La digitalisation des processus comptables, un enjeu fort pour les entreprises

digitalisation des processus

Dernière modification le 21 février, 2024

Aujourd’hui, 64% des ETI et 46% des PME sont engagées dans un processus de digitalisation. Mais qu’en est-il, de manière plus spécifique, de la digitalisation des processus comptables ? Ce terme désigne l’utilisation des nouvelles technologies pour optimiser les processus comptables des entreprises. Des technologies qui comportent de nombreux enjeux : optimisation des procédés, maîtrise de la trésorerie, mais aussi gestion des données et lutte contre la fraude.

Pourquoi est-il est important pour les grandes entreprises de digitaliser leurs façons de faire, et quelles solutions sont à leur disposition lorsqu’elles souhaitent franchir le pas ?

Trustpair digitalise les processus de détection de la fraude en automatisant le contrôle des coordonnées fournisseursTéléchargez notre livre blanc pour bien digitaliser votre fonction finance! 

Nouveau call-to-action

Pourquoi digitaliser ses processus comptables ? Quels en sont les avantages ?

En raison du renforcement de l’environnement réglementaire et de l’augmentation des données échangées, les directions financières doivent fournir de plus en plus d’informations. Or, les délais pour fournir ces informations tendent à se raccourcir, tandis que les exigences se renforcent. Les directions doivent également limiter les risques d’erreurs et anticiper les fraudes. Autant de missions qui prennent du temps, demandent toujours plus de ressources, et rognent potentiellement sur l’efficacité des employés.

Heureusement, la transformation digitale des directions financières est en marche depuis plusieurs années. Elle s’illustre notamment par :

  • L’émergence du Cloud et du Big Data,
  • La démocratisation de l’intelligence artificielle et des processus d’automatisation comptable,
  • Le déploiement des outils de dématérialisation,
  • L’essor de nouveaux métiers comme le chef de projet informatique/finance.

Dans ce contexte, la digitalisation permet d’obtenir de véritables gains de temps, et d’automatiser les tâches à plus faible valeur ajoutée pour se concentrer sur des missions plus stratégiques. Et ainsi d’optimiser les ressources dont disposent les entreprises. Par exemple, au lieu de rédiger manuellement leurs contrats, les organisations vont pouvoir disposer d’un logiciel qui rédige et gère leurs documents contractuels tout au long de leur cycle de vie.

Voici quelques avantages (non exhaustifs) à la à la révolution numérique :

 

Un gain de productivité grâce à l’automatisation et la robotisation

En digitalisant leurs processus, les organisations et équipes comptabilité redéfinissent la manière dont les salariés travaillent. Ces derniers peuvent gagner un temps précieux sur des tâches répétitives et/ou complexes. Exemple typique : la gestion comptable. Avec l’aide d’une plateforme ou d’une application, il devient possible de réaliser des calculs complexes, d’imputer des frais et d’éditer des factures automatiquement, le tout en quelques secondes seulement. Dès lors, les équipes des directions financières ont plus facilement et plus rapidement accès aux données et gagnent en productivité.

 

Une meilleure efficacité des processus

La digitalisation des services, des données et des méthodes comptables (par exemple : les encaissements clients) est source d’efficacité pour les entreprises. Celles qui ne passent pas le cap prennent le risque d’être rapidement victimes d’obsolescence… La digitalisation permet également aux sociétés de rester compétitives et de soigner leur réputation, que ce soit en interne ou en externe. Mais aussi d’améliorer leurs recrutements, car les salariés ont plus envie de travailler dans des entreprises équipées de logiciels performants.

Plus de facilité pour analyser les données

Avec l’émergence du Big Data, la collecte et l’analyse des données permettent de prendre des décisions stratégiques à moindre coût.
Les outils digitaux donnent en effet accès à des tableaux de bord (dashboards) très simples à lire, qui permettent aux équipes de prendre les meilleures décisions.
Par exemple, en analysant les données de leurs clients intégrées à ces tableaux de bord, les entreprises peuvent cibler et anticiper leurs besoins. Et ainsi augmenter leur satisfaction et leur fidélisation.

Quels sont les risques que prennent les entreprises qui ne digitalisent pas ?

Les entreprises qui ne s’engagent pas dans la transformation numérique prennent plusieurs risques :

  • Le risque de perdre grandement en productivité.
  • Le risque associé de perdre en compétitivité.
  • La lassitude potentielle de leurs salariés, qui au lieu de se concentrer sur des tâches stratégiques vont consacrer une bonne partie de leur temps à des tâches à faible valeur ajoutée.
  • Le risque de ne pas évoluer sur leur marché.
  • Le risque de perdre en innovation.

On pense par exemple à l’entreprise Kodak, leader mondial du marché de la photographie dans les années 1980, qui n’a pas cru au potentiel de l’appareil photo numérique… et a fini par se laisser concurrencer par des entreprises plus innovantes.

La mise en œuvre de la digitalisation des processus comptables : quels métiers sont concernés ?

Voici les métiers de la finance qui se réinventent, et que les entreprises doivent intégrer dans leurs processus de digitalisation.

Le directeur financier (DAF), responsable de la digitalisation globale

Le DAF est garant de la bonne gestion administrative et financière de son entreprise. Avec la transformation digitale, son rôle devient désormais plus stratégique : c’est lui qui va endosser la responsabilité de la bonne mise en œuvre des procédures.

Mise en place des logiciels d’aide à la décision, planification budgétaire, analyse des données financières, contrôle du respect des processus financiers, mise en place de la conduite du changement… En plus de ces missions, le DAF se retrouve en première ligne pour prévenir et gérer les risques grâce aux outils numériques. Par exemple, c’est lui qui est garant de la chaîne de paiement de l’entreprise.

