Chez Trustpair, nous avons à coeur de vous partager les solutions innovantes faisant parties de notre écosystème. Aujourd’hui, découvrez Libeo, le logiciel gestion et règlement des factures fournisseurs.
La fraude en entreprise est un phénomène tristement répandu, qui peut toucher toutes les structures et revêtir plusieurs formes : fraude au paiement, au fournisseur, au président, à la TVA, etc. Dans un contexte économique difficile, assurer le workflow de validation et le paiement des factures fournisseurs est capital pour les entreprises. Un enjeu que la Fintech Libeo a bien compris. Comment passer à la dématérialisation des factures avec Libeo ?
Facture électronique : pourquoi elle va devenir indispensable ?
Deux semaines et 14€
C’est le délai et le coût moyen du traitement d’une facture au format papier, depuis sa réception par l’entreprise jusqu’au paiement final à l’expéditeur. Un processus long, complexe et chronophage, qui mobilise des ressources et augmente le risque de fraude.
Concrètement, quelles sont ces fraudes ?
Elles peuvent prendre plusieurs formes : non-correspondance entre une entreprise et son compte bancaire, anomalies de montants, erreurs de formats, doublons de factures, faux fournisseurs, etc. Le plus connu reste l’usurpation d’identité, qui représente 48% des tentatives de fraude en 2019, d’après l’étude Euler Hermès publiée le 12 mai 2020.
C’est notamment pour lutter contre la fraude à la TVA, qui génère chaque année un manque à gagner d’une quinzaine de milliards d’euros pour l’État, que le gouvernement encourage les entreprises à adopter la facture dématérialisée. Au point de la rendre obligatoire en 2023.
Quels sont les atouts de la facture électronique contre la fraude ?
Face à la montée en puissance des tentatives de fraude, la digitalisation des processus de paiement n’est plus une option. La technologie, associée permet aujourd’hui à chaque entreprise de réduire au maximum le risque de fraude pour gagner en assurance et en sérénité. Elle permet une systématisation des contrôles fournisseurs et ce, de façon beaucoup plus approfondie.
Précisons qu’émettre des factures électroniques ne se cantonne pas à générer des PDF et les envoyer en pièce jointe par mail. Une facture électronique est émise, signée, envoyée, traitée et payée de façon entièrement dématérialisée. Cette méthode de facturation implique d’utiliser un système permettant de garantir les 3 grands principes de la valeur fiscale des factures :
- l’authenticité ;
- la lisibilité
- et l’intégrité du contenu.
C’est possible grâce à la mise en place de processus comme :
- la signature électronique,
- la Piste d’Audit Fiable
- l’EDI fiscal
Ces trois processus permettent de tracer et contrôler les flux de factures.
La signature électronique pour garantir l’authenticité des documents
La signature électronique est un procédé technique et juridique, défini aux articles 1366 et 1367 du Code civil. C’est ce procédé qui permet aux différents intervenants de valider les documents numériques. Il ne s’agit pas de scanner une simple signature manuscrite : la signature électronique répond à des normes et de conditions bien précises, fixées et contrôlées par les autorités européennes et françaises.
La Piste d’Audit Fiable (PAF) pour retracer le parcours de la facture
Obligatoire pour toutes les entreprises depuis 2010, la Piste d’Audit Fiable (PAF) retrace les cycles de vie de la facture, depuis son émission jusqu’au paiement final. Pour résumer, la piste d’audit fiable répond à trois impératifs :
- lister toutes les différentes étapes du processus,
- recenser tous les contrôles qui sont effectués au cours du cycle de vie de la facture
- identifier toutes les parties prenantes qui interviennent.
En d’autres termes, la PAF permet de savoir qui intervient sur quelle facture, à quel moment.
L’EDI fiscal pour un envoi 100% sécurisé
Déjà en place pour l’envoi des déclarations (d’impôts, de TVA) au fisc, l’Échange de Données Informatisé (EDI) gagne peu à peu du terrain dans la facturation. Concrètement, l’EDI consiste à transférer les documents directement d’un ordinateur à à l’autre : pas de mail, ni de partage, ou de fax. Avec l’EDI, les factures sont envoyées directement sur l’ERP ou le système de gestion comptable du destinataire.
Libeo, la solution de dématérialisation des factures 100% SaaS, 100% Cloud
Créée en 2019, Libeo est une Fintech, une startup spécialisée dans les solutions de dématérialisation des factures, depuis la collecte jusqu’au paiement final. À l’origine, Libeo a été conçu pour répondre aux besoins des dirigeants de TPE/PME de s’affranchir des tâches à faible valeur ajoutée, comme la gestion des factures. Entre la collecte, la saisie des données, des IBAN, le traitement manuel, la validation et le paiement final, il peut s’écouler jusqu’à 2 semaines.
Concrètement, comment ça marche ? Libeo a mis au point une plateforme de dématérialisation, validation et de règlement des factures fournisseurs. Les factures sont centralisées dans une interface de gestion personnalisée, compatible avec la plupart des intégrations et logiciels comptables. Elle connecte les entreprises directement, sans IBAN et sans qu’elles aient à se connecter à leur banque. De ce fait, l’intégralité du processus de paiement est dématérialisé. Résultat ? Le temps de traitement des factures est divisé par 6.
En quoi la solution Libeo aide-t-elle à lutter contre la fraude ?
Un contrôle optimisé des IBAN
Libeo est membre du réseau SEPA Diamond, une solution interbancaire qui permet aux entreprises et aux professionnels de fiabiliser les coordonnées bancaires de leurs clients, fournisseurs, salariés… et également de se préserver, notamment, du risque de fraude liée à l’usurpation d’identité bancaire.
La gestion des rôles et des accès
Si vous travaillez en équipe, vous pouvez répartir les tâches et les étapes de validation, et mettre en place une délégation en cas d’absence d’un des intervenants. Cette fonctionnalité vous permet de séparer les tâches de saisie et de paiement, et de mettre en place un workflow de validation. Ce faisant, vous aurez une visibilité complète sur :
- qui prépare les règlements,
- qui les déclenche,
- qui les vérifie.
En réduisant le nombre d’étapes du cycle d’achat, les solutions Libeo limitent les interactions humaines, et avec elles le risque de fraude. La solution de gestion et de paiement des factures fournisseurs cible plus précisément les TPE-PME.
