Aujourd’hui, 64% des ETI et 46% des PME sont engagées dans un processus de transformation digitale.
Mais qu’en est-il, de manière plus spécifique, de la digitalisation des processus financiers ? Ce terme désigne l’utilisation des nouvelles technologies pour optimiser les processus financiers des entreprises. Des technologies qui comportent de nombreux enjeux : optimisation des procédés, maîtrise de la trésorerie, mais aussi gestion des données et lutte contre la fraude.
Pourquoi est-il est important pour les grandes entreprises de digitaliser leurs processus financiers, et quelles solutions sont à leur disposition lorsqu’elles souhaitent franchir le pas ?
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Pourquoi digitaliser ses processus financiers ? Quels sont les avantages de la digitalisation des processus ?
En raison du renforcement de l’environnement réglementaire et de l’augmentation des données échangées, les directions financières doivent fournir de plus en plus d’informations financières et extra financières. Or, les délais pour fournir ces informations tendent à se raccourcir, tandis que les exigences se renforcent. Les directions financières doivent également limiter les risques d’erreurs et anticiper les fraudes. Autant de missions qui prennent du temps, demandent toujours plus de ressources, et rognent potentiellement sur la productivité des employés.
Heureusement, la transformation digitale des directions financières est en marche depuis plusieurs années. Elle s’illustre notamment par :
- L’émergence du Cloud et du Big Data,
- La démocratisation de l’intelligence artificielle et des processus d’automatisation comptable,
- Le déploiement des outils de dématérialisation,
- L’essor de nouveaux métiers comme le chef de projet informatique/finance.
Dans ce contexte, la digitalisation des processus permet d’obtenir de véritables gains de temps, et d’automatiser les tâches à plus faible valeur ajoutée pour se concentrer sur des missions plus stratégiques. Et ainsi d’optimiser les ressources dont disposent les entreprises. Par exemple, au lieu de rédiger manuellement leurs contrats, les entreprises vont pouvoir disposer d’un logiciel qui rédige et gère leurs documents contractuels tout au long de leur cycle de vie.
Voici quelques avantages (non exhaustifs) à la transformation numérique des processus financiers :
Un gain de productivité grâce à l’automatisation et la robotisation
En digitalisant leurs processus financiers, les entreprises redéfinissent la manière dont les salariés travaillent. Ces derniers peuvent gagner un temps précieux sur des tâches répétitives et/ou complexes. Exemple typique : la gestion comptable. Avec l’aide d’une plateforme ou d’une application, il devient possible de réaliser des calculs complexes, d’imputer des frais et d’éditer des factures automatiquement, le tout en quelques secondes seulement. Dès lors, les équipes des directions financières ont plus facilement et plus rapidement accès aux données et gagnent en productivité.
Une meilleure efficacité des processus
La digitalisation des services, des données et des processus financiers (par exemple : les encaissements clients) est source d’efficacité pour les entreprises. Celles qui ne passent pas le cap prennent le risque d’être rapidement victimes d’obsolescence… La digitalisation permet également aux entreprises de rester compétitives et de soigner leur réputation, que ce soit en interne ou en externe. Mais aussi d’améliorer leurs recrutements, car les salariés ont plus envie de travailler dans des entreprises équipées d’outils performants.
Plus de facilité pour analyser les données
Avec l’émergence du Big Data, la collecte et l’analyse des données permettent de prendre des décisions stratégiques à moindre coût.
Les outils digitaux donnent en effet accès à des tableaux de bord (dashboards) très simples à lire, qui permettent aux équipes de prendre les meilleures décisions.
Par exemple, en analysant les données de leurs clients intégrées à ces tableaux de bord, les entreprises peuvent cibler et anticiper leurs besoins. Et ainsi augmenter leur satisfaction et leur fidélisation.
Quels sont les risques que prennent les entreprises qui ne digitalisent pas ?
Les entreprises qui ne s’engagent pas dans les processus de transformation numérique prennent plusieurs risques :
- Le risque de perdre grandement en productivité.
- Le risque associé de perdre en compétitivité.
- La lassitude potentielle de leurs salariés, qui au lieu de se concentrer sur des tâches stratégiques vont consacrer une bonne partie de leur temps à des tâches à faible valeur ajoutée.
- Le risque de ne pas évoluer sur leur marché.
- Le risque de perdre en innovation.
