Pendant la conduite de leurs opérations, la majorité des entreprises et des service comptabilité et/ou achat doivent interagir avec des partenaires clés : leurs fournisseurs. Les interactions avec ces tiers peuvent s’avérer déterminantes dans la vie de l’entreprise : gain d’efficacité, économies de temps, meilleurs rendements, mais son aspect stratégique peut également en faire l’objet d’attaques frauduleuses.
Mettre en place un système de gestion de la relation fournisseur permet d’optimiser cette relation tout en la protégeant. Comment mettre en place une gestion de la relation fournisseur et comment en faire un rempart efficace contre la fraude ?
Gestion de la relation fournisseur : de quoi parle-t-on ?
Les relations avec les fournisseurs sont fondamentales pour la bonne conduite des opérations d’une entreprise. La gestion de la relation fournisseur, ou SRM pour Supplier Relationship Management en anglais, désigne la mise en place d’un système dont l’objectif est de garantir une relation durable et sécurisée entre les fournisseurs et l’entreprise.
La mise en place d’un SRM requiert un premier processus d’identification : quels sont les partenaires clés de l’entreprise ? C’est avec ceux-là qu’il faut sécuriser la relation en premier lieu. La gestion de la relation fournisseur donne l’assurance :
- D’investir dans une relation fournisseur solide et réussie
- De garantir l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement
- D’éviter tout litige ou dysfonctionnement dans les relations avec les fournisseurs
Les fournisseurs sont des partenaires clés dans la conduite des opérations d’une entreprise et les interactions avec eux sont régulièrement l’objet d’attaques frauduleuses. La mise en place d’un système de gestion de la relation fournisseur permet également de sécuriser cette relation pour limiter les risques de fraude au virement.
Les différents types de relation fournisseur
Les relations entre fournisseurs et entreprises s’organisent traditionnellement de deux manières :
- Verticale : il s’agit du mode de gestion le plus répandu sur la chaîne d’approvisionnement. Une entreprise cliente passe commande et le fournisseur répond à la demande. Ce type d’organisation est souvent complexe et demande une attention particulière à la gestion de la relation.
- Horizontale : lorsqu’il n’est pas possible d’identifier clairement un client et un fournisseur, mais désigne des organisations qui travaillent de manière conjointe et partagent la gestion des risques. C’est le cas par exemple des fabricants de pièces automobiles.
Pourquoi la gestion de la relation fournisseur est-elle fondamentale ?
La mise en place d’un SRM offre 3 avantages majeurs :
- Sécuriser son référentiel tiers : Know your supplier
La gestion de la relation fournisseur permet de répertorier l’ensemble des données et coordonnées bancaires des tiers. Le processus Know your supplier (KYS) rassemble l’ensemble des procédures permettant de vérifier l’identité des prestataires de l’entreprise.
- Assurer la conformité et respect de la Loi Sapin 2 et du devoir de vigilance
La loi “Sapin II” et le devoir de vigilance concernent la lutte contre la corruption et requièrent l’exemplarité des entreprises françaises dans la lutte contre celle-ci et la vigilance à son encontre. La gestion de la relation fournisseur permet de s’assurer que l’entreprise ne s’engage pas dans des conflits d’intérêts, par exemple.
- Améliorer la production de valeur
Perdre du temps dans une mauvaise relation avec un fournisseur ou changer de prestataire peut avoir des conséquences néfastes pour les finances et l’efficacité d’une entreprise. Investir du temps et des efforts pour garantir une relation solide et durable et identifier les éventuels problèmes en amont conduit à une plus grande efficacité de la chaîne d’approvisionnement et donc à une plus grande création de valeur.
Quels sont les points clés d’une bonne gestion ?
Pour mettre en place une bonne relation fournisseur, trois mots d’ordre : planifier, mettre en œuvre et exploiter.
Dans un premier temps, il s’agit d’identifier d’une part les facteurs à risque et de les cartographier afin de les examiner rigoureusement et d’autre part les indicateurs clés de performance (KPI). Ensuite, la phase de planification permet de déterminer les stratégies à adopter pour déjouer ces risques et améliorer la relation avec les fournisseurs pour atteindre les objectifs KPI fixés.
La mise en œuvre et l’exploitation concernent le déploiement des stratégies conçues en amont et leur suivi pour mesurer la performance d’un fournisseur et suivre les processus relationnels. Ces étapes permettent de surveiller efficacement la relation pour révéler rapidement les éventuels problèmes et assurer l’efficacité de la chaîne Procure-to-Pay.
Faire face aux fraudeurs avec Trustpair
Aujourd’hui la fraude est plus que jamais un sujet important au sein des entreprises : en 2021, 1 entreprise sur 4 a été victime de fraude avérée. Parmi ces entreprises victimes, 46% ont subi une fraude au faux fournisseur. Une bonne gestion de la relation fournisseur est donc primordiale pour éviter de tomber dans le piège des escrocs et assurer une protection contre la fraude au virement.
La solution Trustpair complète efficacement la gestion de la relation fournisseur : vous automatisez les contrôles des coordonnées bancaires de vos fournisseurs et auditez en continu les données du référentiel et assurer le nettoyage des bases tiers. Les informations de vos tiers, comptes bancaires comme identifiants d’entreprise, sont alors fiables et sécurisées en temps réel et vous protégez efficacement votre entreprise des tentatives de fraude au virement. Pour en savoir plus, notre équipe d’expert Trustpair est disponible pour échanger.
