Tâche répétitive et chronophage peu valorisante, le traitement des factures en entreprise est pourtant indispensable. Le process étant totalement rationalisé, la technologie peut jouer un rôle majeur dans le traitement à grande échelle de l’ensemble de ces données. Dès lors, la dématérialisation des factures permet de réaliser l’économie du traitement tout en limitant les risques d’erreurs humaines, les risques d’arnaque au virement et les impacts environnementaux. Lisez cet article pour en savoir plus sur ce mode de facturation !
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Que veut dire « dématérialisation des factures »?
La dématérialisation des factures fournisseurs peut prendre différentes formes selon la nature de l’opération effectuée. Au sens strict, la dématérialisation de facture consiste à substituer le format papier d’une facture au profit d’un format numérique (PDF ou JPEG par exemple). Toutefois, la dématérialisation des factures fournisseurs peut prendre une dimension différente selon les process de gestion des factures fournisseurs de l’entreprise et le mode de transmission. Elle permet de diminuer l’impact écologique et les coûts de l’entreprise.
La lecture automatique des factures fournisseurs
De nombreux logiciels de gestion permettent de lire automatiquement les factures fournisseurs. Cela peu importe le format (numérique ou papier, on parle alors de factures numérisées). Grâce notamment aux technologies OCR (reconnaissance optique de caractères), RAD (reconnaissance automatique de documents) et LAD (lecture automatique de documents), l’entreprise peut se doter d’un système de traitement automatique des factures fournisseurs et d’intégrer directement les informations dans le système de comptabilité de l’entreprise. Ainsi, la gestion et le suivi des paiements fournisseurs en sont grandement facilités. Les différents KPIs de gestion (solde trésorerie, BFR…) sont parfaitement à jour et la gestion des délais de paiement peut se faire automatiquement.
Ces logiciels de traitement automatique des factures présentent l’avantage de la polyvalence. Il est possible de s’adapter aux différentes pratiques des fournisseurs en matière de facturation. En effet, les entreprises peuvent appliquer un traitement adapté pour un résultat uniforme, peu importe le format (papier, numérique…).
Lorsque les relations avec un fournisseur sont ténues, il est possible de s’orienter vers un process de facturation 100% digital avec la mise en place d’un système EDI. Dans le cadre de la e-facture, il sera bientôt obligatoire de passer par des process 100% digitaux.
Le système EDI : Echange de Données Informatisées
Le système EDI permet de dématérialiser l’ensemble du processus de paiement, de la transmission de la facture jusqu’au paiement. L’EDI implique d’interconnecter les systèmes d’informations de l’entreprise cliente et du fournisseur pour la transmission d’informations de facturation dans un format standardisé (EDIFACT pour la grande distribution, Galia pour le secteur automobile…). Dès lors, les factures passent par un portail spécifique de facturation, il n’est plus question d’envoyer une facture électronique par mail ou au format papier par courrier : l’ensemble du process de facturation se réalise via une interface numérique SaaS (pour le cas d’un logiciel de facturation spécifique), un logiciel de facturation dématérialisée reliée à l’API d’un ERP (logiciel de gestion d’entreprise) ou directement via un ERP proposant ce type de fonctionnalité.
Remarque : L’EDI ne concerne pas que la facturation entre entreprises. Il tend à s’implanter dans de nombreux domaines afin de fluidifier la gestion (donnée carte vitale vers CPAM, transmission d’une liasse fiscale au service des impôts…).
Quelles sont les règles légales relatives à la dématérialisation des factures ?
Établir une facture dématérialisée soumet son émetteur à certaines obligations réglementaires. Au demeurant, la facture dématérialisée sera obligatoire pour toutes les structures – publiques et privées – courant 2027.
L’obligation de facturer électroniquement les organismes publics
Les entreprises qui réalisent des prestations de services ou vendent des marchandises au profit d’organismes publics doivent obligatoirement facturer par voie électronique.
Afin de faciliter la transition des entreprises concernées vers la facturation dématérialisée, l’AIFE (agence pour l’informatique financière de l’Etat) a mis en place une plateforme dédiée à la facturation: Chorus-Pro (remplaçant actuellement l’outil Chorus Factures). Cet outil gratuit permet notamment :
- d’effectuer des dépôts et des saisies de factures ;
- d’assurer leur suivi ;
- d’ajouter des pièces complémentaires (RIB, IBAN, coordonnées bancaires…).
La facturation électronique entre entreprises privées
Concernant les relations commerciales inter-entreprises, l’entreprise doit formaliser son acceptation de la facture électronique pour qu’elle tienne lieu de facture d’origine. Son paiement peut signifier tacitement cette acceptation.
En tout état de cause, pour être valable, la facture électronique doit présenter certaines caractéristiques :
- les mentions obligatoires relatives aux factures ;
- une lisibilité correcte et l’impossibilité d’en modifier le contenu.
Pour garantir le contenu de la facture dématérialisée, plusieurs méthodes peuvent être utilisées :
- signature électronique de la facture ;
- message structuré selon une norme sécurisée. EDI (Echange informatisée de données), interface PGI (progiciel de gestion = ERP), format XML, courriel avec la facture dématérialisée au format PDF, télécopie…
Si elle est pour le moment optionnelle, la facture électronique entre grandes entreprises sera obligatoire courant 2025, via les plateformes de dématérialisation partenaires (ou PDP)
La dématérialisation de facture : un système économique et écologique pour les entreprises
Le traitement des factures est perçu comme une contrainte chronophage sans valeur ajoutée entachant l’excédent brut d’exploitation.
