La crise sanitaire provoquée par la pandémie du COVID-19 a forcé les entreprises à adopter le télétravail au pas de course pour poursuivre leur activité. Un tsunami organisationnel pour celles qui n’y étaient pas habituées, notamment les grands groupes. En effet, s’il est indispensable dans les circonstances actuelles, le télétravail ne s’improvise pas si l’on souhaite limiter les risques de sécurité.
Comment gérer une direction financière depuis chez vous ? De la classique visioconférence à la mise en place d’un VPN et d’une procédure adaptée de vos paiements, voici notre liste des bonnes pratiques à suivre.
1. Organiser la communication à distance
Au bureau, vous avez sûrement vos habitudes : la réunion du lundi matin pour faire le point sur la semaine à venir, des échanges informels entre deux portes pour préciser un dossier… En télétravail, chacun de chez soi, il est essentiel de formaliser les temps d’échanges, que ce soit au niveau de l’équipe globale, ou entre un petit groupe de collaborateurs. Cela permet de conserver une vue d’ensemble sur les activités des uns et des autres et d’assurer la coordination de toute l’équipe.
Heureusement, de nombreux outils collaboratifs sont disponibles aujourd’hui pour faciliter le télétravail. Vous aviez des réunions hebdomadaires régulières ? Conservez-les : que ce soit en visioconférence (Skype, Zoom) ou en conférence téléphonique (gratuites via OVH par exemple), ce sera plus chaleureux que des échanges de mails trop longs. C’est également le bon moment d’adopter une messagerie d’équipe, en accord avec la DSI de votre entreprise, si ce n’était pas encore votre cas. Les outils comme Slack, Teams ou encore Workplace permettent d’échanger de façon simple et moins formelle, et de partager les informations, immédiatement ou de façon asynchrone si l’un des collaborateurs n’est pas connecté à l’instant T. S’appuyer sur un espace de travail collaboratif, où les agendas peuvent être partagés et les documents modifiés en direct, est également utile pour partager l’information de manière efficace.
Au-delà de l’aspect purement professionnel, vous pouvez également utiliser ces outils – notamment la visioconférence – pour recréer la pause à la machine à café. Cela permet de conserver et recréer le lien au sein de votre équipe, même à distance.
Si les outils collaboratifs facilitent grandement le quotidien quand on doit gérer sa direction financière à distance, il faut être particulièrement vigilant à la sécurité des outils utilisés.
2. Sécuriser les outils et connexions
Peut-être avez-vous dû-vous adapter en catastrophe à la situation actuelle, peut-être aviez-vous déjà des bribes d’organisation en place. Quoi qu’il en soit, la sécurité joue un rôle primordial dans le télétravail.
- La première recommandation est de donner accès à vos collaborateurs à un VPN, c’est-à-dire un réseau privé virtuel. Il permet d’accéder au réseau local de l’entreprise, et aux dossiers, à distance, via une connexion sécurisée. Pourquoi est-ce un incontournable ? Il permet de préserver l’intégrité des données. En effet, en étant chacun chez soi, les échanges via Internet de données sensibles et/ou confidentielles se multiplient. Le VPN permet de le faire en toute sécurité et confidentialité.
- Si les outils collaboratifs sont un vrai soutien lorsque toute l’équipe est à distance, il ne faut pas oublier d’être vigilant sur deux points. Pour commencer, la sécurité des mots de passe. Sur les applications utilisées, vous allez échanger des données confidentielles. Il est donc nécessaire de bien sécuriser leur accès. Pourquoi ne pas rappeler à vos équipes les bonnes pratiques en termes de mots de passe, notamment pour les dossiers les plus sensibles ?
Par ailleurs, si les outils partagés permettent d’avoir une vue d’ensemble sur le travail effectué, tous les collaborateurs n’ont pas besoin d’avoir accès à toutes les données. Ce qui est valable au bureau l’est tout autant à distance. Pensez à bien gérer les droits d’accès aux différentes applications et dossiers. C’est ce qui permettra de garantir la sécurité des informations.
3. Renforcer la sécurité de vos paiements
Si les recommandations précédentes sont applicables pour toutes les équipes de l’entreprise, cette section s’adresse particulièrement aux directions financières. Depuis le début du confinement et la généralisation du télétravail, les tentatives de fraudes se sont multipliées. Comme l’indique Baptiste Collot, CEO de Trustpair, à La Tribune, une vigilance accrue sur vos paiements est de mise.
Les fraudeurs profitent en effet de la désorganisation générale pour accroître leur activité. Les fraudes au virement explosent. Si vos processus habituels de vérification et de validation des factures sont manuels – c’est le cas de nombreux grands groupes – s’adapter à la gestion des paiements depuis la maison peut représenter un challenge. Voici les pratiques que nous recommandons pour vous aider dans cette mission :
- Ne vous précipitez pas sur le règlement de vos factures, même si vous souhaitez soutenir vos fournisseurs dans cette période difficile ou que vous souhaitez passer une commande urgente.
- Multipliez les vérifications sur l’identité de l’entreprise et de la personne qui vous envoie la facture ou vous contacte. Soyez attentif aux coordonnées personnelles et bancaires de votre interlocuteur.
- Communiquez avec votre équipe pour recouper les informations et vous assurer que ce sont de vraies factures, et non des factures frauduleuses.
- Appuyez-vous sur des outils numériques qui assurent la sécurité et le nettoyage des bases tiers et vous permettent de détecter automatiquement les tentatives de fraudes.
Pour répondre à ces problématiques et vous assurer d’être en conformité avec vos tiers même en travail à distance, Trustpair vérifie l’identité des tiers et sécurise l’ensemble de votre chaîne de paiement. Vous pouvez ainsi contrôler vos RIB fournisseurs, auditez votre référentiel fournisseurs et vous assurer de payer le bon fournisseur sur le bon compte bancaire. Découvrez notre solution de lutte contre la fraude.
Que ce soit pour adapter votre organisation actuelle, ou en préparation de futurs épisodes nécessitant une organisation à distance de votre direction financière, vous avez désormais toutes les cartes en main pour travailler efficacement et de manière sécurisée avec votre équipe.
Trustpair vous soutient pendant cette crise, n’hésitez pas à demander plus d’informations à nos équipes.
