Pour établir son approvisionnement, une entreprise suit un processus d’achat, divisé en plusieurs étapes. À partir de l’identification de ses besoins, elle identifie ensuite les solutions pertinentes, les compare, et choisit celle qu’elle estime être la meilleure. Le processus d’achat demeure à la fois essentiel et récurrent dans ses étapes, et il s’applique à tout produit ou service. Du fait de son caractère systématique, le processus d’achat comprend plusieurs risques, notamment le risque de fraude au virement lors de l’étape de décision et d’acte d’achat.
Découvrez le processus d’achat en entreprise, ses étapes, et comment se prémunir contre les différents risques.
Qu’est ce que le processus d’achat ?
Typiquement, le processus d’achat désigne les différentes étapes amenant un acteur à acheter un produit. Ce schéma peut s’appliquer aussi bien à un individu (un consommateur) à la recherche d’un produit qu’une entreprise souhaitant s’approvisionner pour ensuite revendre.
Le processus se divise typiquement en 5 étapes, de l’identification du besoin jusqu’à l’établissement du contrat de vente et l’évaluation post-achat.
Les cinq étapes du processus d’achat
1. La reconnaissance du problème : identifier les besoins de l’entreprise
L’existence d’un besoin signifie l’identification d’un problème, soit l’écart entre la situation actuelle et la situation souhaitée.
Dès lors, le gestionnaire des achats doit connaître le fonctionnement et les processus logistiques de l’entreprise afin de déterminer les ressources à acquérir.
Cependant, en fonction des services et collaborateurs de l’entreprise, les besoins et enjeux diffèrent. Il peut alors être intéressant de rédiger un cahier des charges afin de réunir les doléances.
2. La recherche de solutions : identifier les fournisseurs
Maintenant que les besoins de l’entreprise sont identifiés, et afin d’acquérir les ressources nécessaires, il est nécessaire d’identifier les fournisseurs pertinents.
Dans un premier temps, il s’agit de « viser large » en collectant des informations sur tous les fournisseurs compatibles.
Il est ensuite nécessaire d’établir un inventaire afin de les comparer. Plusieurs critères entrent alors en compte, sans exhaustivité :
- La qualité des produits ;
- Les tarifs pratiqués ;
- Les délais de production et de livraison ;
- L’historique de la société
- Les conditions contractuelles, etc.
Comme lors de l’identification des besoins, cette étape du processus d’achat est facilitée par un cahier des charges. Grâce à la comparaison, vous pouvez déterminer un « pool » de fournisseurs potentiels.
3. L’évaluation des options : lancer un appel d’offre
L’entreprise ou le gestionnaire du processus d’achat peut désormais contacter les fournisseurs choisis et lancer un appel d’offres. Il faudra veiller à joindre :
- Les règles, conditions et dates de l’appel d’offres ;
- Le cahier des charges à remplir ;
- Les conditions contractuelles ;
- Toutes autres termes, toutes indications spécifiques au service, au produit, au secteur d’activité, etc.
Sur la base des offres proposées, il faut ensuite choisir le fournisseur sur la base de critères :
- Le montant total du devis
- Le respect des délais de production et de livraison
- La qualité du produit, etc.
4. La décision et l’acte d’achats : établir le contrat de vente
L’offre proposée par le fournisseur n’est pas immuable, et vous devez préparer des arguments solides en amont des négociations.
Après accord sur l’ensemble des conditions (y compris de rupture, de SAV, de litige, etc.), le contrat de vente peut être signé.
5. L’évaluation post-achat : Récolter les avis clients
Dans cette dernière phase du processus d’achat, l’entreprise doit collecter les « feedback » des consommateurs, lesquels permettent ainsi d’évaluer la qualité du partenariat avec le fournisseur.
Il est possible de se rapprocher du distributeur directement pour obtenir des avis client, ou encore simplement faire appel au bouche-à-oreille (proches, connaissances, etc.). Il est également possible de trouver de nombreux retours d’expériences sur :
- Les sites d’avis certifiés (TrustPilot, etc.) ;
- Les forums de consommateurs ;
- Les réseaux sociaux du fournisseur.
Décision et acte d’achat : une étape à risque
Quels sont les risques pesant sur le processus d’achat ?
Il existe d’abord un risque inhérent à établir un partenariat avec un fournisseur, à savoir le risque de dysfonctionnements et de dégradation de l’activité économique : c’est ce qu’on appelle les risques fournisseurs. La gestion des risques fournisseurs est dès lors essentielle pour assurer la continuité de l’activité économique de l’entreprise.
La décision et l’acte d’achat, spécifiquement, sont particulièrement à risque. Puisqu’il y a achat, il y a évidemment paiement, et c’est donc une opportunité évidente pour les fraudeurs. Les risques cyber (phishing, ransomware, malware, etc.) et lerisque de fraude au virement doivent donc être pris en considération. La fraude au virement peut prendre plusieurs formes :
- Fraude au faux client ou au faux fournisseur ;
- Fraude au président (ou au FOVI) ;
- Fraude interne, etc.
Il est dès lors nécessaire d’adopter des solutions afin de se prémunir contre ce risque de fraude.
Comment prévenir la fraude au virement dans le processus d’achat ?
Les risques de fraude et les risques cyber résultent souvent de l’erreur humaine et, dans un premier temps, il est donc essentiel de former les collaborateurs aux bonnes pratiques numériques et de cybersécurité. Cela est d’autant plus vrai pour les services critiques les plus à risque, comme les Directions Financières.
Il convient, en plus, d’équiper l’entreprise avec une solution technologique anti-fraude, ainsi de Trustpair. Ce logiciel SaaS permet de sécuriser l’ensemble des paiements lors du processus d’achat, grâce à la vérification du référentiel tiers. Trustpair contrôle le couple coordonnées bancaires / identité de l’entreprise automatiquement et en temps réel. L’entreprise se protège dès lors contre le risque de fraude au virement.
