Au sein de l’entreprise, une organisation est nécessaire pour planifier stratégiquement le processus d’achat : il s’agit du Purchase-to-pay.
Bien souvent, ce terme s’accompagne d’un – ou est remplacé par – un autre : « Procure-to-pay ».
Nous vous proposons donc de découvrir ce qui différencie le Purchase-to-Pay du Procure-to-Pay dans cet article. Nous vous détaillerons ensuite l’organisation du processus et ses enjeux, notamment de sécurité.
Purchase to pay, Procure to pay, Source to pay : quelles différences ?
Les termes « Purchase to pay » et « Procure to pay » renvoient conjointement au processus « de l’achat au paiement », qui s’étend :
- De la recherche de produits,
- A la demande d’achat,
- Puis à l’approvisionnement,
- Jusqu’au règlement de la facture.
De ce fait, Purchase to Pay et Procure to pay sont deux termes interchangeables et désignant le même processus. Ils ne doivent toutefois pas être confondus avec le Source to Pay, qui adjoint au P2P le sourcing. En plus d’organiser le processus d’achat, le Source to Pay permet de rationaliser les processus en optimisant les ressources disponibles. Il permet, en aval, d’évaluer les relations avec les fournisseurs et l’exécution des contrats.
En bref, Purchase to Pay et Procure to Pay concernent le processus d’achat tandis que le Source to pay va plus loin en incluant le sourcing à ce process.
Bien que variables selon les entreprises, les process Purchase to pay suivent des grandes étapes, de la recherche de produits et de fournisseurs jusqu’au paiement de la facture.
Purchase to pay : quelles sont les 5 étapes ?
Le cycle couvert par le Purchase-to-pay est ample et il convient alors d’en identifier les étapes majeures. Vous pouvez retrouver ci-dessous un schéma typique d’étapes d’un process Purchase-to-Pay dans l’entreprise. En fonction de son organisation interne et de son secteur d’activité, celle-ci peut décider d’un processus différent, par exemple avec des étapes supplémentaires.
- Le catalogue : après avoir identifié ses problèmes et besoins, l’entreprise recherche les solutions possibles (= produits ou services) au sein de divers catalogues ;
- La demande d’achat : l’entreprise contacte le fournisseur et fait connaître ses besoins et ses impératifs ;
- Les bons de commande : après validation, les bons de commande sont envoyés et l’approvisionnement démarre.
- La facturation : l’entreprise reçoit la facture, l’intègre à son système comptable et prépare le paiement.
- Le paiement.
Identifier et établir les étapes de l’organisation du processus d’achat est essentiel pour répondre aux multiples enjeux du P2P.
Les enjeux opérationnels du Purchase to pay : vers l’automatisation ?
Les enjeux du Purchase to pay sont multifactoriels et consistent en des exigences de :
- Qualité
- Coût
- Délais
- Mise en conformité (compliance)
Le P2P rationalise le processus d’achat et permet, de ce fait, d’optimiser la distribution des ressources, le temps nécessaire à chaque étape, la qualité des produits, process et relations avec les fournisseurs, etc.
Consécutivement, l’automatisation est vue comme l’étape ultime de la rationalisation de ce processus, et plusieurs étapes sont déjà concernées :
- Choix du fournisseur,
- Validation des bons de commande,
- Validation des factures,
- Paiement de la facture,
- Evaluation de la relation avec les fournisseurs et de l’exécution des contrats, etc.
Grâce à l’apport de l’IA et de la data, le P2P est moins frayeux et plus fluide, en éliminant nombre de tâches manuelles chronophages et répétitives. De plus, il permet aux ressources vives de l’entreprise de se focaliser sur les missions à haute valeur ajoutée.
Tout logiquement, l’automatisation est également une réponse à l’enjeu transversal de sécurité.
La sécurité et la gestion des risques, un enjeu majeur du Purchase to pay
Deux grands risques pèsent en effet sur ce processus :
- Un risque de défaillance du fournisseur : dans le cadre du P2P, l’entreprise traite avec des tiers et elle n’est donc pas « seule aux commandes ». Elle doit donc anticiper les potentiels risques externes à son organisation, notamment au travers de la gestion des risques fournisseurs.
- Un risque de fraude : en fin de processus, un paiement est effectué, ce qui représente une véritable opportunité pour les fraudeurs. Ceux-ci peuvent alors avoir recours à différentes techniques d’ingénierie sociale, comme l’usurpation d’identité, la fraude au faux fournisseur, la fraude au FOVI, etc.
Dans cette perspective, il est nécessaire que l’entreprise adopte une solution anti-fraude, comme Trustpair. Ce logiciel SaaS sécurise vos process Purchase-to-pay grâce à sa vérification automatique. Trustpair contrôle en temps réel les coordonnées bancaires des tiers (fournisseurs, etc.) et alerte en cas d’anomalies. L’ensemble de la chaîne d’achat et de paiement est donc sécurisé.
