Détournement de fonds par un salarié : comment l’éviter ?

détournement de fonds par un salarié

Dernière modification le 27 novembre, 2023

Dans le monde des affaires, la fraude interne est une réalité à laquelle de nombreuses entreprises sont confrontées. Parmi les formes de fraude les plus dommageables, le détournement de fonds par un salarié est en tête. Dans cet article, nous examinerons comment ce type de fraude fonctionne, comment le détecter, et surtout, comment le prévenir.

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Détournement de fonds par un salarié : comprendre le mécanisme

Les différents types de détournements

Le détournement de fonds par un salarié prend différentes formes et se manifeste à tous les niveaux d’une société. Cela va du vol simple à des schémas complexes de fraude financière, tous dirigés contre l’employeur. Il est crucial pour les équipes de finance et trésorerie des entreprises de comprendre le fonctionnement de ces détournements pour mieux les prévenir et les contrer.

Le détournement de fonds repose sur l’abus de confiance – envers la société, l’employeur, le dirigeant, etc. Un salarié, souvent en position de responsabilité ou ayant accès à des ressources financières sensibles, manipule les informations ou les transactions à son avantage. Dans certains cas, il s’agit du dirigeant de la société, ou de son propriétaire. On parle alors d’abus de biens sociaux.
Cela peut inclure :

Ces actions sont généralement dissimulées derrière une façade de normalité, rendant la détection difficile.

La théorie du triangle pour expliquer la fraude interne

La fraude interne – qui comprend le détournement de fonds – peut être expliqués par plusieurs facteurs. Selon la théorie du triangle de la fraude, ces élements incluent :

  • La pression (qui peut être financière, personnelle, ou professionnelle).
  • l’opportunité (l’accès aux fonds et l’absence de contrôles adéquats).
  • La rationalisation (la justification personnelle du salarié pour commettre la fraude).

Un employé confronté à des difficultés financières personnelles peut se sentir en droit de détourner des fonds. C’est particulièreement le cas s’il perçoit une faible probabilité d’être découvert.

Les conséquences judiciaires

Dans le contexte légal, le détournement de fonds est considéré comme un abus de confiance. Il peut entraîner de graves conséquences pénales pour le salarié responsable, en cas de faits avérés et reconnus devant une Cour de justice.

En droit du travail, un employé reconnu coupable de tels actes peut faire face à un licenciement pour faute grave. Cette sanction juridique est d’ailleurs souvent précisée dans son contrat de travail. A noter que pour qu’il s’agisse d’un délit pénal, trois éléments doivent s’ajouter :

  • le détournement (élément matériel),
  • l’intention frauduleuse (élément intentionnel)
  • un préjudice.

Il est important de rappeler que les conséquences de ce type de préjudice va au-delà de sa seule source – ici le salarié. Le détournement aura un impact sur toute l’entreprise. Cela va des pertes financières directes à un préjudice moral ou à une baisse d’image et de réputation.

 

Comment détecter ce type de fraude ?

La détection du détournement de fonds par un salarié est un défi complexe, mais essentiel pour la protection des intérêts financiers de l’entreprise. Les signes avant-coureurs peuvent être subtils et requièrent une vigilance constante et une compréhension approfondie des processus financiers et du comportement des employés.

La surveillance des comportements suspects

La surveillance des comportements des salariés peut révéler des indices précoces de fraude. Des changements soudains de mode de vie, des dépenses extravagantes ou un stress inhabituel peuvent indiquer des problèmes financiers personnels et potentiellement une motivation à commettre une fraude. Tout comportement inhabituel chez une personne de l’entreprise peut être un signe problématique.

De plus, une réticence à prendre des congés ou à déléguer des tâches peut suggérer une tentative de dissimuler des activités frauduleuses. En effet, les salariés qui ont l’intention de commettre un acte contre la loi ont tendance à vouloir garder le contrôle sur leurs affaires, quitte à travailler plus et à renoncer à leurs vacances.

L’analyse des incohérences financières

Les écarts dans les registres financiers sont souvent les premiers signaux d’alerte. Des incohérences dans les rapports de dépenses, des transactions répétées vers des comptes inconnus, ou des anomalies dans les opérations de paiement doivent être examinées attentivement.

Dans le cas de grandes organisations internationales et aux multiples entités juridiques, il est difficile d’assurer un suivi manuel des transactions. C’est pourquoi les entreprises doivent utiliser des systèmes de surveillance financière – comme Trustpair -. Ceux-ci détectent ces anomalies et effectuent des audits réguliers pour dissuader et détecter la fraude.

L’exploitation continue des données

Les technologies modernes offrent des outils puissants pour surveiller et analyser les données financières. Des logiciels spécialisés peuvent identifier des schémas de transactions suspectes, des anomalies dans les données bancaires ou des modifications non autorisées dans les registres comptables. Ces outils sont essentiels pour repérer les signes d’abus de confiance ou de détournements de fonds.

