Ces dernières années, la digitalisation des entreprises et des processus s’est fortement développée. Celle-ci présente de nombreux avantages : gains de temps, productivité et efficacité accrue, réduction des coûts opérationnels… Quelles sont les grandes tendances de la digitalisation des entreprises ? Comment celles-ci peuvent-elles moderniser leurs processus ? Enfin, quels risques courent-elles si elles ne s’engagent pas dans ces processus de digitalisation ?
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Qu’est-ce que la digitalisation des entreprises ?
Une définition de la digitalisation des entreprises
La digitalisation consiste à transformer un objet ou un processus à l’aide d’outils numériques et technologiques, pour le rendre plus efficace. Autrement dit, il s’agit de convertir un format en un autre.
La digitalisation est à l’œuvre dans de nombreux domaines. Par exemple, en entreprise, elle peut permettre de transformer les contrats papier en contrats numériques, ce qui inclut la manière de les créer et la façon dont ils sont archivés.
Aujourd’hui, selon Ipsos France, 52% des entreprises interrogées misent sur le numérique pour accroître leur chiffre d’affaires. 41% d’entre elles reconnaissent par ailleurs que le digital contribue à leur chiffre d’affaires, un chiffre qui monte à 60% pour les ETI.
Les chiffres leur donnent raison. En effet, plus leur maturité numérique est avancée, plus les entreprises gagnent en efficacité. Selon une étude réalisée par le MIT Sloan Research et Capgemini, les entreprises qui ont atteint leur maturité numérique sont 26 % plus rentables que leurs concurrents.
Des exemples de digitalisation au sein d’une entreprise
Voici quelques exemples de digitalisation, appliqués aux entreprises :
- La transformation du courrier papier en emails : c’est un exemple basique, mais parlant ! Ces dernières décennies, les emails et les communications électroniques en général ont en effet supplanté les lettres, fax et autres courriers au format papier.
- L’automatisation des processus : il s’agit pour les entreprises d’adopter des logiciels digitaux et des outils numériques pour automatiser les tâches manuelles : processus comptables, facturation, ou encore lutte contre la fraude.
- La communication sur les réseaux sociaux : les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn…) permettent aux entreprises de communiquer auprès de leurs clients. La communication digitale peut remplacer, par exemple, la publicité papier.
- Les outils de collaboration en ligne : ce sont par exemple les messageries instantanées, qui facilitent le travail en équipe et la communication entre les membres de l’entreprise.
- L’analyse des données : l’utilisation d’outils d’analyse de données permet aux entreprises de collecter et d’interpréter les données qu’elles récoltent, afin de prendre les meilleures décisions et d’identifier des pistes d’amélioration.
- Le recours au marketing digital : les entreprises peuvent utiliser des techniques de marketing digital (référencement naturel, publicités en ligne, communication sur les réseaux sociaux…) pour promouvoir leur activité.
- La lutte contre la fraude au virement : la digitalisation permet aux entreprises de lutter efficacement contre la fraude au virement, grâce aux plateformes basées sur le contrôle automatique de la chaîne de paiement, comme Trustpair.
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Quels sont les enjeux de la digitalisation des entreprises?
Quels avantages à digitaliser ses processus d’entreprise ?
La digitalisation des processus présente de nombreux avantages, comme :
- L’amélioration de l’efficacité opérationnelle. En effet, en automatisant les tâches autrefois manuelles (par exemple la comptabilité), l’entreprise permet à ses salariés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
- La digitalisation permet de gagner du temps et de réduire les coûts associés à la gestion papier, tels que le stockage et l’archivage.
- Elle permet également d’améliorer la collaboration entre les salariés grâce aux outils de communication en ligne et aux plateformes de partage de fichiers.
- Enfin, la digitalisation aide les entreprises à renforcer la sécurité de leurs données, notamment en limitant drastiquement l’accès aux informations confidentielles. Par exemple, grâce au chiffrement (cryptage) des données les plus sensibles.
Quel impact a la digitalisation sur les entreprises ?
