RPA et contrôle de RIB : comment LeasePlan lutte contre la fraude ?

webinar-replay-leaseplan-trustpair
Reading Time: 4 minutes

En 2018, LeasePlan – leader mondial du marché de la location longue durée – a été la cible d’une tentative avérée de fraude au faux fournisseur.

« On a appris dans la douleur. On a été victime d’une fraude en 2018 et cela nous a fait un électrochoc » – Joffrey Tabouret, Responsable de la Trésorerie et des financements chez LeasePlan France

Alors que 1 entreprise sur 4 a été victime de fraudes en 2021, 46% sont des fraudes au faux fournisseur : il est donc nécessaire de renforcer les processus de contrôles, historiquement manuels et faillibles.

Lors de ce webinar, notre invité du mois Joffrey Tabouret, Responsable de la trésorerie et des financements chez LeasePlan France, a partagé en direct son retour d’expérience Trustpair et présenté comment la mise en place d’un RPA et de la solution intégrée de lutte contre la fraude Trustpair a permis d’automatiser les processus de contrôle de RIB.

>> VOIR LE WEBINAR EN REPLAY <<

Contrôler les RIB fournisseurs de manière instantanée, automatisée et sécurisée, un enjeu pour LeasePlan

De l’ajout ou la modification d’un tiers dans la base, jusqu’à la validation d’une campagne de paiements, la gestion des risques fournisseurs est essentielle pour les Trésoriers et leur Direction financière. LeasePlan l’a bien compris et c’est pour cette raison que l’entreprise a fait le choix d’automatiser et sécuriser ses processus de contrôles des RIB en faisant appel à la solution Trustpair afin de se protéger contre le risque de fraude au virement.

« Le contrôle manuel de RIB n’était plus tenable. Le risque de fraude, interne comme externe, était très fort et une sécurisation renforcée paraissait inévitable. »

Les workflows de contrôles historiques des coordonnées bancaires fournisseurs laissaient peu de place aux contrôles manuels (appel, conte-appel), et le principe des 4 yeux n’était pas systématique. LeasePlan France a essayé de maîtriser le problème en renforçant ces processus, mais la charge de travail n’était plus tenable et devenait un risque. De plus, l’environnement technique était vieillissant : la sécurité des processus devait être renforcée.

LeasePlan a fait le choix de l’API Trustpair pour lutter contre la fraude au virement

« Le déploiement de la solution de l’API s’est fait assez naturellement parce que notre solution robotique pouvait se connecter sur l’API. C’était pour nous un choix de facilité et de simplicité. »

Le déploiement de l’API Trustpair dans le cadre du projet de RPA (Robotic Process Automation) c’est fait en un peu plus d’un mois, en suivant plusieurs étapes clés impliquant différents acteurs de l’entreprise :

  • Cadrage : définition des jalons clés et mise à disposition des ressources projet
  • Conception : expression des besoins métiers et conception de la solution technique
  • Développement de la solution
  • Test : définition et réalisation des scénarios de test
  • Validation du déploiement et mise en production

Le cadrage est une étape cruciale : LeasePlan France a travaillé en parallèle avec les équipes Trustpair, mais aussi avec leur équipe Technique interne basée en Roumanie, pour bien définir l’ensemble des besoins de l’entreprise.

« On s’est posé beaucoup de questions sur jusqu’où on allait l’automatisation : est-ce qu’on s’arrête avant ou après la saisie du tiers et des données bancaires (…) Est-ce qu’on allait jusqu’à fermer les comptes fournisseurs ? »

Pendant la partie test, LeasePlan France n’a pas seulement testé l’interface Trustpair. Les jeux de test se sont fait en 3 rounds, chacun avec une trentaine cas comprenant des fournisseurs étrangers, des sociétés de liquidation, des sociétés en activité. Cette partie leur a permis de stabiliser le processus.

« On a changé la phase de saisie du RIB : plutôt que de faire une saisie de RIB directement dans le système, maintenant on va le saisir dans un fichier excel qu’on va transférer à notre robot. Le robot, grâce au numéro du compte client va aller chercher l’identifiant légal du client et va envoyer le fichier via l’API Trustpair. Trustpair va ensuite nous répondre de façon négative ou positive pour savoir si le fichier de paiement peut être créé sans risque. »

Quels sont les résultats observés par l’équipe LeasePlan ?

Aujourd’hui, LeasePlan observe de nombreux bénéfices pour ses équipes :

  • LeasePlan a pu baisser de 80% les interventions du contrôle interne : Trustpair contrôle automatiquement les saisies des RIB, éliminant les risques de fraude
  • Les données bancaires et identifiants d’entreprises saisies sont fiables
  • Grâce à l’automatisation des contrôles, l’équipe LeasePlan gagne un temps précieux

Des prochaines étapes du projet sont déjà en train de se définir, afin d’assurer une sécurité encore plus forte des processus et des données :

  • Déploiement du module d’audit continu Trustpair, afin de surveiller en temps réel l’ensemble de la base tiers
  • Le déploiement de Trustpair au niveau groupe
  • Le renouvellement de l’outil Procurement utilisé par LeasePlan

Comment mener un projet d’automatisation des contrôles anti-fraude dans un environnement IT « dégradé » grâce au RPA et à Trustpair ?

Trustpair est une solution très complète qui s’adapte aux environnements et aux contraintes de chaque entreprise. Vous n’avez pas besoin d’avoir le dernier ERP pour mener un projet de lutte contre la fraude au virement. Si vous avez pour projet de mener un projet et ou souhaitez être accompagné dans vos démarches, contactez notre équipe d’experts Trustpair et découvrez les possibilités d’intégration qui s’offrent à vous.

Cet article vous a intéressé ?

Découvrez l’intégralité des échanges en visionnant le webinar LeasePlan en replay !

Webinar LeasePlan x Trustpair - API et RPA - Replay

Newsletter Trustpair

Inscrivez-vous à la newsletter Trustpair et recevez chaque mois nos conseils et actualités.

Suivez-nous pour rester informer

Ressources Trustpair

Les experts Trustpair mettent à disposition des ressources gratuites pour les équipes Finance.