On pense par exemple à l’entreprise Kodak, leader mondial du marché de la photographie dans les années 1980, qui n’a pas cru au potentiel de l’appareil photo numérique… et a fini par se laisser concurrencer par des entreprises plus innovantes.
La mise en œuvre de la digitalisation des processus financiers : quels métiers sont concernés ?
Voici les métiers de la finance qui se réinventent, et que les entreprises doivent intégrer dans leurs processus de digitalisation.
Le directeur financier (DAF), responsable de la digitalisation des processus
Le DAF est garant de la bonne gestion administrative et financière de son entreprise. Avec la transformation digitale, son rôle devient désormais plus stratégique : c’est lui qui va endosser la responsabilité de la bonne mise en œuvre des processus.
Mise en place des outils d’aide à la décision, planification budgétaire, analyse des données financières, contrôle du respect des processus financiers, mise en place de la conduite du changement… En plus de ces missions, le DAF se retrouve en première ligne pour prévenir et gérer les risques grâce aux outils numériques. Par exemple, c’est lui qui est garant de la chaîne de paiement de l’entreprise.
Le comptable, fortement impacté par la digitalisation des processus
Le poste de comptable est fortement impacté par la transformation digitale. Jusqu’à présent, ce dernier devait saisir des tableaux de données et produire des rapports (comptes d’exploitation, bilans…). Avec l’automatisation des processus, le comptable dispose d’un nouveau rôle, qui tend plus vers un poste de vérification des informations émises par les outils numériques. Mais aussi et surtout de leur analyse. C’est un bon exemple des changements conséquents que peut apporter la digitalisation : le comptable d’il y a 20 ans n’est plus le même qu’aujourd’hui.
Le chef de projet IT/Finance, un métier né de la digitalisation des processus
Le chef de projet IT/Finance est un profil émergent, que l’on retrouve de plus en plus dans les grandes entreprises. Ce dernier agit comme un intermédiaire entre la direction de l’entreprise et les équipes techniques, pour assurer la mise en place des processus numériques. Par exemple : le déploiement de nouveaux ERP et/ou d’outils digitaux à destination de la fonction finance. En conséquence, ce poste demande trois grandes catégories de compétences : l’informatique, la gestion de projet et le contrôle de gestion.
Comme le DAF, ce métier va avoir une grande part de responsabilité dans la digitalisation des processus : c’est lui, en effet, qui va participer au choix et au déploiement des outils numériques.
Le Data analyst
Le métier de Data analyst est né avec la digitalisation. Celui-ci s’appuie sur des outils permettant d’exploiter et d’analyser les données de l’entreprise, pour aider les directions dans leur prise de décision. Pour cela, il extrait les informations utiles des bases de données et les met en avant. C’est un poste stratégique, qui nécessite des compétences mathématiques et informatiques.
Les solutions de digitalisation des processus pour les directions financières
Les solutions de digitalisation des processus sont devenues un élément essentiel pour les directions financières, qui cherchent à rationaliser leurs opérations.
Des technologies comme l’intelligence artificielle, la Blockchain ou encore le Cloud permettent ainsi de simplifier les tâches les plus complexes et/ou fastidieuses, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité des processus.
Par exemple, notre plateforme de gestion des risques de fraude permet d’automatiser toutes les tâches relatives à la détection de la fraude, réduisant fortement le travail manuel des équipes et améliorant la gestion du risque. Notre solution éradique le risque de fraude et d’erreur en utilisant des mécanismes de sécurité avancés basés sur l’automatisation.
En utilisant des solutions de digitalisation comme Trustpair, les directions financières peuvent notamment :
- Simplifier les processus de comptabilité et de finance,
- Améliorer la gestion de la trésorerie,
- Simplifier la gestion des contrats,
- Optimiser la gestion des paiements,
- Améliorer la visibilité des données financières.
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Pour conclure..
La digitalisation ne consiste pas uniquement à acquérir des équipements informatiques et/ou à mettre en place des outils numériques pour remplacer les processus manuels. Celle-ci doit s’accompagner d’une stratégie claire et définie, mais aussi d’une formation des membres de l’entreprise.
Nous avons vu que la digitalisation des processus permet de gagner en productivité et en efficacité. Elle change aussi en profondeur les métiers traditionnels de la finance, et libère du temps aux salariés pour qu’ils se consacrent à des tâches moins répétitives et plus stratégiques. Grâce à des solutions comme Trustpair, les employés voient ainsi leur travail quotidien allégé et facilité.
