Digitalisation finance

Le Source to Pay pour des processus plus structurés

Source to Pay - S2P - Trustpair

Lorsqu’on pense au Source to Pay, on pense immédiatement au processus de facturation et de paiement final. Avec le développement des plateformes dans le Cloud, les plateformes Source-to-Pay se sont grandement développées ces dernières années. Qu’est-ce que le Source to Pay (S2P) et quel est son réel intérêt ? Nous vous éclairons dans cet article.

Qu’est-ce que le Source-to-Pay (S2P) ?

Le S2P est une solution complète qui va au-delà du Procure-to-Pay (P2P) en intégrant au processus la recherche de fournisseurs et la conclusion d’un accord avec eux. Au bout du processus, se trouvent la facturation et le paiement final des biens ou services. Le logiciel Source-to-Pay repose sur la technologie du Big Data et des réseaux digitaux.

Les différentes étapes du processus Source to Pay

Le processus S2P s’inscrit dans une démarche large et complète de digitalisation des processus clés. Cela afin de faciliter la gestion des achats et renforcer la collaboration. Le processus Source-to-Pay s’exprime en plusieurs étapes :

  • La recherche des meilleurs fournisseurs de biens et leur sélection rigoureuse
  • La négociation des prix
  • La signature du contrat aux meilleures conditions
  • Le paiement des biens ou des services.

Demande

La démarche Source-to-Pay n’a d’existence que si l’entreprise exprime une demande. Elle doit avoir besoin d’un service ou d’un produit.

Recherche de fournisseurs 

Puisqu’il y a un besoin, il faut rechercher les meilleurs fournisseurs pour s’approvisionner. Le processus S2P permet de localiser ces fournisseurs dans la chaîne d’approvisionnement et de les évaluer. Cela grâce à une stratégie de sourcing rendue possible grâce à une plateforme logicielle traitant de nombreuses données (tendances du marché, objectifs de la société, dépenses historiques …).

Préparation d’une offre 

Une fois qu’on a trouvé les fournisseurs, il faut rassembler l’ensemble des documents indispensables au processus. Il peut s’agir de devis et de fiches d’informations.

Prise de décision 

Cette étape est importante puisqu’il s’agit d’examiner et d’évaluer les candidats. La sélection s’opère naturellement. 

Gestion des contrats 

Le Source-to-Pay s’appuie sur la technologie, ce qui permet d’ajouter les fournisseurs sélectionnés dans une base de gestion fournisseurs. A partir de ces données, on peut négocier les tarifs et les clauses du contrat.

Signature du contrat

Lorsque les conditions du contrat et les clauses tarifaires sont finalisées, il faut signer le document afin d’exprimer son accord exprès et non équivoque.

Transition vers l’approvisionnement et le paiement 

Le contrat signé, l’équipe chargée de gérer les achats prend le relais. Elle s’occupe de gérer les bons de commande, la facturation et les paiements des biens ou services.

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Le Sourcing, étape clé du S2P

Le processus S2P va plus loin que le processus P2P en intégrant des étapes supplémentaires et plus complètes. Le sourcing est une étape cruciale puisqu’elle permet :

  • D’une part, de standardiser les processus
  • D’autre part, d’utiliser intelligemment les ressources disponibles
  • Enfin, de contrôler au mieux l’exécution du contrat et les relations avec les fournisseurs.

Une fois que cette étape est terminée, le processus s’enchaîne par le choix des fournisseurs. Ces derniers doivent apporter toutes les garanties d’un service de qualité :

  • Des services ou des produits offrant un niveau de qualité et d’innovation suffisant pour préserver la réputation de l’entreprise et répondre à sa demande. Il s’agit de l’optimisation de la valeur
  • Des tarifs raisonnés, dans une logique d’optimisation du coût
  • Des conditions satisfaisantes, en termes financiers, de gestion et d’ouverture au changement.

Quels sont les avantages du S2P ?

 Le Source to Pay a de nombreux avantages en pratique. Quels sont-ils ? Une sélection rigoureuse et une gestion des meilleurs fournisseurs.

La réussite d’une entreprise dépend notamment de son réseau de fournisseurs. Ce réseau peut aider la société à atteindre ses objectifs ou au contraire la ralentir dans ses stratégies d’évolution. Aujourd’hui, les processus manuels ne répondent plus aux attentes des entreprises qui doivent définir des process d’évaluation et de suivi des fournisseurs tout en réduisant les risques.

Le S2P permet aux entreprises de savoir avec précision si le fournisseur remplit les critères de conformité avec les normes et prérequis de l’entreprise.

Le Sourcing et les achats

Le S2P permet un sourcing sur-mesure qui réduit les coûts du processus. L’entreprise gagne du temps d’exécution et de l’argent.

De leur côté, les achats sont grandement favorisés par le processus de Source to Pay. Ce dernier peut d’ailleurs être consolidé en utilisant la procédure Procure-to-Pay pour un niveau d’efficacité accru dans l’approvisionnement. Le tout dans une seule et unique plateforme d’approvisionnement et de sourcing, rendant transparentes les dépenses entre les partenaires commerciaux et les fournisseurs. 

Un avantage concurrentiel notable

L’outil S2P est un plus non négligeable pour l’entreprise. Notamment parce qu’il aide à choisir et évaluer les fournisseurs en tenant compte des objectifs de l’entreprise et des normes numériques.

Les entreprises qui utilisent de tels outils numériques partent avec un avantage concurrentiel important sur les autres structures moins bien dotées. Les coûts sont ainsi réduits à long terme et les données analysées en temps réel. Sans oublier que la chaîne d’approvisionnement est gérée de manière transparente et toujours rationalisée.

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Aujourd’hui, les outils digitaux sont les meilleurs alliés pour votre entreprise. Sécurisez vos processus Source to Pay et Procure to Pay grâce au digital avec Trustpair. Tout au long de la chaîne de paiement, nous multiplions les points de contrôle (ajout et modification des coordonnées bancaires de tiers notamment), sans oublier une vérification complète des campagnes de paiements et un audit du contenu référentiel des tiers.

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POINTS À RETENIR

  • Le Source to Pay est la chaîne d’étapes qui correspond à l’ensemble du cycle d’achat d’un bien ou d’un service, de son approvisionnement à son paiement, tout en y incluant la recherche de fournisseurs.
  • Ce processus permet aux entreprises de savoir avec précision si le fournisseur remplit les critères de conformité avec les normes et pré-requis de l’entreprise.
  • Le S2P correspond à une stratégie cumulant standardisation des processus, utilisation réfléchie des ressources, et amélioration des process (notamment avec ses tiers).
  • Coupler le processus S2P à des outils digitaux spécialisés dans le contrôle des RIB doit devenir une bonne pratique. Cela vous assure de toujours payer le bon fournisseur sur le bon compte bancaire et de sécuriser l’ensemble de votre chaîne de paiement.
  • La solution Trustpair vous accompagne dans ces problématiques de digitalisation en vous permettant de contrôler les coordonnées bancaires de vos tiers en continu.

 

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