Comment protéger son entreprise du détournement de fonds par un salarié ?

Le détournement de fonds par un salarié est une forme grave d’abus de confiance qui peut avoir des répercussions désastreuses sur une entreprise – comme on le voit souvent dans l’actualité. Pour se prémunir contre de tels actes, il est indispensable d’adopter une stratégie de défense à plusieurs niveaux, alliant contrôles internes, technologie et sensibilisation.

Le renforcement des contrôles internes

Une des premières étapes pour prévenir le détournement de fonds est de renforcer les contrôles internes dans la société. Cela comprend :

  • la mise en place de procédures rigoureuses pour la gestion et le suivi des fonds,
  • la répartition des responsabilités financières pour éviter une concentration excessive du pouvoir
  • des audits réguliers pour vérifier l’intégrité des processus financiers.

La séparation des tâches est cruciale : aucun employé ne devrait avoir un contrôle total sur tous les aspects des transactions financières. Il est important que la responsabilité des tâches financières sensibles soit répartie entre plusieurs salariés.

L’utilisation de solutions technologiques comme rempart aux détournements

Les solutions comme Trustpair jouent un rôle essentiel dans la prévention du détournement de fonds. Ces systèmes permettent de surveiller en continu les opérations bancaires et les transactions, bloquant les paiements vers des comptes suspects ou inconnus.

L’utilisation de logiciels de surveillance financière et de systèmes de détection des fraudes bloque les activités suspectes. Trustpair contrôle en continu les coordonnées bancaires des tiers, garantissant leur intégrité avant toute compagne de paiement.

La formation et la sensibilisation des employés

La sensibilisation des employés aux risques de fraude et aux conséquences de l’abus de confiance est fondamentale. Les entreprises doivent régulièrement former leur personnel aux signaux d’alerte de la fraude interne, les procédures à suivre en cas de suspicion et l’importance de l’éthique au travail. Cette formation peut être complétée par des simulations et des tests pour évaluer la réactivité des employés face à des cas d’usage de la fraude.

Politiques de droit du travail et mesures disciplinaires

Il est également important d’avoir des politiques claires et des mesures disciplinaires en place pour traiter les cas de détournement de fonds. Ces politiques doivent être clairement communiquées à tous les employés et intégrées dans leur contrat de travail initial. C’est une des raisons pour lesquelles il peut être utile de le faire rédiger par un avocat. La menace d’une action en justice à la cour pénale agit comme moyen de prévention efficace pour les salariés.

En cas de fraude avérée, des actions conformes au droit du travail, y compris le licenciement pour faute grave, peuvent être nécessaires. Cela peut aller jusqu’à des poursuites judiciaires à la Cour Pénale, selon les faits reprochés.

Collaboration avec des professionnels juridiques

L’entreprise doit travailler en étroite collaboration avec des avocats spécialisés en droit pénal et droit du travail. En effet, elles doivent s’assurer que toutes les mesures prises en réponse au détournement de fonds sont en accord avec le code pénal et le code du droit du travail. Cela inclut la gestion des enquêtes internes, la collecte de preuves sur les faits reprochés et la conduite de procédures légales contre les employés fautifs.

La mise en oeuvre d’une culture d’entreprise éthique

Finalement, créer une culture d’entreprise basée sur l’intégrité peut jouer un rôle clé dans la prévention de la fraude. En promouvant des valeurs d’honnêteté et de transparence, les entreprises peuvent contribuer à réduire l’incitation à commettre des fraudes. Cela peut passer par des prises de parole du dirigeant – ou propriétaire – de la société sur le sujet, ou d’une transparence sur les décisions financières stratégiques.

En combinant ces différentes stratégies, les entreprises peuvent efficacement se protéger contre le risque de détournement de fonds par un salarié. Elles assureront ainsi la sécurité de leurs actifs et la pérennité de leurs activités.

Apprenez-en plus sur les différents types de fraudes qui touchent les entreprises dans notre dernier rapport annuel ! 

Etude Fraude 2023 - SAP Trustpair

Pour conclure
Le détournement de fonds par un salarié est un défi complexe, nécessitant une vigilance constante et une approche proactive. En combinant formation, contrôles internes, politiques claires et technologies avancées comme Trustpair, les entreprises peuvent se protéger efficacement contre cette forme de fraude et éviter un passage couteux devant la cour pénale. En restant vigilants et en adoptant une stratégie globale, les équipes financières et de Trésorerie peuvent sécuriser leurs opérations et maintenir l’intégrité de leurs systèmes financiers.

Gérer les risques liés à la Trésorerie d’entreprise.

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