Véritable organisme vivant, les données relatives aux tiers évoluent et se dégradent dans le temps. Si l’on ajoute à cela le niveau de risque et de sensibilité élevée de ces données, assurer leur fiabilité devient un enjeu stratégique pour les entreprises.
La qualité des données au service de la sécurité des processus
Avec l’essoufflement du modèle Big Data et l’émergence des nouvelles technologies, les données intelligentes, ou Smart Data, ont désormais une place de choix en entreprise. Elles n’ont plus d’autre choix que de changer leur modèle de management pour assurer la qualité de leurs données tiers tout au long de la relation d’affaires et ainsi sécuriser chaque étape de leur processus Procure-to-Pay.
Au programme de ce webinar
Frédéric Paresy et Michael Lisch, Ingénieurs Avant-Vente chez Altares, sont intervenus au côté de Baptiste Collot, Président Trustpair afin d’échanger autour des sujets Data Management, Smart Data et protection contre la fraude au virement.
Au sommaire:
- En quoi consiste le Data Management pour les Directions financières?
- Comment s’assurer de travailler avec des données tiers fiables ?
- Quelles sont les grandes étapes pour réussir un onboarding fournisseur ?
- En quoi une bonne gestion des données protège-t-elle des risques de fraude ?
Data Management: de quoi parle-t-on?
Le but premier du Data Management est simple : garantir aux acteurs de l’entreprise que la donnée disponible ou utilisée est la bonne.
Pour cela, 4 étapes sont essentielles pour assurer la qualité des données et le nettoyage des bases tiers :
- Fiabilisation : de la donnée déjà existante (en d’autres termes, redresser la base jusqu’à présent exploité),
- Création : ajout de nouveaux tiers (tout en évitant les doublons, enrichir en infos les coordonnées inscrite..etc),
- Mise à jour : remise à niveau et actualisation des données disponibles,
- Enrichissement : ajout et complétion d’informations.
Les mises à jour de données sont encore dans la plupart des cas effectuées manuellement. Très souvent, un utilisateur remplit la base tiers suite à des informations communiquées par un autre. D’où le fait que les mises à jour ne sont pas faites de manière suffisamment récurrente : ces acteurs étant confrontés à des environnements complexes peuvent se comprendre, mais ce n’est pas toujours le cas de deux systèmes informatiques.
La diversité des outils métiers et des stratégies sur la donnée rendent le Data Management aujourd’hui incontournable.
Altares, partenaire de l’éditeur de donnée d’entreprises Dun & Bradstreet à l’origine du DUNS Number, préconisent la prise en compte de 5 niveaux d’information afin de garantir aux équipes de travailler avec des données tiers fiables, illustrant la Data d’un point de vue sémantique :
- la référence : la garantie que le tiers est identifié de manière unique (DUNS Number)
- les caractéristiques : les informations clés déterminant que les tiers appartient bien au segment voulu
- le contexte : s’assurer que les besoins correspondent à ses services
- les interactions : les négociations et engagement avec les clients respectifs
- les observations : les remontées des relations avec ses tiers
Comment s’assurer de travailler avec des données fiables?
Une telle vérification doit permettre la mise en place d’un processus d’onboarding fournisseur fiable et sécurisé, comprenant plusieurs plusieurs niveaux de vérification pour assurer la fiabilité des données tiers.
Phase d’onboarding :
- Contrôle Master Data : vérifier que la raison sociale de l’entreprise tierce correspond à l’adresse/numéro/siret/tva…
- Contrôle achat : s’assurer que le tiers est en droit d’acheter
- Contrôle Finance : s’assurer que le fournisseur est suffisamment fiable
- Contrôle Compliance : y a t-il un risque de corruption, de blanchiment d’argent ?
Tous ont un élément en commun : ils se rattachent et composent l’identité de l’entreprise.
Phase de production : elle comprend toute la mise à jour des données en continu, nécessaire pour sécuriser et fiabiliser la donnée dans le temps.
“En moyenne après diagnostic, parmi les ressources que nous traitons auprès de nos clients, 15% à 20% des sociétés présentes dans leur base tiers se révèlent être inactives, 10% à 15% sont des doublons. Confronter sa base à un référentiel est crucial. – Michael Lisch, expert en solutions achats et référentiel tiers – Altares
« Le Master Data Management est un socle : il permet de qualifier ses tiers de manière précise, unique et univoque » – Frédéric, expert avant-vente Data Management – Altares
La gestion des données pour lutter contre la fraude au virement
“À partir du moment où la fraude est liée à un manque de moyen et de ressource dans ses données, la perte n’est pas acceptable” – Baptiste Collot, Président de Trustpair
Face à l’explosion des fraudes et à des techniques de plus en sophistiquées, les entreprises ont à faire à quatre grands profils de fraudeurs :
- l’usurpateur : crée un persona fictif et se fait passer pour un membre actif de l’entreprise ou pour un établissement secondaire
- le reptilien : se fait passer pour un bon et gentil fournisseur avant de frauder
- l’opportuniste : profite des failles du système pour tromper
- l’insatisfait : un “loubard” recherchant des prétextes pour ne pas respecter pleinement ses engagements
Ils agissent selon 3 modes :
- Fraude documentaire : à partir de fausses informations créées ou communiquées
- Fraude pure : entretenant un rapport de confiance pour ne pas éveiller les doutes avant de frapper
- Contentieux assimilé à la fraude : le pinailleur, abusant de la confiance
Tandis qu’Altares est l’acteur de référence dans l’apport de la donnée concentrée et fiable, Trustpair s’engage pour assurer la vérification et la sécurisation des coordonnées bancaires fournisseurs
« Nous nous engageons à couvrir l’intégralité du processus Procure to Pay. » – Baptiste Collot, Président de Trustpair
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Retrouvez l’intégralité du webinar Trustpair x Altares en replay et téléchargez notre livre blanc dédié : Data Management, le remède contre la fraude au virement ?
