Le Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay, voir ici les différences entre les deux) désigne la chaîne de paiement de l’entreprise, de la demande d’achat à l’analyse et au reporting. En effet, c’est la colonne vertébrale et opérationnelle de l’entreprise. Risques d’erreurs, mais aussi de fraudes : un Procure-to-Pay insuffisamment sécurisé peut être à l’origine de lourdes conséquences pour l’entreprise. Un process procure-to-pay sécurisé et optimisé vous permet de se protéger de ces menaces et d’améliorer grandement votre performance opérationnelle. En quoi consiste le Procure-to-Pay ? Quels sont les avantages d’un processus Procure-to-pay sécurisé et optimisé pour votre entreprise ? Quelles sont les étapes de mise en place ? Découvrez les réponses.
Pour optimiser et sécuriser votre processus P2P, faites appel à Trustpair. La solution se déploie tout au long de la chaîne de paiement et constitue un véritable rempart contre les erreurs et la fraude. Contactez l’un de nos experts !
Qu’est-ce que le procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay est un processus clé de la gestion financière des entreprises. Il englobe l’ensemble des opérations liées à l’achat de biens et services, depuis la demande d’achat jusqu’au paiement des factures et au reporting. Différents outils permettent de gérer chaque étape du process :
- Portail d’achat : cette plateforme en ligne permet aux acheteurs de passer des commandes auprès des fournisseurs de manière centralisée. Ainsi, cet outil facilite la gestion des achats grâce à diverses fonctionnalités. Ces fonctionnalités peuvent être : catalogues de produits, création de bons de commande, suivi des commandes et des factures, etc.
- ERP (Enterprise Resource Planning) : ce logiciel centralise diverses activités relatives à la gestion d’entreprise. Il s’agit notamment de la comptabilité, des stocks, la planification de la production, des ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement, etc.
- TMS (Transport Management System) : un tel logiciel permet d’optimiser la chaîne logistique de l’entreprise. Pour ce faire, plusieurs fonctionnalités sont intégrées, à l’instar de la planification des expéditions, le suivi des envois, la gestion des entrepôts, etc. Ainsi, cette solution permet à l’entreprise de réduire ses coûts logistique et optimiser ses délais de livraison
Dans le détail, le processus P2P comprend généralement 8 étapes :
- Demande d’achat : l’entreprise analyse ses besoins, recherche les produits correspondants et crée sa demande.
- Bon de commande : ce document indique les biens ou services requis, la quantité, le prix et les détails de livraison.
- Suivi et réception : l’entreprise s’assure que la commande est livrée dans les temps et conformément aux instructions.
- Réception de la facture : le fournisseur envoie la facture à l’entreprise.
- Approbation de la facture : l’entreprise s’assure que les biens ou services facturés correspondent à ceux livrés. De plus, Elle vérifie les coordonnées bancaires du destinataire
- Archivage : la facture est conservée afin de garantir une traçabilité des transactions.
- Paiement : le virement est mis en place, vérifié et autorisé.
- Analyse / reporting : le suivi des données du processus P2P permet d’identifier les domaines à améliorer et d’optimiser le processus dans l’ensemble de l’entreprise.
A noter que les étapes varient en fonction du type d’entreprise. Le P2P demeure cependant un processus complexe, du fait de sa densité, du manque de standardisation des processus et des volumes élevés de transactions.
Pourtant, l’optimisation de ce processus est cruciale : les erreurs entraînent des coûts importants pour l’entreprise. De plus, si les délais et conditions de paiement ne sont pas respectés, la confiance des tiers en est impactée. Un processus Procure-to-Pay insuffisamment sécurisé constitue également une porte d’entrée pour les fraudeurs.
Une gestion optimale du processus Purchase-to-Pay permet donc de parer à ces risques. Elle présente de plus de nombreux avantages pour l’entreprise. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter notre article sur le Source to Pay pour encore plus de sécurité informatique dans vos processus financiers.
Les bénéfices d’une gestion efficace du P2P
Un P2P optimisé est bénéfique pour l’entreprise et ses tiers (clients et fournisseurs) à bien des égards :
- Réduction des coûts et risques : les erreurs sont limitées, ce qui diminue les pertes financières associées.
- Transparence améliorée : l’entreprise bénéficie d’une vue d’ensemble sur les dépenses de l’entreprise, l’avancement des commandes et des factures, les contrôles mis en place, etc.
- Efficacité opérationnelle renforcée : une gestion efficace du P2P permet de réduire les délais de traitement des commandes. Avec l’automatisation des tâches manuelles, les collaborateurs se recentrent sur les missions à forte valeur ajoutée. Un P2P optimisé facilite aussi la communication, et donc la prise de décision.
- Accélération du cycle de paiement : les délais de paiement aux fournisseurs sont réduits. Les relations avec ces derniers s’améliorent, de même que la réputation de l’entreprise.
- Conformité aux politiques d’achat améliorée : le Purchase-to-Pay établit des contrôles afin de garantir sa mise en conformité. Cela réduit les risques de défaut de conformité, et donc de sanction.
- Gestion des stocks optimisée : l’entreprise passe les commandes au bon moment et optimise les livraisons. Elle évite ainsi les excédents ou ruptures de stock.
Afin de bénéficier de ces avantages, vous devez mettre en place un process Procure-to-Pay sécurisé et efficace.
Comment mettre en place un process Procure-to-Pay sécurisé et efficace ?
Afin de mettre en place un processus Procure-to-Pay efficace, il est nécessaire de respecter ces 4 étapes :
- Analyse des besoins et processus
- Choix des outils adaptés (portail d’achat, ERP, TMS, etc.)
