La digitalisation des processus comptables, un enjeu fort pour les entreprises

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Dernière modification le 30 avril, 2024

Aujourd’hui, 64% des ETI et 46% des PME sont engagées dans la digitalisation. Mais qu’en est-il, de manière plus spécifique, de la digitalisation des processus comptables ? Ce terme désigne l’utilisation des nouvelles technologies pour optimiser les processus comptables des entreprises. Des technologies qui comportent de nombreux enjeux : optimisation des procédés, maîtrise de la trésorerie, mais aussi gestion des données et lutte contre la fraude. Pourquoi est-il est important pour les grandes entreprises de digitaliser leurs façons de faire, et quelles solutions sont à leur disposition lorsqu’elles souhaitent franchir le pas ?

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Pourquoi digitaliser ses processus comptables ? Quels en sont les avantages ?

En raison du renforcement de l’environnement réglementaire et de l’augmentation des données échangées via l’Open Banking, les directions financières doivent fournir de plus en plus d’informations. Or, les délais pour fournir ces informations tendent à se raccourcir, tandis que les exigences se renforcent. Les directions doivent également limiter les risques d’erreurs et anticiper les fraudes. Autant de missions qui prennent du temps, demandent toujours plus de ressources, et rognent potentiellement sur l’efficacité des employés.

Heureusement, la transformation digitale des équipes finance est en marche depuis plusieurs années. Elle s’illustre notamment par :

  • L’émergence du Cloud et du Big Data,
  • La démocratisation de l’intelligence artificielle
  • Le déploiement des outils de dématérialisation,
  • L’essor de nouveaux métiers comme le chef de projet informatique/finance.

Dans ce contexte, la digitalisation permet d’obtenir de véritables gains de temps, et d’automatiser les tâches à plus faible valeur ajoutée pour se concentrer sur des missions plus stratégiques. Et ainsi d’optimiser les ressources dont disposent les organisations. Par exemple, au lieu de rédiger manuellement leurs contrats, les organisations vont pouvoir disposer d’un logiciel qui rédige et gère leurs documents contractuels tout au long de leur cycle de vie.

Voici quelques avantages (non exhaustifs) à la à la révolution numérique :

Un gain de productivité grâce à l’automatisation et la robotisation

En digitalisant leurs processus, les organisations et équipes comptabilité redéfinissent la manière dont les salariés travaillent. Ces derniers peuvent gagner un temps précieux sur des missions répétitives et/ou complexes. Exemple typique : la gestion comptable. Avec l’aide d’une plateforme ou d’une application, il devient possible de réaliser des calculs complexes, d’imputer des frais et d’éditer des factures automatiquement, le tout en quelques secondes seulement. Dès lors, les équipes des directions financières ont plus facilement et plus rapidement accès aux données et gagnent en productivité.

Une meilleure efficacité des processus

La digitalisation des services, des données et des méthodes comptables (par exemple : les encaissements clients) est source d’efficacité pour les sociétés. Celles qui ne passent pas le cap prennent le risque d’être rapidement victimes d’obsolescence… La digitalisation permet également aux sociétés de rester compétitives et de soigner leur réputation, que ce soit en interne ou en externe. Mais aussi d’améliorer leurs recrutements, car les salariés ont plus envie de travailler dans des entreprises équipées de logiciels performants.

Plus de facilité pour analyser les données

Avec l’émergence du Big Data, la collecte et l’analyse des données permettent de prendre des décisions stratégiques à moindre coût.
Les outils digitaux donnent en effet accès à des tableaux de bord (dashboards) très simples à lire, qui permettent aux équipes de prendre les meilleures décisions.
Par exemple, en analysant les données de leurs clients intégrées à ces tableaux de bord, les entreprises peuvent cibler et anticiper leurs besoins. Et ainsi augmenter leur satisfaction et leur fidélisation.

Quels sont les risques que prennent les entreprises qui ne digitalisent pas ?

Les organisations qui ne s’engagent pas dans la transformation numérique prennent plusieurs risques :

  • Le risque de perdre grandement en efficacité et rentabilité.
  • Le risque associé de perdre en compétitivité.
  • La lassitude potentielle de leurs salariés, qui au lieu de se concentrer sur des missions stratégiques vont consacrer une bonne partie de leur temps à des tâches à faible valeur ajoutée.
  • Le risque de ne pas évoluer sur leur marché.
  • Le risque de perdre en innovation.

On pense par exemple à l’entreprise Kodak, leader mondial du marché de la photographie dans les années 1980, qui n’a pas cru au potentiel de l’appareil photo numérique… et a fini par se laisser concurrencer par des entreprises plus innovantes.

 

Digitalisation des processus comptables : quels métiers sont concernés ?

Les équipes comptables ne sont pas les seules concernées ! Passons en revue les métiers impactés.

Le directeur financier (DAF), responsable de la digitalisation globale

Le DAF est garant de la bonne gestion administrative et financière de son entreprise. Avec la transformation digitale, son rôle devient désormais plus stratégique : c’est lui qui va endosser la responsabilité de la bonne mise en œuvre des procédures.

Implémentation des logiciels d’aide à la décision, planification budgétaire, analyse des données financières, contrôle du respect des processus financiers, aide à la conduite du changement… En plus de ces missions, le DAF se retrouve en première ligne pour prévenir et gérer les risques grâce aux outils numériques. Par exemple, c’est lui qui est garant de la chaîne de paiement de l’entreprise.

