Contrôle des RIB

Procure-to-Pay : digitaliser sa chaîne de paiement

rocure-to-Pay digitalisation chaîne de paiement

Lorsqu’on pense à la digitalisation du processus d’achat, on pense surtout à la facture électronique. En réalité, c’est seulement un élément d’une chaîne plus large, que l’on appelle Procure-to-Pay, ou P2P. En quoi cela consiste-t-il ? Quel est l’intérêt des logiciels d’approvisionnement ? Nous vous donnons tous les éclairages nécessaires dans cet article.

Qu’est-ce que le Procure-to-Pay (P2P) ? 

Comme l’évoque sa traduction littérale de l’anglais, le Procure-to-Pay est la chaîne d’étapes qui correspond à l’ensemble du cycle d’achat d’un bien ou d’un service, de son approvisionnement (procurement) à son paiement.

Le cabinet Gartner définit le Procure-to-Pay selon ces mots : 

“Comme son nom l’indique, un système Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une solution entièrement intégrée, conçue pour prendre en charge un processus de bout en bout, commençant par une demande de biens et de services et se terminant par des fichiers prêts pour le paiement, pouvant être chargés dans un système de comptes fournisseurs”. 

Procure-to-pay vs Purchase-to-pay : quelles différences ? 

Les deux termes sont utilisés, parfois de manière interchangeable, mais y’a-t-il des différences entre Purchase-to-pay et Procure-to-pay ?

De fait, Purchase-to-pay et Procure-to-pay désignent tous deux le processus d’achat, de l’identification de problèmes et de la recherche de solutions jusqu’à l’intégration et le paiement de la facture. Il est donc possible d’utiliser les deux expressions.

Cependant, le P2P ne doit pas être confondu avec le Source-to-Pay, qui est plus complet. En plus du P2P, le S2P se concentre sur le sourcing, soit la rationalisation et l’optimisation des ressources disponibles. Le processus d’achat terminé, le Source-to-pay permet d’évaluer la qualité des relations fournisseurs.

Que l’on parle de Procure-to-pay ou de Purchase-to-pay, le processus P2P suit plusieurs étapes.

Le processus P2P se compose de plusieurs étapes : 

  • Recherche et sélection des fournisseurs : l’étape préalable est de sélectionner les fournisseurs pertinents pour l’entreprise et de les intégrer dans le logiciel d’approvisionnement. 
  • Etablissement des catalogues électroniques fournisseurs : les biens et services des fournisseurs sont proposés dans le logiciel d’approvisionnement aux collaborateurs, sous forme de catalogues électroniques. 
  • Recherche des produits ou services : chaque collaborateur peut ensuite effectuer une recherche au sein des catalogues, en fonction de ses besoins, et créer son panier. 
  • Création de la demande d’achat : une fois son panier complété, le collaborateur peut envoyer sa demande d’achat, automatiquement, via le logiciel. 
  • Traitement et autorisation de la demande : les équipes concernées vérifient et valident la demande.  
  • Création du bon de commande : une fois l’achat autorisé, le bon de commande peut être créé et envoyé au fournisseur. 
  • Réception de la marchandise et contrôle : lors de la réception du bien ou service, l’équipe achat s’assure de sa conformité par rapport à la commande effectuée. 
  • Réception et rapprochement de la facture : si la commande était conforme aux attentes, le fournisseur peut envoyer sa facture. C’est un moment-clé dans la chaîne P2P. Il faut rapprocher la facture du bon de commande et s’assurer de la cohérence avec la marchandise reçu. 
  • Règlement de la facture : c’est le fameux “Pay”, l’étape finale du processus. Une fois toutes les vérifications effectuées, il est désormais possible de payer la facture. 

Le Procure-to-pay suit un développement similaire à celui du processus d’achat.

Le processus d’achat, partie intégrante du Procure-to-pay / Purchase-to-pay

Le processus d’achat renvoie aux différentes étapes de l’identification d’un besoin à xx : en substance, le processus d’achat suit les mêmes étapes que le P2P. Dès lors, celles-ci sont :

  1.     L’identification d’un besoin : l’entreprise reconnaît qu’il existe des problèmes et qu’il y a un écart entre la situation actuelle et la situation désirée. Elle établit un cahier des charges compilant les besoins des différents services de l’entreprise.
  2.     La recherche de solutions : sur la base de ses ressources et des demandes, l’entreprise identifie les fournisseurs.
  3.     La comparaison des options : les fournisseurs sont comparés sur plusieurs critères, comme la qualité des produits, les tarifs ou encore les délais de production et de livraison. Ceci fait, l’entreprise peut lancer un appel d’offre, détaillant entre autres le cahier des charges et les conditions contractuelles.
  4.     L’acte d’achat : les propositions des fournisseurs reçues, l’entreprise sélectionne les plus intéressantes et se prépare pour les négociations. Les deux parties établissent un contrat de vente après accord sur les conditions.
  5.  L’évaluation post-achat : l’entreprise évalue la qualité de sa relation fournisseur et l’exécution du ou des contrats a posteriori. Elle collecte et analyse également les avis clients, entre autres sur les sites d’avis certifiés et les réseaux sociaux du fournisseur.

