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Délégation de signature en entreprise : risques et responsabilité

Dans un contexte de rationalisation des process des entreprises, la délégation de signature et de pouvoir s’impose comme un outil juridique de fluidification de la gouvernance des entreprises. En effet, la centralisation des pouvoirs auprès des mandataires sociaux relève d’une approche traditionnelle. Aussi, de plus en plus de sociétés utilisent des délégations de pouvoir. Elles peuvent alors désengorger l’encéphale et de répartir les responsabilités au sein de plusieurs services autonomes.

Néanmoins, l’augmentation des acteurs disposant de pouvoirs spécifiques peut accroître les risques de fraude et d’escroquerie bancaire. Notamment lorsqu’il s’agit d’une délégation de pouvoirs bancaires.

Les différentes formes de délégation en entreprise

Le pouvoir de représentation d’une société

Le mandataire social d’une entreprise dispose de tous les pouvoirs pour engager la société dans la limite de l’objet social. Dans certains cas, cela passe par des clauses statutaires spécifiques. Ainsi, seul un mandataire désigné par les statuts peut normalement :

  • signer des contrats ;
  • faire fonctionner les comptes bancaires ;
  • réaliser des paiements ;
  • recruter des salariés…

Néanmoins, le dirigeant d’entreprise peut déléguer un certain nombre de tâches à ses salariés au moyen d’une délégation.

Il est possible de distinguer 3 types de délégations au sein d’une société, celle de pouvoir, de signature et de pouvoirs bancaires.

La délégation de pouvoir

Dans une entreprise, une délégation de pouvoir est un acte par lequel une personne (un dirigeant) se dessaisit d’une fraction de ses pouvoirs au profit d’un délégataire. Le plus souvent il est salarié de l’entreprise et peut accomplir des actes au nom de la société. Il doit pour autant rester dans la limite des attributions stipulées dans le contrat de délégation.

Le corollaire de la délégation de pouvoir est le transfert de responsabilité au délégataire. Ainsi, ce dernier peut être pénalement responsable des actes qu’il aurait commis dans l’exercice de ses fonctions, nonobstant sa qualité de salarié.

Un contrat de délégation de pouvoir précise et délimite l’étendue des pouvoirs et responsabilités confiés au délégataire.

La délégation de signature

La délégation de signature s’assimile à une délégation de pouvoir, mais n’entraîne pas de transfert de responsabilité au délégataire. En effet, aucun pouvoir n’est transféré au profit du délégataire. Il a seulement la faculté de signer des documents et actes précisés dans le contrat de délégation.

Les actes et documents signés par le délégataire sont réputés faits sous le contrôle et la vigilance du délégant (le dirigeant en principe). Il est alors responsable de ses actes et doit en assumer les conséquences.

La délégation de pouvoirs bancaires

La délégation de pouvoirs bancaires vise à faire reconnaître auprès de la banque un ou plusieurs salariés de l’entreprise comme habilités à effectuer certaines opérations bancaires. Ainsi, chaque acteur de l’entreprise en fonction de ses attributions peut bénéficier d’une délégation de pouvoirs bancaires pour :

  • émettre des virements ;
  • émettre des chèques ;
  • gérer et modifier les coordonnées bancaires des comptes bénéficiaires ;
  • effectuer des retraits/dépôts ;
  • consulter le solde bancaire…

Il est possible de créer des hiérarchies avec des niveaux de droits spécifiques. Ces derniers dépendent des échelons et des attributions salariales.

La délégation de pouvoir bancaire peut, selon les cas, revêtir les caractéristiques d’une délégation de pouvoir, entraînant un transfert de responsabilité sur le délégataire, ou d’une délégation de signature où le dirigeant reste responsable des actes effectués.

L’importance d’une gestion optimale des pouvoirs bancaires

Au-delà des considérations juridiques, les délégations de pouvoir bancaire dans les organisations posent un enjeu en matière sécurité.

En effet, la multiplication des acteurs délégataires au sein d’une structure d’envergure (directeurs comptables, trésoriers, responsables achat…) peut créer une confusion en matière d’administration et générer des porosités en termes de sécurité bancaire et financière. Cette situation est d’autant plus complexe que les délégations de pouvoirs bancaires peuvent revêtir des formes différentes (signature ou de pouvoir) avec des niveaux d’attribution variables. À cette complexité peut s’ajouter un nombre important de comptes bancaires.

