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La gestion des factures fournisseurs est une vraie galère pour les entreprises françaises. La faute à des processus compliqués et inefficaces, car trop souvent manuels et basés sur des processus trop souvent manuels, dépassés et chronophages. En effet, 80% des factures échangées en France actuellement le sont sous format papier.
C’est pourquoi, suite à la publication de la loi de finances 2020, l’annonce de la généralisation de la facture électronique dans les échanges B2B en France va faire l’effet d’une petite bombe pour les entreprises. Mais, loin d’être à craindre, ce changement peut être un vrai levier d’efficacité, à condition de bien prendre le virage. Et pour cela il faut être capable de l’anticiper et donc de bien appréhender le sujet.
Alors qu’est-ce qu’une facture électronique ? Qu’est-ce qui attend les entreprises pour 2023 ? Comment anticiper le changement pour en tirer les bénéfices espérés ? On fait le point !
La gestion des factures fournisseurs : un centre de coût pour les entreprises
Une étude réalisée par le cabinet Ernst & Young le dit mieux que nous : le coût de gestion d’une facture fournisseur papier est estimé à 15€ par facture ! Quand on sait que certaines entreprises peuvent en traiter plusieurs dizaines de milliers chaque année, on vous laisse faire le calcul…
Si le chiffre paraît énorme, il se comprend facilement une fois décomposé. Que ce soient des coûts directs (impression, scan, archivage, etc) ou indirects (temps passé au tri, à la saisie des informations, les pertes de documents, la gestion des litiges, etc), les centres de coûts se multiplient dans le processus de traitement !
A ces coûts de gestion peuvent également s’ajouter d’éventuelles sanctions pour défaut de facturation ou pour retards de paiement. Car c’est bien là l’un des principaux risques de processus inefficaces : ne pas réussir à tenir les délais de paiement légaux. Et c’est un sujet très sensible pour l’Etat qui met de plus en plus de sanctions en place pour lutter contre les retards de paiement. Car ceux-ci étaient déjà à l’origine d’1/4 des faillites d’entreprises en France avant la crise sanitaire. Difficile de croire que la situation se soit améliorée depuis.
Cette lourdeur administrative pour les entreprises est l’une des raisons qui a poussé l’Etat à prendre les choses en main et à généraliser la facture électronique pour les échanges B2B.
Comment la facture électronique va changer tout cela
Comme nous l’avons vu, le traitement des factures au format papier est très contraignant pour les entreprises. C’est pourquoi, suite à la publication de l’article 153 de la Loi de finances 2020, l’Etat prévoit la généralisation de la facture électronique entre assujettis à la TVA en France. Mais savez-vous vraiment ce qu’est une facture électronique ?
Petit rappel : qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Cette définition est fixée par l’article 289 du code général des impôts. Voici ce qu’il dit : « une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si et seulement si le processus est dématérialisé de bout en bout ».
Il faut donc comprendre que, pour que votre facture électronique ait une valeur légale, elle n’ait jamais été imprimée.
Différents formats de factures électroniques existent actuellement :
- le PDF
- les formats dits « structurés » : de type XML, illisible pour l’humain mais où les données sont organisées afin d’être interprétables automatiquement par les logiciels de gestion
- les formats dits « mixtes » : un mélange entre un format lisible pour l’humain et un format structuré
La facture électronique obligatoire en B2B à partir de 2023
Comme nous l’avons évoqué plus haut, l’Etat prévoit la généralisation de la facture électronique pour les échanges B2B en France. Avec cette mesure, il poursuit 2 objectifs : réduire la charge administrative des entreprises (temps et coûts de traitement) et surtout améliorer la lutte contre la fraude à la TVA.
Pour mener à bien ce projet, il a défini un calendrier en 2 étapes :
- En 2023 : obligation pour toutes les entreprises d’être en capacité de recevoir des factures électroniques
- De 2023 à 2025 : obligation progressive pour les entreprises d’émettre des factures électroniques en fonction de leur taille (2023 les GE, 2024 les ETI et 2025 les PME/TPE)
Et, comprenons-nous bien, quand l’Etat parle de facture électronique, il ne parle pas de PDF. En effet, une facture reçue et traitée au format PDF implique également de nombreuses actions manuelles et limite les possibilités d’automatisation. La loi prévoit donc la fin progressive de l’utilisation du PDF pour les factures entre 2023 et 2025.
Quels bénéfices attendre du passage à la facture électronique ?
Si le coût de traitement d’une facture papier est estimé à 15€/facture, il est de 5€/facture en électronique. En effet, beaucoup de tâches sont automatisables. Fini le tri du courrier, la saisie manuelle des informations, les pertes de documents, etc.
En dématérialisant les factures fournisseurs, les tâches manuelles disparaissent, les processus de validation sont fluidifiés et les sources d’erreurs, donc de conflits ou de sanctions, diminuent.
Autre bénéfice appréciable actuellement : l’accès à la donnée est simplifié. En effet, beaucoup d’entreprises l’ont constaté amèrement avec la crise sanitaire. Les processus qui reposent sur le papier ont été fortement impactés avec la généralisation du télétravail.
Le passage à la facture électronique peut également répondre à ce besoin. En utilisant une solution SaaS de centralisation et de gestion des factures fournisseurs telle que Freedz, vous pouvez continuer à traiter vos factures que vous soyez au bureau ou à distance.
Freedz, la solution pour améliorer la gestion des factures fournisseurs
Freedz est une plateforme SaaS qui simplifie la gestion des factures fournisseurs.
Centralisation et archivage des factures au sein d’une plateforme unique, validation en équipe, gestion des fournisseurs, paiement simplifié…
En misant sur la facture électronique, en supprimant les freins liés au papier et aux nombreuses manipulations, Freedz vous permet de gagner en efficacité pour que vous puissiez vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
En alliant des formats de facture électronique automatisés et la gestion des PDF, Freedz vous permet d’anticiper le mode de fonctionnement souhaité par l’Etat, basé sur la facture électronique, tout en étant capable de recevoir des PDF en attendant que vos fournisseurs s’adaptent également.