La comptabilité, équipe la plus impactée

Le poste de comptable est fortement impacté par la transformation digitale. Jusqu’à présent, ce dernier devait saisir des tableaux de données et produire des rapports (comptes d’exploitation, bilans…). Avec l’automatisation des processus, le comptable dispose d’un nouveau rôle, qui tend plus vers un poste de vérification des informations émises par les logiciels dédiés. Mais aussi et surtout de leur analyse. C’est un bon exemple des changements conséquents que peut apporter la digitalisation : le comptable d’il y a 20 ans n’est plus le même qu’aujourd’hui.

Le chef de projet IT/Finance, un métier né de la digitalisation

Le chef de projet IT/Finance est un profil émergent, que l’on retrouve de plus en plus dans les grandes entreprises. Ce dernier agit comme un intermédiaire entre la direction de l’entreprise et les équipes techniques, pour assurer que la transformation digitale est faite de manière structurée.. Par exemple : le déploiement de nouveaux ERP et/ou d’outils digitaux à destination de la fonction finance. En conséquence, ce poste demande trois grandes catégories de compétences : l’informatique, la gestion de projet et le contrôle de gestion.

Comme le DAF, ce métier va avoir une grande part de responsabilité dans la digitalisation des processus comptables: c’est lui, en effet, qui va participer au choix et au déploiement des outils numériques.

 

Quelles solutions digitales pour les directions financières et les équipes comptables ?

Les plateformes digitales sont devenues un élément essentiel pour les directions financières qui cherchent à rationaliser leurs opérations comptables. De nombreux SaaS sont aujourd’hui dédiées à  l’accompagnement des équipes comptables – plateformes de comptabilité, de facturation, etc. Des technologies comme l’intelligence artificielle, la Blockchain ou encore le Cloud permettent ainsi de simplifier les tâches les plus complexes et/ou fastidieuses, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité des processus.

Par exemple, notre plateforme de gestion des risques de fraude permet d’automatiser toutes les tâches relatives à la détection de la fraude, réduisant fortement le travail manuel des équipes et améliorant la gestion du risque. Notre solution éradique le risque de fraude et d’erreur en utilisant des mécanismes de sécurité avancés basés sur l’automatisation. La plateforme cetnralise toutes les données de vérification et de paiements aux tiers. Les équipes comptables sont plus sereines dans leurs activités au quotidien.

Comment choisir les plateformes les plus adaptées à vos enjeux ?

L’une des priorités est d’identifier les besoins  de son organisation afin de sélectionner les outils adéquats, en se posant les bonnes questions. Quels processus et missions ont le plus besoin d’être optimisées ? Y-a-t-il des faiblesses en matière de communication, de centralisation des données etc. ? Il faut aussi déterminer un budget et des ressources, afin d’être réaliste dans ses attentes.

Par ailleurs, il est important d’impliquer les équipes dans la mise en œuvre de ce type de projet : il faut leur expliquer les enjeux, les bénéfices etc. Un projet de digitalisation réussi dépend de l’adoption de l’outil par les équipes : répond-il à leurs besoins ? Ont-elles bénéficié d’une formation ? Peuvent-elles partager leurs fedbacks ? etc.

 

Pour conclure…

La digitalisation ne consiste pas uniquement à acquérir des équipements informatiques et/ou à mettre en place des outils numériques pour remplacer les processus manuels. Celle-ci doit s’accompagner d’une stratégie claire et définie, mais aussi d’une formation des membres de l’entreprise.

La digitalisation des processus comptables permet de gagner en productivité et en efficacité. Elle change aussi en profondeur les métiers traditionnels des DAF, et libère du temps aux salariés pour qu’ils se consacrent à des tâches moins répétitives et plus stratégiques. Grâce à des solutions comme Trustpair, les employés voient ainsi leur travail quotidien allégé et facilité. Vous souhaitez en apprendre sur Trustpair ? Contactez l’un de nos experts fraude !Digitaliser processus contrôles des tiers - Demo Trustpair

FAQ

La digitalisation des processus comptables désigne l’utilisation des nouvelles technologies pour automatiser et améliorer les flux comptables d’une entreprise. Par exemple : l’adoption de logiciels de comptabilité, l’utilisation de solutions de gestion des flux de trésorerie, ou encore la mise en place d’un système de facturation électronique.

Pour les organisations, c’est important pour des raisons d’efficacité (l’automatisation des tâches permet de gagner du temps), mais aussi parce que les outils digitaux permettent une meilleure analyse des données financières.

La digitalisation permet d’automatiser les tâches manuelles, d’accéder facilement aux données financières en temps réel et d’optimiser les coûts. Elle permet également d’améliorer la sécurité des données sensibles des entreprises. 

Les défis rencontrés par les organisations dans leur transformation digitale peuvent être : des coûts initiaux élevés, une résistance au changement de la part des salariés, ou encore un manque de compétences techniques en interne.

Il existe de nombreuses solutions pour la digitalisation des processus. Citons notamment les logiciels de comptabilité et de facturation électronique, ou encore les plateformes de contrôle des paiements. Pour les mettre en œuvre, il est nécessaire de bien comprendre les besoins de l’entreprise, de s’assurer de leur conformité aux normes en vigueur, et enfin de former les collaborateurs.

Gérer les risques liés à la Trésorerie d’entreprise.

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