Digitalisation de la comptabilité et lutte contre la fraude

Digitalisation de la comptabilité et lutte contre la fraude
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Fraude à la note de frais, fraude interne ou au virement … Les entreprises font l’objet de nombreuses menaces contre lesquelles il est primordial de se prémunir. Afin d’accompagner les Directions financières dans cette tâche, des solutions digitales innovantes permettent de digitaliser les procédures comptables afin de faciliter et de sécuriser les tâches opérationnelles réalisées par les équipes

Digitalisation de la comptabilité pour prévenir des risques de fraude

Fraude sur les notes de frais

Un audit interne sur le procédé de traitement des notes de frais est vivement recommandé pour prévenir des fraudes. Il permet de trouver les sources d’erreur et de définir des actions correctives à long terme :

  • quelles dépenses peuvent être remboursées,
  • quelles sommes maximum…

Vous obtiendrez ainsi une meilleure visibilité des coûts, des risques encourus et des comportements non conformes.

L’automatisation de la comptabilité, comme pour la gestion des notes de frais, est une solution idéale pour éviter les risques de fraude. La dématérialisation rationalise les coûts et garantit la traçabilité des dépenses engagées. La solution de gestion des notes de frais proposée par iPaidThat assure justement une gestion très efficace des dépenses de vos employés : du reçu jusqu’à la comptabilité.

Prenons l’exemple des limites d’exonération

La fraude aux notes de frais peut prendre plusieurs formes. Les contrôleurs de l’URSSAF ne tolérant pas la moindre petite incartade à la réglementation relative au traitement des notes de frais,  un justificatif doit toujours accompagner chaque notes.

Concernant les limites d’exonération, voici les points essentiels à savoir.

  • Lors d’un voyage d’affaires, les frais de déplacement et d’hébergement sont remboursés au collaborateur si la distance entre son domicile et sa destination est supérieure à 50 km.
  • En cas de location d’un véhicule par un collaborateur, la location, le carburant et les péages sont pris en charge. En cas d’utilisation d’un véhicule personnel à usage professionnel, les indemnités kilométriques de l’employé sont également à la charge de l’employeur.
  • Les frais de repas dans le contexte d’un déplacement sont pris en charge par l’employeur. Les collaborateurs doivent être remboursés aux frais réels ou forfaitairement. Les dépenses concernées doivent être réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. 

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Assurer la sécurité des paiements pour lutter contre la fraude

Que l’on souhaite effectuer un paiement à un fournisseur ou un collaborateur, la vérification des coordonnées bancaires ainsi que le montant du paiement sont des étapes incontournables.

Contrôle des RIB fournisseurs

Jusqu’à présent, le contrôle d’un RIB fournisseur est effectué manuellement, généralement par les équipes comptables. Le contrôle prend alors la forme d’un contre-appel, et prend environ un quart d’heure aux équipes opérationnelles. Mais cette tâche chronophage a ses limites. Dans ce sens, la solution Trustpair vous donne l’opportunité de procéder automatiquement et rapidement à la vérification des comptes bancaires fournisseurs. Cette opération ne nécessite aucune formation et vous apporte en seulement quelques minutes une évaluation binaire du risque : favorable ou défavorable.

Audit du référentiel fournisseurs

Le maintien d’un référentiel tiers actualisé est un véritable défi pour les Directions financières, puisque cela signifie des milliers de données fluctuant avec le temps. Nous identifions, en moyenne, 30 % de données erronées dans les bases fournisseurs ce qui favorise les risques de fraude lors des virements. 

L’audit automatisé proposé par Trustpair permet de maintenir à jour l’ensemble de votre référentiel tiers, en venant contrôler la totalité des données fournisseurs et en vous alertant en cas d’anomalie ou d’erreur détectées. Un rapport d’audit indiquera par la suite les corrections à réaliser afin de nettoyer la base tiers et apportera des informations à saisir pour enrichir votre base.

Sécurisation des paiements fournisseurs

Le signataire de l’entreprise peut procéder par échantillonnage lors de la vérification d’un fichier de paiement. Une attention toute particulière sera portée sur les paiements ayant des montants élevés et envers les pays plus sensibles. Pour autant, assurer la sécurisation des paiements reviens à contrôler systématiquement l’ensemble des opérations bancaires à réaliser. Notre solution procède alors à la vérification des paiements fournisseurs avant leur validation finale, afin d’assurer un contrôle exhaustif du fichier. 

En multipliant les points de contrôles pour confirmer sereinement les paiements, la sécurité de l’entreprise face aux risques de fraude liés aux virements est décuplée. Si une évaluation est défavorable, un système d’alerte vous avertit par notification avant que le paiement ne s’effectue.

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