plus largement, on peut définir le contrôle interne comme un système de sécurité constitué de moyens et de ressources adaptés à l’entreprise, dont les différents objectifs sont de :
- Utiliser les ressources de l’entreprise de manière optimale.
- Maîtriser ses activités pour tendre à la réalisation de ses objectifs.
- Rendre l’ensemble de ses opérations plus efficaces dans une démarche d’amélioration continue.
- Identifier les risques potentiels (financiers, opérationnels, de conformité ou encore de sécurité) et mettre en place des plans d’action en cas de réalisation de ces risques.
Quels sont les différents types de contrôle interne ?
Il existe 3 types de contrôle interne :
- Le contrôle préventif. Il vise à agir en amont des erreurs et anomalies en mettant en place des règles et procédures pour éviter qu’elles surgissent. Il s’agit par exemple des mesures en place pour prévenir la fraude au virement : ségrégation des tâches, pratiques de sécurité informatique, etc.
- Le contrôle de détection. Ce type de contrôle veut identifier les erreurs au moment où elles surgissent ou juste après pour y répondre efficacement et garantir une continuité de l’activité. Dans le cas de la fraude, il peut s’agir par exemple de la vérification régulière des comptes bancaires de l’entreprise.
- Le contrôle compensatoire. Les contrôles compensatoires ont pour objectif de pallier les manquements du contrôle interne. Ils se rajoutent aux mesures de contrôle interne pour prendre le pas en cas d’échec d’un dispositif de contrôle interne.
Qui est concerné ?
C’est logique : plus votre entreprise est grande, plus les processus de contrôle internes seront conséquents ! Plus d’équipes opérationnelles et de procédures internes, donc plus de contrôles nécessaires et de temps passé à l’évaluation des risques.
Néanmoins, les petites entreprises ne doivent pas négliger le contrôle interne digitalisé. Il leur permettra de maîtriser rapidement leurs activités et de maîtriser les risques associés. Mieux vaut entrer dans une démarche de contrôle interne dès la création de votre entreprise que quand elle entre en phase de croissance exponentielle.
Par ailleurs, le contrôle interne concerne l’ensemble du personnel de l’entreprise, et pas uniquement les dirigeants et le management. Sans faire partie de l’équipe dirigeante, vous pouvez être vigilant quant au respect des processus d’entreprises et remonter les risques d’incidents liés à votre activité ou à votre équipe. En revanche, c’est à la direction de l’entreprise de définir et de surveiller les processus de contrôle interne en fonction de l’activité de l’entreprise. Cela rentre notamment dans le cadre du risk-management.
En France, le contrôle interne n’est pas une obligation légale. Cependant, l’évaluation du contrôle interne est obligatoire depuis la loi de sécurité financière (LSF) de 2003. Dans les sociétés anonymes et leurs filiales d’une part, et dans les entreprises faisant appel public à l’épargne d’autre part.
Quelles sont les 5 étapes phares de ce dispositif ?
Chaque entreprise organise son contrôle interne comme elle le souhaite, en fonction de ses spécificités (activité, structure hiérarchique, outils de contrôle, etc). Néanmoins, voici quelques grandes étapes et principes à respecter pour garantir un contrôle interne efficace :
1/ L’organisation du contrôle interne
Pour que les dispositifs de contrôle interne soient efficaces, il faut qu’ils soient adaptés à la nature, la taille et l’activité de l’entreprise. Une entreprise cotée en Bourse et implantée dans plusieurs pays n’aura pas les mêmes procédures de contrôle interne qu’une PME de 50 personnes.
Par ailleurs, il est important d’analyser les ressources et les compétences disponibles dans l’entreprise et d’utiliser ce cadre de référence pour définir clairement les responsabilités de chacun dans les différents process de l’entreprise. Cela permettra de mieux maîtriser les risques associés à chaque processus.
L’analyse des ressources et l’utilisation d’un framework spécifique à chaque entreprise permettront également d’identifier les outils les plus adaptés et de mettre en place des pratiques et procédures adéquates. Dans le cas des notes de frais par exemple, vous pouvez opter pour des logiciels dédiés qui vous aideront à maîtriser les risques associés en digitalisant les processus.
