Arnaque au changement de RIB, fraude au faux fournisseur, usurpation d’identité, etc. Ces différentes fraudes partagent un point commun : elles reposent sur la fraude documentaire. Chaque année, de nombreuses entreprises sont victimes de tentatives de fraude, lesquelles débouchent le plus souvent sur un préjudice financier. Ainsi, en 2022, 7 entreprises sur 10 ont été visées par des tentatives de fraude à l’identité. De quoi s’agit-il et comment s’en prémunir ?
La fraude documentaire et à l’identité : définition
La fraude documentaire et à l’identité consiste à produire un faux document. Il peut s’agir de documents d’identité (CNI, passeport, etc.), d’entreprise (factures par exemple) ou encore bancaires (un RIB ou un IBAN).
Comme la fraude numérique, la fraude documentaire en entreprise poursuit un objectif simple : parvenir à s’insérer au sein de l’entreprise pour détourner des fonds.
Il peut par exemple s’agir d’un fraudeur qui usurpe l’identité d’un fournisseur. Lorsqu’il contacte l’entreprise pour indiquer un changement de coordonnées bancaires, il transmet un faux RIB : c’est un document qui relève de la fraude documentaire.
Quel est l’impact de la fraude documentaire sur l’entreprise ?
L’impact de la fraude documentaire sur l’entreprise est plus large que les sommes détournées : elle peut mener à une dégradation des relations avec les fournisseurs usurpés et perturber le bon fonctionnement de l’entreprise.
Préjudice financier
En cas de fraude avérée, l’entreprise subit évidemment un préjudice financier qui peut être de plusieurs milliers à plusieurs millions d’euros. La santé financière de l’entreprise s’en trouve donc négativement impactée.
Cela est d’autant plus le cas que l’entreprise peut mettre un certain temps à repérer une fraude. Dans le cas d’un fournisseur dont l’identité a été usurpée, il est possible qu’il ne se retourne pas directement vers l’entreprise s’il constate qu’il n’est pas payé en temps et en heure. Plusieurs mois peuvent s’écouler avant que l’alerte ne soit donnée, malheureusement trop tard.
En plus des sommes perdues, les relations peuvent sérieusement se tendre vis-à-vis des fournisseurs.
Dégradation des relations fournisseurs
À la suite de la fraude, les fournisseurs subissent eux aussi indirectement un préjudice financier, puisqu’ils ne sont pas payés. De plus, ils peuvent se mettre à douter des processus de contrôle et de sécurité au sein de l’entreprise. Par crainte qu’une nouvelle fraude documentaire se produise, certains fournisseurs peuvent ainsi refuser de traiter à nouveau avec l’entreprise victime.
En fonction de la supply chain, le résultat peut être catastrophique. Pour certains biens rares, il n’existe par exemple qu’une poignée de fournisseurs. Le fait de perdre un fournisseur critique peut alors sérieusement affecter la chaîne d’approvisionnement. Ce sont donc les processus majeurs de l’entreprise qui s’en trouvent perturbés.
Perturbation des processus d’achat / vente
Puisque la chaîne d’approvisionnement est temporairement coupée en cas de rupture de contrat avec un fournisseur, les biens ne peuvent plus être commercialisés. Une fois les stocks écoulés, l’entreprise se retrouve donc en difficulté pour s’approvisionner de nouveau.
Conséquence : elle se retrouve dans l’incapacité de livrer ses clients. L’impact financier d’une fraude documentaire est à nouveau significatif et les clients, mécontents, peuvent exprimer publiquement leurs critiques et entacher la réputation de votre entreprise.
Il est dès lors essentiel de se prémunir efficacement contre le risque de fraude documentaire et de sécuriser les paiements des fournisseurs.
Comment lutter contre la fraude documentaire ?
Afin de lutter contre la fraude documentaire, de nombreuses actions peuvent être menées en interne, comme le renforcement des contrôles ou la sensibilisation des collaborateurs à la détection de la fraude.
Scinder les tâches critiques entre les collaborateurs
Ce processus s’appelle la ségrégation des tâches : il consiste à ce qu’une même personne ne puisse pas effectuer un ensemble d’actions critiques.
Prenons le processus de paiement. Il est constitué de plusieurs étapes, de l’édition de la facture à la mise en place du virement et à son autorisation. Le risque est ainsi bien plus important si l’intégralité du processus est concentrée dans les mains d’une seule personne. Effectivement, si le collaborateur est trompé et ne parvient pas à détecter la fraude, il dispose de toute la latitude nécessaire pour permettre à la fraude de réussir. Séparer les tâches critiques est donc un premier rempart contre la fraude documentaire.
L’entreprise peut également mettre en place le principe des 4 yeux, similaire à la ségrégation des tâches. En plus de répartir les actions critiques entre plusieurs collaborateurs, le « four-eyes principle » établit une procédure en cas d’urgence. Ainsi, si une tentative de fraude documentaire est détectée, l’entreprise dispose d’une feuille de route à suivre.
Réaliser des contrôles réguliers
Les fraudeurs ne connaissent pas de répit et la lutte contre la fraude documentaire requiert une vigilance de tous les instants en interne. Il est notamment essentiel de mettre en place des procédures de contrôle des RIB avant d’autoriser tout paiement d’un tiers. Les services concernés (trésorerie, comptabilité, achat, etc.) doivent donc réaliser tous les contrôles nécessaires en amont.
L’entreprise doit systématiser ces contrôles afin de limiter le risque de fraude documentaire. Par exemple, si un fournisseur contacte l’entreprise pour indiquer un changement de RIB, il est nécessaire de procéder à une vérification, quel que soit le niveau de relation entretenue entre les deux parties prenantes.
Afin de connaître les réflexes à adopter, les collaborateurs doivent bien entendu être sensibilisés spécifiquement à la détection des fraudes documentaires.
Former les collaborateurs à la détection des fraudes
Bien que tristement ingénieuse, la fraude suit un certain nombre de schémas et de scenarii préconçus que les collaborateurs peuvent être en mesure de détecter s’ils y sont suffisamment formés.
Il s’agit notamment d’établir une cartographie des risques. Celle-ci identifie les services et phases les plus à risque de la chaîne de paiement, détaille les scenarii potentiels et informe sur les réflexes à adopter en amont, et actions à entreprendre en cas de fraude avérée. La cartographie des risques peut par exemple indiquer qu’en cas de demande de changement de RIB par un fournisseur, la vérification doit s’effectuer avec le fournisseur en personne (en le contactant par téléphone par exemple).
Bien que des collaborateurs sensibilisés soient un rempart de taille contre la falsification de documents, l’erreur humaine persiste et le risque zéro n’existe pas. Dans ce cas, il est avisé pour l’entreprise de se munir d’une solution anti-fraude.
S’équiper d’une solution anti-fraude
Les contrôles manuels demeurent faillibles et ils sont de plus chronophages, empêchant vos collaborateurs de se concentrer sur les tâches avec la plus forte valeur ajoutée. Pour vous prémunir contre la fraude et gagner en efficacité, nous vous conseillons donc de recourir à des contrôles automatiques.
Trustpair vous protège contre la fraude au virement grâce à sa solution collaborative et bénéficiant des apports de l’intelligence artificielle. La plateforme permet une communication en temps réel et des processus standardisés entre tous les services critiques, comme la comptabilité, la trésorerie et les DAF. Le système réalise des contrôles systématiquement et s’assure ainsi de la bonne correspondance entre l’identifiant d’entreprise et les coordonnées bancaires.