Comme vous pouvez le voir, le processus P2P fait appel à la collaboration de différents départements de l’entreprise. Lorsque la décision est prise de mettre en place ce type de processus en interne, il est nécessaire créer un groupe de travail pluridisciplinaire pour réfléchir à l’ensemble des besoins de l’entreprise. Une fois intégré, le processus est réparti entre de nombreux départements : les achats bien sûr, la production et la comptabilité. Il permet d’avoir une vision unifiée sur la donnée liée aux dépenses.

Digitalisation de la fonction Finance

Quel est l’intérêt du Procure-to-Pay ? 

Pourquoi digitaliser sa chaîne de paiement ? Le Procure-to-Pay permet d’assurer la traçabilité des opérations d’achats et de limiter les achats “sauvages” qui peuvent être réalisés. 

La mise en place de cette chaîne de paiement digitalisée permet également de :

  • Optimiser la trésorerie : grâce à la traçabilité des dépenses en cours, il est plus facile d’anticiper les délais de paiement et d’optimiser la trésorerie de l’entreprise. 
  • Améliorer l’efficacité interne : le P2P libère les collaborateurs de tâches chronophages à faible valeur ajoutée et leur permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Cela participe à la baisse des coûts administratifs, tout en réduisant le risque d’erreur.  
  • Assurer la conformité : grâce à la standardisation des processus et à l’automatisation des tâches, la conformité du processus achat est complète.
  • Renforcer la relation fournisseurs : les étapes de validation des engagements sont accélérées, les litiges diminuent, les délais de paiement sont plus facilement respectés. Cela concorde à une meilleure relation avec les fournisseurs. 

A ce sujet, la relation fournisseurs doit faire l’objet d’une véritable gestion des risques.

La gestion des risques fournisseurs : un complément indispensable au Procure-to-pay

Suite à une dégradation des relations fournisseurs, l’activité de l’entreprise peut être négativement impactée. Il peut s’agir d’un dysfonctionnement résultant d’un comportement du fournisseur ou d’une cause externe et involontaire, comme une crise, ainsi de la crise sanitaire. La gestion des risques fournisseurs est dès lors essentielle, et ceux-ci sont multiples :

  •       Risques financiers : activité du fournisseur partiellement ou totalement à l’arrêt ;
  •       Risques industriels : production ou livraison retardée ;
  •       Risques légaux : défaut de conformité et fraudes ;
  •       Risques métiers : pour des postes et services spécifiques ;
  •       Risques cyber : tentatives de fraude basée sur l’ingénierie sociale (usurpation d’identité par ex.), programmes technologiques malveillants (malware, ransomware, etc.)
  •       Risques sociétaux : RSE négativement impactée, comme le travail des enfants ;
  •       Risques politiques, économiques et environnementaux : sont regroupés ici les changements systémiques, sur le marché, les politiques gouvernementales, la météo, etc.

Il est donc nécessaire de mettre en place plusieurs processus dédiés à la gestion des risques fournisseurs :

  1.     Identification des facteurs des risques : les risques peuvent avoir plusieurs origines, comme un non-respect unilatéral du contrat, des imprécises contractuelles ou encore un déséquilibre dans la relation (abus de position dominante, fournisseur unique).
  2.     Cartographie des risques fournisseurs : l’entreprise réalise une cartographie identifiant, à chaque étape du P2P, les types de risques, leur importance, les mesures préventives et les actions postérieures.
  3.     Mise en conformité avec les processus KYS / KYC : la loi Sapin II et la loi sur le devoir de vigilance s’inscrivent au sein de la lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent. Entre autres, la législation impose à l’entreprise de vérifier l’identité de ses tiers.
  4.     Respect des délais de paiement : par défaut, le délai est de 30 jours et peut être porté à 45 jours après accord ; dans tous les cas, il ne peut pas aller au-delà de 60 jours. Les délais de paiement loi LME ont fait l’objet de certaines mesures rectificatives avec la loi Hamon et la loi Sapin.
  5.     Implémentation d’une solution technologique anti fraude : un logiciel SaaS comme Trustpair permet de contrôler automatiquement le couple identité d’entreprise / identité bancaire et ainsi éviter le risque de fraude.