La comptabilité, fortement impactée par la digitalisation des processus

Le poste de comptable est fortement impacté par la transformation digitale. Jusqu’à présent, ce dernier devait saisir des tableaux de données et produire des rapports (comptes d’exploitation, bilans…). Avec l’automatisation des processus, le comptable dispose d’un nouveau rôle, qui tend plus vers un poste de vérification des informations émises par les logiciels dédiés. Mais aussi et surtout de leur analyse. C’est un bon exemple des changements conséquents que peut apporter la digitalisation : le comptable d’il y a 20 ans n’est plus le même qu’aujourd’hui.

Le chef de projet IT/Finance, un métier né de la digitalisation des processus

Le chef de projet IT/Finance est un profil émergent, que l’on retrouve de plus en plus dans les grandes entreprises. Ce dernier agit comme un intermédiaire entre la direction de l’entreprise et les équipes techniques, pour assurer la mise en place des méthodes numériques. Par exemple : le déploiement de nouveaux ERP et/ou d’outils digitaux à destination de la fonction finance. En conséquence, ce poste demande trois grandes catégories de compétences : l’informatique, la gestion de projet et le contrôle de gestion.

Comme le DAF, ce métier va avoir une grande part de responsabilité dans la digitalisation : c’est lui, en effet, qui va participer au choix et au déploiement des outils numériques.

Le Data analyst

Le métier de Data analyst est né avec la digitalisation et est un métier d’expert. Celui-ci s’appuie sur des outils permettant d’exploiter et d’analyser les données de l’entreprise, pour aider les directions dans leur prise de décision. Pour cela, il extrait les informations utiles des bases de données et les met en avant. C’est un poste stratégique, qui nécessite des compétences mathématiques et informatiques.

Les solutions de digitalisation des processus pour les directions financières

Les solutions de digitalisation des processus sont devenues un élément essentiel pour les directions financières, qui cherchent à rationaliser leurs opérations.

Des technologies comme l’intelligence artificielle, la Blockchain ou encore le Cloud permettent ainsi de simplifier les tâches les plus complexes et/ou fastidieuses, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité des processus.

Par exemple, notre plateforme de gestion des risques de fraude permet d’automatiser toutes les tâches relatives à la détection de la fraude, réduisant fortement le travail manuel des équipes et améliorant la gestion du risque. Notre solution éradique le risque de fraude et d’erreur en utilisant des mécanismes de sécurité avancés basés sur l’automatisation.

En utilisant des solutions de digitalisation comme Trustpair, les directions financières peuvent notamment :

  • Simplifier les processus de comptabilité et de finance,
  • Améliorer la gestion de la trésorerie,
  • Simplifier la gestion des contrats,
  • Optimiser la gestion des paiements,
  • Améliorer la visibilité des données financières.

Vous souhaitez en apprendre sur Trustpair ? Contactez l’un de nos experts fraude !

Digitaliser processus contrôles des tiers - Demo Trustpair

Pour conclure..

La digitalisation ne consiste pas uniquement à acquérir des équipements informatiques et/ou à mettre en place des outils numériques pour remplacer les processus manuels. Celle-ci doit s’accompagner d’une stratégie claire et définie, mais aussi d’une formation des membres de l’entreprise.

Nous avons vu que la digitalisation des processus permet de gagner en productivité et en efficacité. Elle change aussi en profondeur les métiers traditionnels de la finance, et libère du temps aux salariés pour qu’ils se consacrent à des tâches moins répétitives et plus stratégiques. Grâce à des solutions comme Trustpair, les employés voient ainsi leur travail quotidien allégé et facilité.

FAQ

La digitalisation des processus comptables désigne l’utilisation des nouvelles technologies pour automatiser et améliorer les flux comptables d’une entreprise. Par exemple : l’adoption de logiciels de comptabilité, l’utilisation de solutions de gestion des flux de trésorerie, ou encore la mise en place d’un système de facturation électronique.

Pour les entreprises, c’est important pour des raisons d’efficacité et de productivité (l’automatisation des tâches permet de gagner du temps), mais aussi parce que les processus digitaux permettent une meilleure analyse des données financières.

La digitalisation permet d’automatiser les tâches manuelles, d’accéder facilement aux données financières en temps réel et d’optimiser les coûts. Elle permet également d’améliorer la sécurité des données financières des entreprises. 

Les défis rencontrés par les entreprises dans leurs processus de digitalisation peuvent être : des coûts initiaux élevés, une résistance au changement de la part des salariés, ou encore un manque de compétences techniques en interne.

Il existe de nombreuses solutions pour la digitalisation des processus. Citons notamment les logiciels de comptabilité et de facturation électronique, ou encore les plateformes de contrôle des paiements. Pour les mettre en œuvre, il est nécessaire de bien comprendre les besoins de l’entreprise, de s’assurer de leur conformité aux normes en vigueur, et enfin de former les collaborateurs.

Gérer les risques liés à la Trésorerie d’entreprise.

Suivez nos dernières actualités

Inscrivez-vous à la Newsletter Trustpair et recevez chaque semaine des conseils…
Merci ! Votre inscription à la newsletter Trustpair a bien été prise en compte.

        En cliquant sur « Je m’abonne », vous acceptez recevoir la newsletter Trustpair pour être informé(e) des nouveautés ou de toutes informations importantes sur nos services. En vous abonnant, vous acceptez notre Politique de confidentialité.

newsletter-icone

Articles liés

Le sujet vous intéresse ? Retrouvez l’ensemble des contenus autour de cette thématique.