- Application de la solution et formation des collaborateurs
- Surveillance et amélioration des processus
Vous assurez ainsi un déploiement réussi de votre process P2P.
1. Analyser les besoins et processus
Il faut tout d’abord comprendre les besoins et processus actuels de l’entreprise, afin d’identifier ses points forts et faiblesses.
En effet, plusieurs critères entrent en compte dans l’analyse des besoins et processus.
- Acteurs et parties prenantes du processus P2P : il s’agit des différentes personnes impliquées dans le processus d’achat, de la demande d’achat au paiement de la facture. Différents services sont mobilisés, tels que les achats, la comptabilité, les finances, la production, etc.
- Processus et risques : il est important d’identifier les processus actuels utilisés pour les achats et la gestion des factures. L’évaluation permet d’identifier les points de blocage ou les processus inefficaces qui entraînent des retards ou des erreurs.
- Fonctionnalités : diverses fonctionnalités sont requises pour un process P2P optimisé, comme la gestion des approbations, contrats, fournisseurs et commandes, la facturation et le paiement.
- Formation et support : les collaborateurs de l’entreprise doivent être formés à l’utilisation du système tandis que le support peut intervenir en cas de problème.
L’analyse terminée, vous êtes à même de choisir des solutions afin d’optimiser votre processus P2P.
2. Choisir des outils adaptés pour un process Procure-to-Pay sécurisé
Plusieurs logiciels sont requis pour la gestion du processus P2P. Comme vu précédemment, il s’agit en particulier du portail d’achat, de l’ERP et du TMS.
Afin de choisir les outils à adopter, il est recommandé d’analyser plusieurs critères :
- Fonctionnalités proposées,
- Coûts,
- Compatibilité avec les systèmes existants,
- Complémentarité des logiciels du process P2P
- Intégration avec les systèmes de paiement,
- Ergonomie de l’interface,
- Sécurité,
- Service client / support,
- Conformité avec la législation en vigueur
- Capacité d’adaptation aux besoins de l’entreprise et évolutivité
Le critère le plus important demeure toutefois l’automatisation. Automatiser le process Purchase-to-Pay permet de réduire les coûts et les erreurs et de le sécuriser.
Tout d’abord, les risques de fraude et d’erreur diminuent significativement grâce aux :
- Contrôles de sécurité, qui comprennent la vérification des documents et des informations fournies, ainsi que l’application de règles et de politiques de sécurité.
- D’alertes générées pour signaler toute activité suspecte ou non conforme aux politiques de sécurité de l’entreprise.
L’automatisation permet de plus la mise en place de workflows de validation. Ceux-ci garantissent que les achats et paiements sont effectués exclusivement pour les produits et services autorisés, par les collaborateurs accrédités. Les workflows de validation réduisent donc les risques de fraude, y compris en interne, grâce à un nombre réduit de personnes impliquées.
Afin de sécuriser l’ensemble du processus P2P, nous vous conseillons d’opter pour une solution de détection automatique de la fraude. La plateforme Trustpair s’intègre aux outils P2P existants (portail d’achat, ERP et TMS) et se déploie tout au long de la chaîne de paiement. L’ensemble du processus Purchase-to-pay est donc sécurisé.
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3. Appliquer la solution et former les collaborateurs pour un process Procure-to-Pay sécurisé
Il faut d’abord définir un déploiement clair. Celui-ci doit inclure la planification des étapes d’installation, les tests et la mise en production de la solution P2P. Les rôles et les responsabilités de chacun doivent être clairement définis pour assurer une coordination efficace.
De plus, il est impératif de former les collaborateurs à son utilisation. Cela permet de s’assurer que les protocoles sont bien respectés. De plus, l’adoption réussie de la nouvelle solution par les collaborateurs est essentielle afin de renforcer la productivité et la rentabilité de l’entreprise. Une formation adéquate est donc cruciale en ce sens. Les fournisseurs de solutions P2P incluent des sessions de formation à leur outil.
Enfin, un support continu doit pouvoir répondre aux questions des utilisateurs et résoudre les problèmes éventuels.
4. Surveiller et améliorer le processus
L’étape du « monitoring » vise un double objectif : s’assurer que les objectifs fixés sont atteints, et détecter d’éventuels problèmes ou dysfonctionnements. Ainsi, plusieurs actions peuvent être mises en place en ce sens :
- Collecter des données et établir des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l’efficacité du processus P2P. Les KPI peuvent inclure le temps de traitement moyen des demandes d’achat, le taux d’erreur de commande, le taux de satisfaction des utilisateurs, etc.
- Analyser les données collectées pour identifier les tendances et les éventuels problèmes.
- Évaluer régulièrement la solution P2P pour s’assurer qu’elle reste adaptée aux besoins de l’entreprise et qu’elle est compatible avec les évolutions technologiques.
- Écouter les retours des collaborateurs pour comprendre leurs besoins et améliorer le processus Procure-to-Pay en conséquence. Les feedbacks des utilisateurs peuvent être recueillis via des enquêtes de satisfaction ou des entretiens individuels.
- Mettre en place des actions d’amélioration comme l’ajout de nouvelles fonctionnalités, la formation continue des utilisateurs ou encore l’optimisation de l’interface.
Pour résumer…
Le Procure-to-Pay est un processus essentiel pour la gestion efficace des achats et de la comptabilité d’une entreprise. En effet, il permet de rationaliser les processus de commande, d’approvisionnement et de facturation. Les avantages sont nombreux : réduction des coûts, optimisation de la trésorerie, meilleure communication entre les services… Cependant, un P2P faillible présente des risques importants pour l’entreprise, notamment d’erreurs et de tentatives de fraude. De ce fait, nous vous recommandons d’opter pour une solution d’automatisation pour garantir un process Procure-to-Pay sécurisé.
