Le saviez-vous ? La e-facture deviendra bientôt obligatoire pour certaines entreprises (les dates doivent être précisées dans le cadre de la prochaine loi de finances). De quoi s’agit-il exactement ? Qu’est-ce que la e-facturation, comment fonctionne-t-elle et quels sont ses avantages ?
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Qu’est-ce que la e-facturation ?
E-facturation : définition et fonctionnement
Le recours à la e-facturation (ou facture électronique) va progressivement devenir obligatoire dans les prochaines années pour toutes les entreprises. Cette mesure a été introduite par l’article 153 de la loi de finance pour 2020.
Pour l’État, l’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA et de connaître en temps réel l’activité des entreprises sur le territoire.
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue au format numérique. Il ne suffit pas de numériser sa facture papier : dans ce cas, on ne parle pas de facture électronique, mais de facture dématérialisée. Il est important de bien faire la différence.
Pour réaliser des factures au format électronique, toute entreprise devra choisir un prestataire entre :
– Le portail public de facturation (PPF) : ce portail appelé Chorus Pro permet de générer, envoyer et gérer des factures électroniques. Il centralise également toutes les données de paiement pour les transmettre à l’administration fiscale.
– Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) : ce sont des plateformes privées immatriculées par l’Etat. Elles sont chargées d’émettre, transmettre, réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client, et de transmettre les données de paiement à l’administration fiscale.
A noter : seules ces plateformes sont habilitées à transmettre les factures à leurs destinataires, et les données de paiement à l’administration fiscale.
Le calendrier de la e-facture
Le calendrier exact de généralisation de la facture électronique reste à préciser. Cependant, il est important de prendre en compte l’ordre chronologique suivant :
1) Obligation de réception de la facture électronique pour l’ensemble des entreprises, et obligation d’émission pour les grandes entreprises.
2) Obligation d’émission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
3) Obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises, les TPE et les micro entreprises.
Quels sont les avantages de la e-facturation ?
La e-facturation présente de nombreux avantages pour les entreprises. En voici une liste non exhaustive :
- Des gains de temps et de productivité : la facture électronique coûte beaucoup moins cher que la facture papier, grâce à l’économie de papier et de stockage des documents. Les factures sont par ailleurs générées très rapidement, ce qui a pour effet d’améliorer la productivité. Fini le processus complexe et chronophage de gestion des factures papier
- Des délais de paiement améliorés : en assurant la réception de la facture par le client, la e-facturation améliore le suivi des transactions ainsi que les délais de paiement.
- Une plus grande facilité de déclaration : avec la facturation électronique, les déclarations de TVA sont pré-remplies. Cela facilite la déclaration et permet de réduire drastiquement les erreurs.
- Une meilleure sécurité : la traçabilité et le suivi des factures est renforcé, de même que leur archivage électronique.
- Des bienfaits environnementaux : le papier a une empreinte carbone importante. La numérisation des factures permet de réduire celle-ci.
Quelles sont les obligations règlementaires en matière de e-facturation ?
Que faut-il faire figurer sur une e-facture ?
Dès lors qu’une transaction est réalisée entre deux professionnels, l’émission d’une facture en double exemplaire est obligatoire. Cette facture doit être délivrée à la fin de l’exécution de la prestation de services, ou au moment de la livraison du bien.
En ce qui concerne la facture électronique plus spécifiquement, les entreprises concernées doivent produire leurs factures sur une plateforme agréée. Il peut s’agir du Portail Public de Facturation (PPF) Chorus Pro ou d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui se charge :
- D’émettre la facture électronique et de la transmettre au client ;
- De communiquer les données comptables relatives à la facture à l’administration fiscale.
L’utilisation d’une plateforme qui assure la conformité réglementaire du format des factures est obligatoire.
Que faire figurer sur une e-facture ?
Les mentions obligatoires devant figurer sur une facture électronique sont les mêmes que pour une facture papier. Il s’agit de :
- La date de l’opération (vente ou prestation de services) ;
- Le numéro de la facture et sa date d’émission ;
- L’identité de l’entreprise qui a fourni le bien ou le service (siège social, Siren ou Siret, code NAF, numéro RCS…)
- L’identité du client ;
- Le numéro de TVA, le cas échéant ; ;
- Le détail des produits ou services vendus : quantités, prix unitaires, éventuels taux de TVA, etc.
- La date ou le délai de paiement de la facture.
Depuis le 24 avril 2019, l’article 441-9 du Code de Commerce impose par ailleurs de faire figurer deux obligations supplémentaires sur les factures :
- Le numéro du bon de commande établi au préalable (le cas échéant) ;
- Les adresses de facturation du vendeur ou du client si celles-ci diffèrent de leurs adresses respectives.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
Le non-respect des obligations de facturation et de transmission des données de facturation sont sanctionnées de :
- 15 € par facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile ;
- 250 € en cas de non-respect à l’obligation de e-reporting, plafonnée à 15 000 € par année civile.
Il est donc important de respecter les règles relatives à la facturation électronique, sous peine de se voir imposer des pénalités.
Comment implémenter la e-facturation dans votre entreprise ?
Mettre en place la facturation électronique dans son entreprise demande un peu d’anticipation et d’organisation. Voici les étapes à suivre :
Connaître les aspects de la réglementation sur la e-facturation
Avant toute chose, il est essentiel de maîtriser la nouvelle réglementation en matière de facturation. A terme, toutes les entreprises devront en effet :
- Faire un choix entre les solutions de dématérialisation : le PPF ou les plateformes privées immatriculées dites PDP. Il est possible d’utiliser un Opérateur de dématérialisation non certifié (OD), mais celui-ci doit être adossé au PPF ou à une PDP ;
- Transmettre toutes les données de paiement à l’administration fiscale (ce e-reporting est automatique en ayant recours à une PDP).
Réaliser un état des lieux
Il est important de faire un état des lieux des processus de facturation de l’entreprise. Concrètement : quels sont les processus concernant les flux de factures ? Sont-ils structurés ? Quels sont les collaborateurs qui sont chargés de ces processus ? Ont-ils besoin d’une formation complémentaire ?
Choisir une plateforme de facturation électronique
C’est sans doute l’étape la plus importante ! PPF ou PDP ? Si ces deux plateformes sont homologuées, la seconde dispose d’un statut privé et propose des fonctionnalités étendues. Par exemple : des modules complémentaires et des intégrations avec des outils anti-fraude tels que Trustpair. En contrepartie, elle est libre de fixer ses tarifs.
Anticiper les impacts en interne
Cette étape est importante : il s’agit de prévoir les conséquences potentielles de la mise en place d’un tel projet. Cela nécessite de mettre en place une politique de conduite du changement, et des mesures adaptées : information des collaborateurs et des clients et fournisseurs de l’entreprise, plans de formation, etc.
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Pour conclure…
Les impacts de la mise en place de la facturation électronique en entreprise ne sont pas à négliger. Le maître mot est l’anticipation : plus ces nouveaux processus auront été préparés en amont, plus leur mise en place sera fluide.
