Dès 2024, la facturation électronique obligatoire se généralise aux grandes entreprises. Au cours des deux années suivantes, elle s’étendra ensuite aux entreprises de taille intermédiaire (ETI) et aux petites, moyennes et très petites entreprises (PME / TPE). Mais en quoi consiste la facturation électronique ? Quelles sont les dispositions légales et modalités technique ? Comment y préparer votre entreprise ?
Nous faisons le point.
Facturation électronique obligatoire en 2024 : que prévoit la loi ?
A partir de 2024, la facturation électronique obligatoire s’appliquera à une majorité d’entreprises de toutes tailles. Le législateur poursuit un triple objectif :
- Lutter contre la fraude à la TVA (voir vérification des numéros TVA intracommunautaire)
- Simplifier la vie des entreprises
- Assurer un suivi en temps réel de l’activité
D’après l’INSEE, la fraude à la TVA représente chaque année entre 20 et 25 milliards d’euros de perte pour l’Etat. On comprend donc l’importance pour les autorités de s’emparer plus intensément de cette problématique. La facturation électronique obligatoire en 2024 présente également un enjeu de compétitivité, grâce à une simplification des démarches administratives au sein de l’entreprise.
Enfin, la loi prévoit que la transmission des factures électroniques ne se fasse plus en direct, mais transite par un système centralisé : soit le portail public de facturation Chorus Pro, soit une plateforme externe accréditée par l’Etat.
Afin de donner le temps nécessaire aux entreprises pour s’adapter à cette nouvelle obligation réglementaire, la loi prévoit un déploiement en 3 étapes :
- Juillet 2024 : grandes entreprises
- Janvier 2025 : ETI
- Janvier 2026 : PME / TPE
Les structures individuelles, comme les micro-entreprises, ne sont donc pas concernées par la facturation électronique obligatoire dès 2024, mais doivent néanmoins se préparer à en recevoir de la part de leurs partenaires.
Il convient donc de préciser en quoi consiste exactement une facture électronique.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique est une facture créée et transmise en ligne dans un format électronique comportant des données structurées. Ces données permettent d’assurer la bonne lecture de la facture par les logiciels d’intégration (de comptabilité, d’archivage, de transmission, etc.).
A noter que la facture électronique doit toujours contenir un certain nombre d’informations légales et contextuelles, comme le numéro SIREN, la période fiscale, le numéro de facture, etc.
La dématérialisation concerne les 5 étapes du processus de facturation :
- Création
- Transmission
- Réception
- Intégration dans le système de comptabilité
- Archivage
Une facture imprimée puis numérisée n’entre pas dans ce cadre : il est nécessaire que la facture soit créée en ligne avec un format électronique autorisé.
Quels sont les formats de facturation électronique ?
Voici les 3 formats de facturation électronique autorisés :
- Cross Industry Invoice (CII)
- Universal Business Language (UBL)
- Format mixte (fichiers XML + PDF)
Dans le Journal Officiel daté du 9 octobre 2022, le décret précise que ces formats ont l’avantage de contenir des données structurées. Dans le cadre de la relation tripartite Acheteur – Vendeur – Administration fiscale, ces données permettent ainsi une lecture uniforme de la facture par toutes les parties prenantes.
L’entreprise doit dès lors anticiper la mise en place de la facturation électronique obligatoire dès 2024.
Quel modèle adopter pour votre facturation électronique ?
Pour adopter la facturation électronique, il faut réfléchir au modèle, c’est-à-dire à la manière dont vous allez l’intégrer dans vos processus existants.
Parmi les situations possibles, il est possible que votre entreprise réalise des factures au format PDF. Or, il est désormais nécessaire de prendre en compte les données structurées en anticipant le déploiement de la facturation électronique obligatoire dès 2024.
Grâce aux outils de comptabilité, vous pouvez déjà dématérialiser la facturation et garder l’information tout au long de la chaîne de paiement. Ainsi, une fois que le paiement est réalisé, tous les contrôles nécessaires ont été effectués.
A ce titre, il est conseillé d’adopter une solution de lutte contre la fraude. Effectivement, un logiciel de comptabilité n’assure pas la vérification de l’identité des tiers. Or, les DAF sont tenues d’effectuer suffisamment de contrôles pour garantir l’authenticité des tiers et ainsi minimiser le risque de fraude.
Vous pouvez dès lors recourir à une plateforme agile et collaborative, comme Trustpair. Les Directions Administratives et Financières, la comptabilité et la trésorerie bénéficient d’une vérification automatique, systématique et répétée des coordonnées tiers entrées dans la base tiers. En cas de changement (nouveau RIB fournisseur par exemple), une nouvelle vérification s’applique. Vous vous protégez ainsi efficacement et en permanence du risque de fraude.
Pour en savoir plus, demandez une démonstration de Trustpair.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique obligatoire en 2024 présente de multiples avantages pour les entreprises :
- Réduction des coûts : grâce à la dématérialisation, il n’est plus nécessaire d’imprimer les factures. L’entreprise économise ainsi sur l’impression ainsi que sur l’achat du matériel tout en optimisant ses process
- Meilleure traçabilité : la facture est stockée dans un fichier centralisé auquel peuvent accéder tous les services pertinents, comme la comptabilité et la trésorerie. Cela permet de plus de conserver l’historique de vie de la facture, de la création au déclenchement du paiement
- Accès à distance : puisque les factures sont stockées en ligne, tout collaborateur disposant des autorisations peut y accéder, sans avoir besoin de se déplacer jusqu’aux locaux de l’entreprise
- Délais de paiement réduits : l’envoi en ligne est instantané et vous gardez une trace. La transmission rapide de la facture assure ainsi des délais de paiement plus courts
- Démarche écologique : la facturation ne requiert plus d’impression, donc plus de papier ni d’encre, ce qui est évidemment un processus davantage écoresponsable. Cela concerne également la transmission des factures, qui se fait exclusivement en ligne et non plus par envoi postal
Ainsi, bien que la facturation électronique obligatoire en 2024 constitue un impératif légal, il s’agit également d’un vecteur d’opportunités pour gagner en efficacité au sein de l’entreprise.
Facturation électronique obligatoire : comment s’y préparer ?
Pour se préparer à la facturation électronique obligatoire en 2024, il faut commencer par évaluer le système existant. Il se peut que l’entreprise imprime, puis numérise les factures, ou les réalise au format PDF. Il est dès lors nécessaire d’identifier les processus obsolètes afin de préparer au mieux la mise en place de la facturation électronique.
Il est ensuite recommandé de s’équiper d’un logiciel de comptabilité. Ces outils sont mis à jour en temps réel en fonction des évolutions réglementaires et prennent ainsi en compte les nouvelles obligations. Un logiciel comptable permettra non-seulement d’établir, d’envoyer et de stocker les factures électroniques, mais aussi de les transmettre à l’administration fiscale.