Le risque de fraude est en effet proéminent pour le Procure-to-pay, car il s’agit d’un processus stratégique et lucratif pour les fraudeurs.

Le P2P, infaillible face aux fraudes ? 

Le processus Procure-to-Pay, en réduisant le recours au papier, permet d’éviter un certain nombre de fraudes et erreurs de saisie qui existaient auparavant. Cependant, penser que ce système est infaillible face au risque de fraude serait une erreur. 

Rappelons-nous que l’usurpation d’identité, et notamment la fraude au faux fournisseur est toujours la plus répandue. Les fraudeurs sont créatifs lorsqu’il s’agit de trouver de nouveaux moyens pour pénétrer dans l’entreprise, et la facture dématérialisée est leur nouveau point d’entrée favori. C’est pourquoi il est nécessaire de respecter des processus de contrôle qui assurent la fiabilité des informations, la plus cruciale étant les coordonnées bancaires des fournisseurs. Elles ne doivent être accessibles qu’à une population limitée en interne et ne doivent être modifiées qu’en suivant un process strict de validation. 

Aucune entreprise n’est à l’abri d’un acte malveillant. Il est donc important d’associer chaque tiers à une identité bancaire contrôlée et certifiée. Le paiement doit être autorisé uniquement aux fournisseurs ayant été validés par un processus d’activation, qui a permis d’établir la cohérence entre la commande effectuée, la marchandise reçue et la facture réceptionnée. 

Par ailleurs, si le process mis en place avec le P2P permet de limiter effectivement les fraudes, des process “dégradés” sont trop souvent utilisés pour répondre à des besoins de commandes urgentes. Sans contrôle des coordonnées fournisseurs dans ces conditions, l’entreprise est particulièrement vulnérable aux fraudes. 

Contrôler les RIB pour garantir la sécurité de sa chaîne de paiement

La plupart des logiciels d’approvisionnement ne fournissent pas cette brique de validation des coordonnées bancaires des fournisseurs, alors que c’est la brèche la plus importante dans le processus P2P vis-à-vis de la fraude. C’est pourquoi coupler votre processus P2P à des outils digitaux spécialisés dans le contrôle des RIB doit devenir une bonne pratique, même lorsque votre situation ne présente pas de risques particuliers. Comme le proverbe l’affirme, “mieux vaut prévenir que guérir”, compte tenu des coûts de la fraude. 

Pour éviter les mauvaises surprises à nos clients, la solution Trustpair permet d’intégrer le contrôle des RIB dans votre processus P2P, de manière entièrement digitalisée et fluide. Nous nous adaptons à votre environnement technique pour vous simplifier la tâche et vous permettre de prévenir des fraudes en entreprise sans perdre de temps. Que vous ayez entamé la digitalisation de votre chaîne de paiement, ou que vous soyez simplement au début de la réflexion, il est nécessaire de réfléchir à intégrer des contrôles complémentaires pour sécuriser de bout en bout votre chaîne de paiement. Notre équipe est bien entendue à votre disposition pour vous guider.

Sécurisez vos processus de paiement avec Trustpair


POINTS À RETENIR

  • Le Procure-to-Pay (P2P) est une chaîne d’étapes qui correspond à l’ensemble du cycle d’achat d’un bien ou d’un service, de son approvisionnement (procurement) à son paiement. Il fait appel à la collaboration de plusieurs départements de l’entreprise, à savoir les achats, la production et la comptabilité.
  • Le P2P présente de nombreux avantages en matière de sécurisation de la chaîne de paiement. Il permet notamment de renforcer la relation fournisseurs, optimiser la trésorerie, améliorer l’efficacité interne ou encore assurer la conformité.
  • Le processus Procure-to-Pay augmente les points de contrôles, mais ne garantit pas aux entreprises une protection totale face aux risques de fraude au virement. 
  • Coupler le processus P2P à des outils digitaux spécialisés dans le contrôle des RIB doit devenir une bonne pratique. Cela vous assure de toujours payer le bon fournisseur sur le bon compte bancaire et de sécuriser l’ensemble de votre chaîne de paiement. La solution Trustpair vous accompagne dans ces problématiques de digitalisation en vous permettant de contrôler vos coordonnées bancaires fournisseurs en continu. 

 

La Newsletter Trustpair

Inscrivez-vous à la Newsletter Trustpair et recevez chaque semaine des conseils…

Articles liés

Le sujet vous intéresse ? Retrouvez l’ensemble des contenus autour de cette thématique.