Direction financière : alliez performance et conformité dans vos processus de paiement

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Chez Trustpair, nous avons à coeur de vous partager les solutions innovantes faisant parties de notre écosystème. Aujourd’hui, découvrez Stratumn, solution pour rendre les processus et flux financiers plus fiables, simples et efficaces.

Optimiser les liquidités est le nerf de la guerre pour toutes les entreprises, il faut constamment trouver un équilibre entre les flux sortants – les paiements fournisseurs – et les flux entrants – les règlements clients. Alors comment allier performance et conformité dans ces processus de paiement ? 

Optimisation des liquidités : entre conformité et image de marque

Même si l’optimisation des liquidités reste un sujet pour tous, les objectifs des grands groupes et des PME ne sont pas alignés dans leur gestion de trésorerie : les premiers adoptent une gestion prudentielle du cash, quand les PME cherchent à faire rentrer les liquidités au plus vite. L’équilibre est donc souvent ténu, et les retards de paiement sont une constante.

Un enjeu stratégique pour les grandes entreprises

Il ne faut cependant pas croire que seules les PME subissent des conséquences de ces retards de paiement. Quelles sont-elles pour vous, ETI et grandes entreprises ? Il en existe au moins trois. Déjà, les retards de paiement détériorent votre image de marque. Qui souhaite assumer la responsabilité de la faillite d’un fournisseur, surtout en temps de crise ? Par ailleurs, vous n’êtes pas en conformité et donc vous risquez des pénalités. Enfin, cela signifie que vous n’avez pas un monitoring précis de votre cash. En somme : vos processus financiers ont des failles.

Une réglementation stricte

Pourtant, sur les délais de paiement, la règle est claire et connue de tous : sans accord préalable entre le client et le fournisseur, le délai de paiement maximum est de 30 jours suivant l’exécution de la prestation ou la réception des marchandises.

La DGCCRF procède à des contrôles de plus en plus réguliers. S’en suivent des amendes pouvant aller jusqu’à 4M€. Une intransigeance que confirme le dernier rapport de la DGCCRF : en 2019, 22,4M€ d’amendes ont été distribuées, soit une augmentation de 30% par rapport à 2018. 

Vient alors une question : comment envoyer un signal de confiance à l’écosystème, réconcilier grands groupes et PME, en alliant performance et conformité ?

Conformité et performance : les 5 étapes clés de vos paiements fournisseurs

5 étapes sont clés pour vos paiements fournisseurs. D’une part, il s’agit d’assurer la conformité : prouver que tout a été réalisé dans les temps, par les bons intervenants. D’autre part, un suivi de ces étapes clés garantit un cycle de paiement efficace : savoir qui est intervenu et quand est nécessaire pour relancer, valider, demander une modification ou optimiser le processus. 

Sur le plus long terme, une gestion fine de ces dates facilite la consolidation comptable en clôture, garantit une bonne relation fournisseurs et donc une bonne entente en interne. Les directions métiers sont aujourd’hui trop souvent impuissantes sur les processus de paiement, alors même qu’elles sont en contact direct avec les fournisseurs. 

5 dates à monitorer pour des paiements fournisseurs à l’heure

Voici les 5 grandes étapes à suivre de près : 

  • La date d’émission, 
  • La date de réception, 
  • La date de validation, 
  • La date de comptabilisation, 
  • La date de paiement. 

Vous pensez que c’est évident ? Nous sommes d’accord avec vous ! Cependant, si, aujourd’hui, un tiers des entreprises payent en retard, cela sous-entend que le monitoring n’est pas si aisé.

Comment suivre efficacement chacune des dates clés pour accélérer le processus de paiement des factures fournisseurs et garantir la conformité de l’entreprise ? 

Respect des délais de paiement : la technologie en facilitateur 

Comme la plupart des entreprises, vous avez sans doute adopté des outils pour vous permettre de suivre vos processus financiers. Que ce soit un ERP multifonctions ou un logiciel vertical de gestion des factures, vous avez digitalisé vos processus pour gagner en temps et en efficacité. C’était en tout cas la promesse initiale de votre outil.

Des processus financiers encore trop manuels 

Malgré l’investissement – financier, humain et temporel – votre équipe se retrouve à procéder à des contrôles manuels sur votre outil financier. Dès qu’une exception voit le jour, l’outil n’est pas capable de la traiter. On estime pourtant que 20 à 50% des factures sont considérées comme des exceptions ! Malheureusement, cela concerne autant les vieux ERP que les outils financiers nouvelle génération basés sur le cloud. 

Des outils historiques lourds et peu agiles

Il est question ici de la première génération d’ERP. Des outils lourds et peu agiles : il est difficile – presque impossible – de modifier leurs réglages. Vous êtes condamné à continuer vos contrôles manuels si vous ne voulez pas changer tout votre système d’information. 

Un changement d’envergure nécessite généralement plusieurs mois d’implémentation et l’intervention d’un cabinet externe. 

Les outils nouvelle génération : cloud, IA et automatisation 

Ces nouvelles solutions comptables et financières, qui s’appuient sur l’automatisation et l’intelligence artificielle, semblent régler le problème. Pourtant, il y a 50% d’échecs ! Pourquoi ? Elles se concentrent souvent sur la réconciliation comptable ou l’automatisation de processus. Ces outils traitent finalement du problème en aval et ne cherchent pas à éviter la création des écarts.

Comment faire pour obtenir une meilleure performance de vos outils financiers, sans faire table rase de tout ce qui a été mis en place jusqu’à présent dans votre direction financière ? 

Stratumn vous accompagne dans l’optimisation de vos processus financiers 

Faire de la finance un sport collectif 

Chez Stratumn, nous sommes convaincus que l’automatisation ne doit pas se faire au détriment des habitudes de collaboration. 

Pour remédier aux écarts, notre solution traite le problème en amont. Elle permet aux équipes Finance de digitaliser simplement leurs processus et d’échanger, avec leur département, les directions métiers, les fournisseurs, les clients et même le reste du SI. 

Le tout dans une interface unique, qui regroupe l’ensemble des données chiffrées et contextuelles sur vos flux financiers.  

Optimiser et tracer les processus financiers avec Trace 

Grâce à notre outil :

  • Vous pouvez suivre vos factures et encours en temps réel. Vos factures sont traitées dans les délais.
  • Nous utilisons la blockchain comme preuve d’audit. Elle trace les actions et les délais de paiement. 
  • Vous facilitez vos échanges : vos partenaires sont notifiés en temps réel, les risques de retard sont identifiés. Finies les relances intempestives !

Améliorer ses processus sans perdre son historique

Bonus : notre solution ne vient pas en remplacement de vos outils existants. Elle s’y connecte pour éliminer toute rupture de charge.

Vous souhaitez ajouter plus de performance à vos processus financiers, tout en garantissant votre conformité ? Parlez-en avec les experts Stratumn !

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