Automatisation de la fonction comptable : opportunité ou menace ? - Livre blanc Trustpair

Le guide pratique pour automatiser votre service comptable

Aucun professionnel ne se repose sur ses acquis et les comptables ne sont pas en reste. Eux-mêmes sont conscients de la nécessité de voir leur fonction évoluer, travaillant main dans la main avec des outils digitaux et d’automatisation pour les accompagner dans leur tâches quotidiennes, portées sur des missions opérationnelles et administratives. Reste à se poser comme un acteur proactif de ces évolutions et surtout de respecter les grandes étapes pour réussir avec succès la conduite du changement de son service.

La métamorphose de la comptabilité au cœur de l’entreprise

La transformation digitale des outils et des processus appelle une révision sur la manière de traiter les données. Leur consultation n’est plus réservée au comptable, mais peut être accessible par l’ensemble du service comptable, la direction générale et toute personne disposant des droits d’accès nécessaires. La donnée consultée doit être comprise par tous et pas seulement par celui qui la traite, renforçant d’autant l’obligation de lisibilité. Cela nécessite ainsi de réfléchir préalablement à l’ensemble des finalités et usages d’une donnée avant de définir la manière de la collecter et de la traiter.

La qualité et la densité des données permettent aussi la production quasi quotidienne de reporting, avec une précision d’horloger. C’est dans cette nouvelle approche que la valeur ajoutée du comptable et de toute l’équipe de la Direction financière se manifeste. Les missions comptables deviennent dès lors un enjeu stratégique plus important : elles ouvrent le champ des possibles et améliorent la qualité de la perception de la réalité financière de l’entreprise. Elles collent au quotidien. Et elles réduisent au maximum les angles morts liés aux écarts dans l’arrivée d’une donnée, son exploitation et sa compréhension.

Livre blanc Trustpair - Automatisation de la fonction comptable : opportunité ou menace ?

Vers de nouvelles compétences pour accompagner la mutation du service comptable

La métamorphose de cette fonction va de paire avec un changement drastique des missions comptables.

Cette évolution appelle à l’acquisition de nouvelles compétences, tout en conservant celles primordiales au métier : les règles comptables et la maîtrise du droit des sociétés. L’agilité digitale devient une compétence incontournable. Elle permet au comptable de basculer dans un rôle de pilotage et d’analyse de la donnée comptable, financière et économique. Fini le papier, tout se réalise en ligne. Et parfois à distance depuis le domicile avec la démocratisation du télétravail.

“Si les révolutions technologiques – depuis plus de 300 ans – ont toujours concerné les métiers les moins qualifiés, appelés “cols bleus”, la révolution propre à notre époque est à la fois manuelle et intellectuelle. Elle challenge ainsi l’ensemble des corps de métier, incluant alors les “cols blancs”, comme les comptables.” – Erwann Tison, Directeur d’Etudes à l’Institut Sapiens

Mais pour réussir la transformation numérique de son service comptable, certains obstacles doivent être dépassés :

  • résistance au changement,
  • appétence aux outils numériques
  • mobilité professionnelle,
  • ne pas délaisser l’homme par la machine.

Optimiser la performance du service : les démarches à suivre

Pour réussir la transformation numérique du service de comptabilité, l’entreprise a tout à perdre à passer en force. Mieux vaut définir et respecter l’ordre des étapes à suivre. 

Tout d’abord, l’une des priorité doit être de bien identifier les besoins afin de sélectionner les outils adéquats.

Parmi les outils utiles à l’automatisation de la comptabilité, il y a ceux qui permettent de centraliser les données et les échanges. Car tout processus technologique n’a de sens que si la donnée collectée se situe et se consulte au même endroit. C’est le principe des plateformes, dites marketplace, où toute personne habilitée peut se connecter et interagir. Elles jouent une fonction de centralisation primordiale pour permettre aux clients comme aux fournisseurs, à la direction comme au service comptable de se connecter, de déposer numériquement des documents et de partager des données selon le protocole prévu pour la facture électronique. Sans elles, difficile d’atteindre une performance accrue des processus comptables et la fiabilisation des données. En effet, si le service comptable agit avec ses propres outils, et les équipes commerciales sur d’autres par exemple, le suivi de toutes les étapes de la facture, par exemple, s’en trouve complexifié et les marges d’erreur multipliées. 

A cela s’ajoute le temps accordé à la mise en œuvre. S’il ne faut pas une éternité pour éviter que le projet ne se perde, un délai trop court peut être source de blocages

Le processus d’accompagnement au changement repose sur de l’explication des enjeux et la sensibilisation aux bénéfices à en tirer. Un projet d’automatisation bien mené suit un calendrier de concertation collective, prenant en compte plusieurs points :

  • définition des besoins des équipes et de la place de la technologie au sein de l’équipe
  • identification et priorisation des « tâches »  automatisables : gains de temps, réduction des risques, faible rentabilité économique
  • sélection des outils adaptés aux besoins et attentes exprimées
  • formation des équipes aux outils sélectionnés
  • partage du retour d’expériences des premières semaines d’usages
  • adaptation des usages et des outils selon les premières expériences.

L’automatisation : une opportunité à saisir pour la fonction comptable

Ainsi, si les outils digitaux transforment le métier de comptable, la mutation qui s’opère dépend uniquement de ce que chaque comptable décidera de faire, d’entreprendre, pour contribuer au changement de sa profession et de son service. Savoir développer et entretenir une relation client devient essentiel. Cela exige beaucoup d’empathie, d’écoute et de confiance en soi. Là, le digital ne pourra venir en aide pour rendre la mission plus facile sur ce sujet. Preuve supplémentaire qu’il ne va pas remplacer l’humain, et pour longtemps.

Pour en savoir plus sur la transformation digitale des services comptables et obtenir des conseils d’experts, consulter notre livre blanc !

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