2/ La communication des informations
Les règles de contrôles internes ne peuvent être efficaces que si elles sont connues dans l’entreprise. Il ne suffit pas que la direction générale ou les différentes équipes de direction en soit informée. En effet, le contrôle interne ne sera un outil efficace de gestion des risques que si chaque collaborateur en comprend réellement l’utilité.
La communication sur les mécanismes de contrôle interne et leur utilité est donc nécessaire – voire essentielle – pour que l’ensemble du personnel y adhère. C’est aussi la première étape pour une mise en œuvre opérationnelle. Cela permettra à chaque collaborateur de comprendre les actions à mener dans son périmètre.
Cette communication peut prendre plusieurs formes : formations régulières, envoi de newsletters internes, etc.
3/ L’identification des risques
En fonction des équipes, départements et organisations au sein de votre entreprise, différentes familles de risques peuvent être identifiées :
- Les risques financiers – Il s’agit des risques liés à des pertes d’argent pour votre entreprise. Contrairement à ce que l’on peut imaginer, cela ne concerne pas uniquement votre équipe comptable et financière. D’autres départements internes peuvent être concernés.
- Les risques opérationnels – Ces risques peuvent empêcher votre entreprise d’atteindre ses objectifs. Si vous êtes une entreprise internationale par exemple et que certaines de vos activités sont implantées à l’étranger, il vous sera plus difficile de maîtriser l’ensemble de votre chaîne de production. La cartographie des risques opérationnels en sera d’autant plus complexe.
- Les risques de conformité aux normes et/ou aux lois – Ces risques concernent les exigences réglementaires à respecter. Ils peuvent avoir un impact particulièrement délétère en cas de non-conformité suite à un audit externe avec des amendes montant à plusieurs millions d’euros. Découvrez nos conseils pour être conforme en matière de gestion et de contrôle des tiers dans cet article.
- Les risques en matière de sécurité – Cela peut concerner notamment votre système d’information, ou même la sécurité physique de vos employés si vous êtes une entreprise industrielle à forte main-d’œuvre. Aujourd’hui dans les grandes entreprises, les risques liés à la cyber-sécurité et les bonnes pratiques de sécurité informatique sont par exemple un enjeu critique pour les dirigeants.
- Les risques pour l’environnement – Non-respect des normes environnementales en vigueur ou simplement utilisation de ressources polluantes pour votre production, il existe de nombreux risques qui peuvent mettre en péril le bon fonctionnement de votre entreprise.
- Les risques pour la santé – Ces risques peuvent être liés à la bonne santé de vos employés ou de vos consommateurs. Ils sont particulièrement délétères en cas de production agroalimentaire par exemple et doivent être pilotés dès le lancement de votre activité.
4/ L’activité de contrôle
Une fois votre contrôle interne organisé et les risques identifiés, il faut le mettre en place dans les différents services concernés.
Il s’agit donc de définir les missions et le périmètre des collaborateurs concernés. Par exemple, le responsable des achats d’une entreprise de l’industrie lourde peut être celui en charge de monitorer les risques pour l’environnement.
Les informations sur la gestion des risques internes sont alors diffusées dans l’entreprise, les procédures de contrôle précises établies et un dispositif de surveillance mis en place. Il est en effet essentiel de réaliser une évaluation régulière du contrôle interne.
5/ La vérification du respect des procédures
La conformité de chaque procédure doit être régulièrement vérifiée, pour s’assurer qu’elle remplisse bien les objectifs qui lui ont été associés et qu’elle reste cohérente avec les process de l’entreprise. À l’heure du digital, les processus changent rapidement et les règles de contrôle interne peuvent donc rapidement être obsolètes.
Quels sont les outils du contrôle interne ?
Le contrôle interne concerne tous les départements d’une entreprise puisqu’il s’agit de la mise en place de dispositifs visant à prévenir et détecter la survenance des risques pouvant mettre en péril l’entreprise. Il respecte plusieurs étapes vu ci-dessus qui permettent d’identifier ces risques et d’établir un plan à mettre en place pour chaque risque.
La mise en place des dispositifs de contrôle interne requiert donc des outils d’analyse – notamment en ce qui concerne le contrôle des activités financières de l’entreprise – et de visualisation des données ainsi que des outils de communication pour communiquer efficacement les mesures prises auprès des employés. Il faut aussi comprendre les process en place, en organisant des réunions et en consultant les documentations relatives aux différents dispositifs internes.