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À des fins d’organisation des pouvoirs, il apparaît primordial de définir :

  • les risques et responsabilités de l’ensemble des délégations attribuées en distinguant notamment la nature des délégations (pouvoir ou signature) et leur niveau d’attribution ;
  • les évolutions possibles et les événements (départs d’un salarié, recrutement, réorganisation des services, fusion…) pouvant générer des évolutions en matière de délégation de pouvoirs bancaires.

Ensuite, il convient de classifier les types de délégation selon les deux grandes catégories (signature et pouvoir) puis de les trier en fonction de leur granularité (niveau d’attribution).

Piste d’amélioration pour une bonne gestion des pouvoirs

Pour améliorer la lisibilité de la gestion des délégations, les entreprises peuvent opter pour une gestion centralisée (au niveau global sur l’ensemble de la société) ou décentralisée (ex : pour chaque compte bancaire, services, établissement…). L’idée étant d’améliorer la visibilité globale de la répartition des pouvoirs et des responsabilités dans l’organisation. Bien entendu, une société d’ampleur gagnera à effectuer une gestion décentralisée des pouvoirs bancaires puisqu’elle pourra ventiler un volume de données initialement important.

Cette gestion pragmatique des délégations de pouvoirs bancaires permet de dégager une vue d’ensemble des attributions des acteurs de l’entreprise. Dès lors, il devient très aisé d’identifier les potentielles failles de sécurité. Cela permet la mise en place de procédures ciblées de sensibilisation à la fraude bancaire telle que la fraude au virement.

Remarque : il existe des outils permettant de fluidifier la gestion des attributions en matière de pouvoir bancaire.

La sensibilisation des délégataires de pouvoirs bancaires contre les fraudes bancaires

L’identification des risques de fraude

La nature de la délégation va soumettre l’organisation à des risques d’escroquerie, principalement des fraudes au virement bancaire.

Le délégataire de la signature est une cible parfaite des escrocs notamment pour la mise en place d’une fraude au président. En effet, un délégataire de signature a le plus souvent un niveau d’attribution minimal, mais positionné sur un service comptable, il peut être en mesure d’effectuer un paiement sur ordre d’un supérieur hiérarchique (un délégataire de pouvoir ou un dirigeant de la société). Sa position d’exécutant au sein d’une grande structure couplée à l’ingéniosité et à l’expertise des escrocs fait de lui une cible privilégiée.

Au-delà des risques d’abus de confiance et de vol, les délégataires de pouvoirs sont eux aussi des cibles potentielles des escrocs via notamment l’arnaque au RIB ou la fraude au faux fournisseur.

Ces derniers profitent de l’asymétrie d’information entre l’entreprise et le fournisseur pour faire procéder à une modification des coordonnées bancaires à leur profit auprès des salariés habilités.

Les actions de sensibilisation des délégataires

La bonne gestion des pouvoirs bancaires en matière de délégation permet d’identifier les failles au sein de l’entreprise.

Dès lors, il devient possible de mettre en place des workshops de sécurité bancaire auprès des acteurs concernés. Le but est de limiter les risques de fraude. Ces formations permettent notamment la mise en place de bonnes pratiques de lutte contre la fraude :111

  • procédure de contre appel en cas de changement de coordonnées bancaires ;
  • identifications des RIB et IBAN fournisseurs ;
  • pratiques en vogue des escrocs ;
  • double validation des paiements fournisseurs
  • mise en place d’outils de lutte contre la fraude bancaire

En couplant sensibilisation et responsabilisation, les délégations de pouvoir et de signature deviennent une véritable source d’efficience pour les process de l’organisation tout en limitant son corollaire néfaste : les risques de fraude.


POINTS À RETENIR

  • Le mandataire social d’une entreprise dispose de tous les pouvoirs pour engager la société dans la limite de l’objet social. Le dirigeant d’entreprise peut déléguer un certain nombre de tâches à ses salariés. Il doit alors réaliser une délégation de pouvoir, de signature et de pouvoirs bancaires.
  • Les délégations de pouvoir bancaire dans les organisations posent un enjeu en matière sécurité. En effet, la multiplication des acteurs délégataires au sein d’une structure d’envergure peut créer une confusion en matière d’administration. Elle peut aussi générer des porosités en termes de sécurité bancaire et financière.
  • Le délégataire de la signature est une cible privilégiée des escrocs notamment pour la mise en place d’une fraude au président.
  • La solution Trustpair permet aux Directions et équipes financières de visualiser facilement les actions menées. L’automatisation des contrôles assure les collaborateurs de toujours effectuer un virement sur le bon compte bancaire fournisseur. Cet outil permet de lutter efficacement contre la fraude au virement.

 

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