Qu’il soit dématérialisé ou traditionnel, le process de facturation au sein des entreprises est totalement rationalisé afin notamment de réduire les marges d’erreur tout en limitant les coûts de traitement.
Le coût écologique et économique de la facture papier
Concernant les factures papier, c’est un process lourd avec un temps de traitement long de 14 jours en moyenne :
- édition et impression de la facture en deux exemplaires ;
- mise sous enveloppe ;
- envoi du premier exemplaire
- stockage du deuxième ;
- réception de la facture par le client ;
- enregistrement en comptabilité ;
- processus de paiement à l’échéance ;
- archivage pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.
Ainsi, il est estimé qu’un salarié peut traiter environ 6 000 factures papier à l’année. Ce constat est relativement peu notamment pour les entreprises ayant recours massivement à la sous-traitance.
Dès lors, le coût est non négligeable ! Il implique une masse salariale allouée à ces fins et des frais de stockage proportionnels au volume de facturation des entreprises. Selon l’étude BVA, le coût unitaire d’une facture papier (envoi, prix du papier, traitement, archivage…) est estimé à 26 euros. Soit 17 euros à la charge du client et 9 euros pour le fournisseur. Le passage à la facture électronique a un impact sur la performance opérationnelle de l’entreprise.
Quant au bilan écologique de la facturation papier, il porte sur la production du papier pesant sur les phénomènes de déforestation. En matière d’émission de CO2, la peine est double.
Quels impacts sur notre environnement ?
En plus de consommer une quantité importante d’eau, la production du papier et son acheminement dégagent des gaz à effet de serre. À l’instar de la grande majorité des productions humaines. De plus, la consommation intermédiaire, à savoir l’arbre, est la principale forme de vie sur terre. Il assure un rapport excédentaire CO2/dioxygène consommé, composante indispensable d’un air respirable.
Enfin, l’humain étant au coeur du process de saisie, les risques d’erreurs augmentent proportionnellement au volume de facture. Si la réparation d’une erreur de paiement peut être faite au moyen d’un recall de virement, les erreurs de saisie impactant la comptabilité peuvent être plus difficiles à déceler avant la réalisation des audits des commissaires aux comptes notamment. Il en découle d’éventuelles erreurs :
- sur les comptes de la TVA à décaisser (pour les entreprises au régime réel normal) ;
- les calculs de trésorerie ;
- l’ensemble des KPIs portant sur le cycle d’exploitation de l’entreprise.
Facture numérique : une solution d’avenir ?
Opter pour la facture numérique permet de réduire drastiquement leur coût de gestion. On estime à environ 40 centimes le coût d’une facture électronique, toutes étapes de traitement comprises. Avec la dématérialisation, un salarié peut traiter 90 000 factures électroniques à l’année (contre 6 000 factures papier). Cela représente une productivité multipliée par 15 !
En outre, la dématérialisation permet de réduire le temps de traitement par 5 et le coût de traitement par 3.
Cette forte augmentation de la productivité des opérateurs de saisie comptable permet :
- de réduire drastiquement les coûts de transaction entre entreprises ;
- d’allouer les ressources humaines sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (contrôle de gestion, audit comptable..) tout en limitant la croissance de la masse salariale.
En effet, une étude de l’IDC estime que les services comptables consacrent 30% de leur temps à de la saisie manuelle de factures fournisseurs. C’est autant de temps libéré pour des activités de conseil !
Si les 30 milliards de factures envoyées chaque année en Europe étaient dématérialisées, cela représenterait une économie de :
- 12,6 millions d’arbres ;
- 13 milliards de litres d’eau ;
- 5,4 milliards de kWh.
Dématérialisation des factures fournisseurs : une minimisation des risques de fraude
Sur le papier, la dématérialisation semble présenter que des avantages. Mais poussée à son paroxysme, l’absence totale de vérification humaine peut favoriser la survenance de cyber fraudes. En effet, à trop se reposer sur la machine, les salariés peuvent voir leur vigilance décroitre. Cela peut devenir une porte ouverte à certaines fraudes (fraude aux faux fournisseurs, arnaque au RIB…). C’est pourquoi il apparaît opportun de doter l’organisation d’outils spécifiques de protection contre la fraude au virement comme Trustpair.
Toutefois, en prenant l’avancée dans sa globalité, l’avènement de la facture électronique permet de limiter les risques d’escroqueries et les risques d’erreur humaine. Plus traçable, plus fiable, pouvant faire l’objet d’interprétations informatisées, la facturation électronique peut être envisagée comme une excellente base sur laquelle il est possible de capitaliser pour renforcer les systèmes de sécurité de l’entreprise et la digitalisation des processus financiers. Au regard de ces avantages indéniables, sous l’impulsion des pouvoirs publics, la facture dématérialisée s’impose progressivement dans la vie des entreprises. Elle sera obligatoire pour les grandes entreprises en 2025.
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