Par la suite, tout outil – et notamment les logiciels et SaaS – qui permettra de répondre à l’objectif du contrôle interne de minimiser les risques et d’empêcher leur survenance peut être envisagé : logiciel de lutte contre la fraude, plateforme de gestion de notes de frais, etc.
Comment le contrôle interne peut-il être automatisé ?
Jusqu’ici opéré par une main humaine (généralement par les auditeurs internes) et donc exposé à de nombreuses sources d’erreurs, le contrôle interne pourrait bien faire sa révolution grâce à la transformation numérique. Des processus de contrôle et d’audit internes plus simples, plus souples mais aussi plus efficaces ? C’est ce que laisse entrevoir la digitalisation croissante de ces derniers.
Ces processus modernisés présentent un avantage majeur. Ils traient un volume beaucoup plus important de données comptables grâce à l’automatisation et de maîtriser plus efficacement les risques inhérents aux opérations comptables, grâce à :
- un reporting précis
- une réactivité accrue,
- une connaissance exhaustive des normes réglementaires,
- un élargissement du périmètre de contrôle.
Pour automatiser le contrôle interne, les entreprises doivent implémenter des outils de contrôle et de conformité comme Trustpair.
Grâce à ces outils de pointe basés sur l’IA, elles peuvent surveiller en continu leurs transactions financières et processus opérationnels. Les outils détectent instantanément les écarts et les anomalies. Ces systèmes avancés permettent non seulement de sécuriser les flux financiers mais aussi d’optimiser les audits internes, en fournissant des données précises et en temps réel. Ainsi, les dirigeants financiers peuvent garantir la conformité, minimiser les fraudes et piloter la performance. Ils libèrent aussi des ressources précieuses pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Quels sont les objectifs de l’auditeur interne ?
Dans une entreprise, le contrôleur interne peut être une personne ou bien une équipe, voire un département. Tout dépend de la taille de votre entreprise et de sa structure hiérarchique. Les objectifs que poursuit l’auditeur interne sont les suivants :
- Protéger et sauvegarder le patrimoine de l’entreprise
- Assurer la conformité de l’entreprise aux lois et aux réglementations en vigueur
- Assurer l’application des instructions qui émanent de la direction en vue d’améliorer les performances de l’entreprise.
- Assurer la fiabilité des informations financières et repérer les risques éventuels.
C’est un rôle très important et polyvalent qui a un impact réel sur l’efficacité de l’entreprise.
Les risques de l’absence de contrôle interne : une ouverture pour les fraudeurs
Nous l’avons vu, les processus de contrôle interne ne sont pas une obligation pour les entreprises, sauf exceptions. Cependant, ne pas mettre ce contrôle en place serait une véritable ouverture pour les fraudeurs (apprenez en plus sur les différents profils de fraudeurs dans cet article). En l’absence de procédures calibrées, il est en effet facile de profiter d’une faille, d’une erreur humaine, d’un oubli, ou encore d’un risque non maîtrisé.
Sans contrôle interne et process bien établis, les tentatives de fraudes – et notamment les fraudes informatiques – peuvent ne pas être détectées à temps et mener à des pertes conséquentes pour les entreprises.
C’est particulièrement le cas aujourd’hui. Les entreprises mondialisées ont une chaîne de production répartie dans différents pays et utilisent des dispositifs d’information à 100% digitaux. La sécurisation des données et des activités est plus complexe et les enjeux du contrôle interne décuplés.
Si le contrôle interne est nécessaire, il n’est pas suffisant pour garantir un contrôle des risques total. Il n’est qu’une composante de la sécurité et du bon fonctionnement d’une entreprise. Il ne peut être le seul moyen de lutter contre tous les risques. C’est d’autant plus le cas que les fraudeurs redoublent aujourd’hui d’imagination pour inventer de nouvelles arnaques.
L’utilisation de solutions automatisées comme Trustpair pour réduire – voire éradiquer – les risques de fraudes financières est un complément nécessaire au contrôle interne. Notre plateforme sécurise l’ensemble de votre chaîne de paiement. Nous éliminons les risques de fraude au virement grâce à un contrôle systématique des données bancaires de vos tiers. Contactez l’un de nos experts pour en savoir plus !
