Tout savoir sur la Piste d’Audit Fiable et la facture électronique

Piste d'audit fiable et facture électronique
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Le blanchiment d’argent est un crime massif et d’envergure internationale ; le cabinet Deloitte estime que les montants illicites s’élèvent à entre 2 et 5% du PIB mondial, soit entre 715 milliards et 1,87 billions d’euros. De plus, les arnaqueurs profitent du contexte sanitaire pour fomenter leurs malversations : une étude Feedzai démontre ainsi que l’épidémie de Covid a augmenté les risques de fraude de 60%. En réponse, les autorités investissent des sommes colossales dans les réglementations KYC et AML. Parmi les outils déployés, la Piste d’Audit Fiable vise à certifier les factures afin de limiter le risque de fraude. Elle rejoint, en ce sens, les objectifs définis par la facturation électronique. Découvrez en quoi cela consiste et comment cela peut profiter à l’entreprise.

Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ?

Mondialisation oblige, la fraude financière ne connaît pas de frontières : c’est donc au niveau international que les législateurs s’associent. Ainsi, la Directive Européenne 2010/45/UE entérine l’instauration d’un ensemble européen de règles concernant la facturation. Il s’agit ainsi de produire une documentation pour chaque facture ; notons que cela est valable pour les factures papier ou au format .pdf et n’est pas applicable aux factures électroniques (EDI et RGS).

En vertu de l’article 289 du Code général des impôts, la PAF vise à certifier « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture » :

  • Authenticité de l’origine : l’émetteur de la facture doit correspondre à la personne ou l’entreprise qui a rendu le bien ou le service ;
  • Intégrité du contenu : la facture doit être inchangée depuis sa première édition ;
  • Lisibilité de la facture : les informations doivent être intelligibles et la place de la documentation dans l’ensemble de la chaîne doit être cohérente.

Le caractère obligatoire de la PAF s’accompagne évidemment de sanctions : en cas de non-respect, on s’expose donc à l’annulation des TVA facturées et déduites, à des intérêts de retards, à une majoration de 10% et, enfin, la suspension du droit à la TVA déductible pour 3 ans.

Ces trois éléments assurent de maîtriser l’intégralité de la chaîne de facturation. Dans cette perspective, les objectifs de la Piste d’Audit Fiable convergent avec ceux de la mise en place progressive de la facturation électronique obligatoire.

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Piste d’Audit Fiable et facture électronique : deux éléments compatibles

Effectivement, l’article 195 de la loi de finance 2020 définit les objectifs qui doivent guider l’action du gouvernement, lequel doit lutter contre la fraude à la TVA en « généralisant le recours à la facturation électronique », entre autres. La loi fixe également un cap : cette mise en place progressive doit débuter à partir de 2023. Sont concernées :

  • Les grandes entreprises dès 2023,
  • Les ETI en 2024,
  • Et les PME et TPE en 2025.

On le disait, la PAF n’est pas nécessaire pour la facture électronique, puisqu’elle reprend entre autres le triptyque « authenticité / intégrité / lisibilité ». Dès lors, passer aux e-factures permet à l’entreprise, premièrement, d’anticiper la facturation électronique obligatoire, deuxièmement, d’améliorer le suivi des factures (et donc de diminuer le risque d’impayés) et, troisièmement, de réaliser des économies d’échelle importantes. L’inspection générale des finances indique en effet qu’une facture électronique coûte moins d’1 euro contre plus de 10 euros pour une facture papier.

Plus largement, la digitalisation des processus traditionnels de l’entreprise présente pour elle de nombreux avantages.

La digitalisation au service des entreprises

Son principal apport est d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Les process sont standardisés, que l’entreprise ait recours à une solution externe ou décide de l’internaliser quand elle dispose des ressources nécessaires. Les données sont centralisées et automatisées, facilitant la saisie. Par exemple, tous les profils fournisseurs sont entrés une fois et l’édition de factures à leur nom nécessite simplement de saisir les éléments différenciants (comme le montant). La facture papier, à l’inverse, nécessite de répéter systématiquement les mêmes actions laborieuses.

Cette plus grande efficacité opérationnelle a des conséquences vertueuses : la réduction des coûts et des risques. Sur le premier plan, on évoquait que la facture électronique coûte au moins 10x moins cher que la facture papier. Sur le second, cela est intéressant entre autres pour les Directeurs financiers. Les contrôles sont facilités et l’archivage de la preuve (au regard de la Piste d’Audit Fiable) est assuré. Le risque de ne pas être en conformité avec la loi est donc écarté, et cela permet également à l’entreprise de se prémunir de la fraude dans une certaine mesure.

Pour autant, la percée des solutions anti fraude demeure timide dans les entreprises. L’étude Trustpair 2021 révèle ainsi que seules 16% d’entre elles investissent dans une telle technologie. Les processus manuels demeurent donc majoritaires, et ils présentent pourtant une faillibilité élevée.

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Il est dès lors intéressant pour l’entreprise de se doter d’un logiciel anti fraude, ainsi de Trustpair. Celui-ci automatise et systématise la vérification des coordonnées bancaires inscrites dans le référentiel tiers, annihilant les contrôles manuels. Comme on l’indiquait précédemment, l’entreprise :

  • Maîtrise l’ensemble des étapes liées au paiement,
  • Améliore son efficacité,
  • Maîtrise les coûts,
  • Réduit les risques.

La solution permet de centraliser toute la documentation relative à la chaîne de paiement : ce faisant, l’entreprise se met en conformité avec la Piste d’Audit Fiable et se protéger des risques d’erreurs ou de fraude. 

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POINTS A RETENIR

  • Face au blanchiment d’agent et autres crimes liés à la fraude et la corruption, les autorités investissent des sommes colossales dans les réglementations KYC et AML. Parmi les outils déployés, la Piste d’Audit Fiable – PAF – vise à certifier les factures afin de limiter le risque de fraude.
  • La PAF vise à certifier « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture », trois éléments qui assurent de maîtriser l’intégralité de la chaîne de paiement.
  • Dans cette perspective, les objectifs de la Piste d’Audit Fiable convergent avec ceux de la mise en place progressive de la facturation électronique, obligatoire à horizon 2025 pour l’ensemble des sociétés.
  • Plus largement, la digitalisation des processus traditionnels de l’entreprise présente pour elle de nombreux avantages : amélioration de l’efficacité opérationnelle, réduction ses coûts et des risques.
  • Si les processus liés à la chaîne de paiements sont encore essentiellement manuels et donc faillibles, des solutions telles que Trustpair accompagne les entreprises dans la digitalisation et la maîtrise de leurs processus de paiement et de contrôle fournisseurs, en conformité avec la Piste d’Audit Fiable.

 

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