Dans le cadre du livre blanc « Gestion des tiers et conformité : le guide pratique« , Trustpair donne la parole à Benjamin Van Gaver, Partner au cabinet d’avocat August Debouzy. Dans l’objectif d’expliquer ce qu’est la loi Sapin II et de donner les clefs aux services financiers pour déployer et appliquer cette réglementation en toute conformité, cet expert partage les grandes étapes à respecter afin de procéder à une bonne évaluation des tiers en entreprise. Afin de définir un tel dispositif, les Directions financières peuvent se baser sur le guide technique de l’AFA – Agence Française Anticorruption gouvernementale – qui propose 14 critères à suivre pour assurer l’évaluation des tiers. Les entreprises peuvent ainsi considérer par elles-mêmes si un tiers est à risque ou pas. Cet article partage la liste principale des éléments à vérifier pour assurer la conformité de votre activité.
1. L’identité du tiers
Il s’agit pour l’entreprise de recenser les principaux éléments d’identité du tiers, ce que l’on pourrait définir comme son état-civil. Selon que le tiers est une personne physique ou une personne morale, les points à traiter varient : nom, prénom, raison sociale, nature juridique de la structure, objet social, date de création, date de naissance, capital, effectifs, chiffre d’affaires, secteur(s) d’activité, compétences, implantation(s) géographique(s), etc…
2. Les actionnaires principaux et bénéficiaires effectifs
L’entreprise doit identifier les nom, prénom et date de naissance des actionnaires principaux du tiers, ainsi que ses bénéficiaires effectifs. Ce dernier terme désigne toute personne physique ou morale qui possède directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote.
3. Le risque pays sur le plan corruption si le tiers travaille avec l’étranger ou y est implanté
Une procédure d’évaluation de la sensibilité des pays au regard du risque de corruption est indispensable. Outre les indications apportées par la cartographie des risques et l’expérience de l’organisation sur le pays concerné, voici une sélection de sources objectives permettant de compléter l’évaluation du risque pays de façon fiable :
- listes officielles des pays sous sanctions financières et internationales publiées par les ministères ;
- rapports de suivi de l’OCDE au sujet de la mise en œuvre de la convention sur la corruption d’agents publics étrangers dans les transactions commerciales (pays signataires) ;
- l’indice CPI de perception de la corruption publié par l’organisation non-gouvernementale Transparency International.
4. Le risque sectoriel selon la sensibilité à la corruption du secteur d’activité du tiers
Le niveau du risque de corruption chez un tiers peut varier selon le secteur d’activité, plus ou moins sensible pour des raisons historiques ou culturelles par exemple. Cette liste sectorielle doit être mise à jour régulièrement selon les informations issues de la cartographie des risques et de l’expérience de l’entreprise.
On peut compléter avec la liste indicative publiée par l’organisation non-gouvernementale Transparency International (Transparency International Bribes Payer Index Report 2011). Généralement, on détermine le risque sectoriel selon le niveau de sensibilité des secteurs d’activité dans lesquels le tiers réalise ses différents revenus.
5. L’expertise du tiers au regard de la mission qui va lui être confiée
L’entreprise s’assure que la tierce partie évaluée dispose de l’expérience, des qualifications et des compétences nécessaires à la réalisation de sa mission. La rémunération doit être cohérente au regard de l’expertise et du travail effectué.
6. La réputation d’intégrité du tiers avec lequel elle va engager une relation
L’entreprise vérifie, dans les médias ou sur Internet par exemple, si le tiers, ses dirigeants, ses principaux actionnaires et ses bénéficiaires effectifs sont ou ont été l’objet d’informations défavorables : allégations, polémiques, poursuites ou condamnations pour des faits délictueux en général, et en particulier sur le sujet de la corruption.
7. La mise en place par le tiers d’un process de conformité en interne
L’entreprise doit rechercher si le tiers a effectué les démarches nécessaires pour établir un dispositif interne de conformité anticorruption.
8. Le niveau de coopération du tiers dans la procédure d’évaluation en cours
Le comportement du tiers doit être intégré à l’évaluation : si un tiers refuse de fournir les informations ou documents demandés, ou s’il tarde à le faire, cela peut être défini comme aggravant lors de l’évaluation du niveau de risque.
9. La nature et l’objet de la relation avec le tiers
L’entreprise se doit de maîtriser avec précision les conditions d’exécution du contrat, le niveau de risque du tiers demeurant à ajuster selon le contenu exact de la relation contractuelle.
10. L’évaluation par les tiers de leurs propres tiers
Dans un écosystème avec de multiples intervenants, l’entreprise n’est pas nécessairement liée formellement avec chacun d’entre eux. Il est alors conseillé de veiller à ce que les tiers avec lesquels l’entreprise est liée prennent en charge sérieusement l’évaluation de leurs propres tiers.
11. L’interaction du tiers avec des agents publics ou des personnes politiquement exposées (PPE)
Les relations public/privé représentent un risque identifié en terme de corruption. Il faut identifier les interactions que le tiers peut avoir avec des agents publics, en recueillant a minima nom, prénom et date de naissance. Cela se justifie à fortiori lorsqu’il s’agit de personnes politiquement exposées, c’est-à-dire les personnes physiques qui exercent ou ont exercé d’importantes fonctions publiques au sein de leur pays, d’un pays étranger ou d’une organisation internationale, et qui peuvent parfois disposer d’un réel pouvoir de décision au sein de tiers.
12. Les aspects financiers en jeu : durée, montants impliqués et devises utilisées
L’établissement d’une relation financière sur la longue durée et/ou des montants élevés peuvent s’avérer un facteur aggravant au moment de l’évaluation des tiers et de leur niveau de risque.
La devise concernée doit aussi être prise en considération, et cela relativement au fait de l’extraterritorialité de certaines lois anticorruption étrangères.
13. Les modalités de la rémunération du tiers
Le montant facturé et à payer doit être cohérent avec la nature et l’ampleur des biens ou services vendus par le tiers, et conforme au prix du marché, qu’il s’agisse d’un fournisseur, prestataire ou intermédiaire. Si une incohérence était identifiée sur ce plan, l’évaluation des tiers s’interromprait le temps d’en justifier les raisons.
14. La conformité des modalités et flux de paiements par rapport aux pratiques habituelles
La localisation du compte bancaire du tiers peut constituer un facteur aggravant lors de l’évaluation du niveau de risque du tiers (par exemple, un compte bancaire domicilié dans un Etat non-coopératif).
Pour vous accompagner l’évaluation des tiers et vous permettre de mettre en place un dispositif pertinent, Trustpair vous propose de découvrir ces sujets dans son livre blanc dédié.
