Sous le nom “complexe” de « processus Order to Cash », se cache en réalité un processus visant à simplifier la gestion des créances et des clients de votre entreprise. Pour le mettre en place aisément, découvrez comment l’Order to Cash fonctionne et comment l’optimiser grâce au traitement automatisé des commandes et des paiements.
Qu’est-ce que le processus Order to Cash ?
Le processus Order to Cash, dit aussi OTC ou O2C, signifie « de la commande au paiement » et désigne simplement l’ensemble des activités qui se déroulent depuis la commande réalisée par les clients jusqu’à la réception du paiement par l’entreprise.
Le processus Order to Cash concerne trois types d’activités :
- L’émission d’un devis ou d’une proposition commerciale à la réception d’une commande d’un client,
- Le traitement de la commande, la gestion en interne ou avec les fournisseurs et l’envoi des produits ou du service,
- L’émission de la facture, la relance en cas de retard de paiement et la réception du paiement.
L’objectif des entreprises est d’optimiser ce processus, pour offrir aux clients des délais de livraison courts, ainsi qu’une meilleure qualité de service. Optimiser l’O2C permet également de raccourcir le cycle de paiement, et donc de bénéficier de davantage de trésorerie !
Comment fonctionne le processus Order To Cash ?
L’Order to Cash est lié à des fonctions tierces
Le processus Order to Cash concerne exclusivement le traitement de la commande du client jusqu’à son point final (la réception du paiement), mais travaille en partenariat rapproché avec plusieurs fonctions tierces.
Les démarches de prospection commerciale par exemple, sont exclues de l’O2C à proprement parler, mais elles sont évidemment fondamentales pour acquérir des clients. Plus largement, l’ensemble des étapes en amont de ce processus : le branding, le marketing, la vente, etc. se situent dans la phase de la relation client – tout comme l’OTC.
Ainsi, les données d’activité enregistrées tout au long du cycle, depuis la commande jusqu’à l’encaissement, doivent être analysées pour permettre à la direction d’identifier les possibilités d’amélioration et d’optimisation, non seulement de l’OTC mais aussi de l’ensemble de la relation client.
Optimiser l’ensemble des processus de l’entreprise
Le fonctionnement du processus O2C est relativement simple, mais composé de divers sous-processus :
- Réception de la commande
- Création d’un compte pour le client
- Contrôle de disponibilité des produits/services commandés
- Envoi de la confirmation de la commande
- Traitement de la commande et de la livraison
- Envoi de la confirmation de livraison
- Livraison des biens ou prestation du service
- Envoi de la facture
- Suivi des paiements entrants
- Envoi d’une confirmation de paiement
Pour que le processus Order to Cash se déroule sans accroc, toutes les fonctions de l’entreprise doivent être incluses : la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion technologique des commandes, des produits et de la livraison, ou encore la comptabilité.
Pour optimiser la gestion de toutes ces fonctions, la numérisation s’impose comme le meilleur moyen de gagner en efficacité.
Pourquoi numériser l’O2C dans l’entreprise ?
La numérisation du traitement des commandes et des paiements simplifie et optimise de nombreuses tâches au sein de l’entreprise. Elle apporte des avantages majeurs :
- Gain de temps : plus de rédaction manuelle de factures, de bons de livraison ni de rappels de paiement
- Réduction des coûts : l’automatisation mène à une réduction logique d’équipements et de personnel requis
- Réduction des erreurs : les processus numériques ont un taux d’erreur plus faible et sont plus transparents
- Risque de défaut de paiement plus faible : par l’intermédiaire d’un prestataire de services de paiement, on bénéficie d’une meilleure garantie de paiement
- Augmentation de la satisfaction des clients : la simplicité du traitement des commandes et des paiements fait le bonheur des clients
- Augmentation des ventes : les clients peuvent donc être amenés à acheter plus souvent
En résumé, digitaliser le processus Order to Cash permet à l’entreprise d’augmenter sa trésorerie en économisant des ressources et du temps, et de mieux satisfaire ses clients, augmentant ainsi leur taux de retour.
Directions Financières, osez digitaliser vos processus pour les sécuriser
La digitalisation, surtout des processus de paiement, permet aux entreprises de sécuriser des opérations manuelles et faillibles.
En effet, les fraudes interviennent tout au long du processus Order To Cash : depuis la réception d’une commande, en passant par les prestataires de livraison et le paiement de ceux-ci, jusqu’à la réception du paiement du client.
Selon l’étude Fraude 2021 menée par Trusptair Accenture, seules 16% des Directions Financières ont recours à une solution numérique pour se protéger contre la fraude !
Pour maîtriser et renforcer la sécurité de chaque étape de la chaîne de paiement, Trustpair vous accompagne dans la digitalisation des processus Order To Cash multipliant les points de contrôle sur chaque étapes, via une solution assurant le contrôle fournisseur de A à Z avec :
- Le contrôle automatique des coordonnées bancaires tiers
- Un audit continu du référentiel tiers
- Une vérification au moment du paiement pour une sécurité optimale
POINTS À RETENIR
- L’Order to Cash représente le processus intégral du traitement de la commande jusqu’à sa réception par le client.
- Toutes les sections de l’entreprise doivent être prises en compte pour sa bonne application (chaîne d’approvisionnement, commandes, livraison, comptabilité…).
- La digitalisation, surtout des processus de paiement, permet aux entreprises de sécuriser des opérations manuelles et faillibles.
- Digitaliser le processus Order to Cash peut être une solution décisive pour économiser des ressources et gagner en temps, tout en augmentant la satisfaction de ses clients.