En modifiant en profondeur les processus et les modes d’organisation du travail, la digitalisation a un impact significatif sur les entreprises. Les projets de transformation impliquent généralement non seulement le management mais aussi l’ensemble de collaborateurs.
Grâce aux gains de temps et de productivité réalisés, celles-ci vont renforcer leur compétitivité et bénéficier d’une meilleure performance opérationnelle que leurs concurrents . La digitalisation améliore également la qualité et la rapidité de l’exécution des tâches, ce qui se traduit par une réduction des coûts et une plus grande satisfaction des parties prenantes. Enfin, elle permet aux entreprises de mieux exploiter leurs données en vue de prendre des décisions plus éclairées.
Cependant, les processus de digitalisation impliquent nécessairement un moment de transition, qui peut être plus ou moins complexe.
Divers coûts sont en effet à prévoir lors d’un virage numérique :
- investissements
- formation des salariés
- mise en place de la conduite du changement…
L’impact sur les employés peut être important : il est donc nécessaire d’accompagner ces transformations pour mieux les gérer.
Quels sont les risques pour les entreprises qui ne digitalisent pas leurs processus ?
A l’ère digitale, les entreprises qui ne s’engagent pas dans la numérisation se confrontent généralement à plusieurs difficultés.
En premier lieu, elles risquent de perdre en compétitivité par rapport à leurs concurrents qui auront bénéficié des apports des technologies numériques.
Elles risquent également d’avoir des difficultés à satisfaire les réclamations des clients, qui s’habituent de plus en plus à des services rapides et personnalisés.
Enfin, les entreprises qui n’ont pas digitalisé leurs processus vont généralement manquer des opportunités d’innovation et de croissance, ce qui peut entraîner à terme une stagnation voire un déclin de leur activité.
Face à ces risques, les entreprises ont donc tout intérêt à prendre le virage du numérique, et ce quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité.
Comment mener à bien son projet de digitalisation ?
Les étapes de transformation d’un projet de digitalisation
La digitalisation est un processus complexe qui nécessite d’être planifié en amont.
Ainsi, les étapes clés d’un projet de transformation digitale des entreprises sont :
- L’identification des processus à digitaliser et des objectifs à atteindre ;
- L’évaluation des solutions numériques disponibles pour déterminer celles qui correspondent le mieux aux besoins de l’entreprise ;
- La formation des salariés et la conduite du changement ;
- La mise en place d’une culture digitale globale dans l’entreprise ;
- La mise en place d’indicateurs pour mesurer l’impact de la digitalisation sur les performances opérationnelles de l’entreprise, et effectuer des corrections si nécessaire.
Les critères pour choisir les bonnes solutions digitales
Lorsqu’une entreprise souhaite mettre en place des solutions digitales adaptées, comme Trustpair pour le contrôle de la chaîne de paiement, il est crucial de prendre en compte plusieurs critères clés.
Tout d’abord, les objectifs de l’entreprise et les besoins des utilisateurs doivent être définis clairement. Cela permet d’identifier les fonctionnalités essentielles de la solution digitale : par exemple, le contrôle puis le blocage des virements bancaires suspects dans le cas de Trustpair.
Ensuite, la facilité d’utilisation et l’ergonomie de l’interface doivent être étudiées, pour assurer une adoption rapide par les utilisateurs.
La sécurité des données et la conformité au cadre réglementaire sont également des critères importants à prendre en compte.
Enfin, les coûts engendrés par la mise en place de la solution et le retour sur investissement doivent être attentivement évalués. L’objectif est de s’assurer que les solutions digitales sont économiquement viables sur le long terme.
Pour conclure…
La digitalisation des entreprises est à la fois une révolution numérique et culturelle, et une étape indispensable pour chaque organisation. Il en va en effet de leur productivité, de leur agilité et de leur compétitivité sur le marché. Pour réussir sa transformation numérique, une entreprise doit se doter des outils les plus adaptés à ses besoins. Elle doit aussi placer l’humain au centre du processus, et proposer à ses salariés un véritable accompagnement au changement.
