TEMOIGNAGE CLIENT - AVRIL 2019

Alinéa : prévenir un risque de fraude en quelques minutes

Aurélien Tedoldi
Responsable Trésorerie, BFR et Comptabilité Auxiliaire
SIEGE SOCIAL
Aubagne, France
SECTEUR
Commerce de détail
Alinéa est une entreprise française de décoration et d’ameublement. Elle compte aujourd’hui plus d’une trentaine de magasins répartis sur toute la France.
2 400 collaborateurs
31 magasins
5 400 fournisseurs
Challenge
Renforcer leurs procédures de contrôle des fournisseurs pour éviter tout risque de fraude.
Solution
Automatiser une partie du processus de contrôle pour gagner en agilité et en réactivité face aux demandes internes et externes.
Résultat
Les équipes sont autonomes et ont gagné plusieurs heures chaque mois pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques tout en renforçant la sécurité des contrôles.
Demander une démo
Contexte et enjeu

Aurélien Tedoldi est Responsable de la Trésorerie chez Alinéa. Il est à la tête d’une équipe de 2 personnes. Il est également en charge du pilotage de la comptabilité auxiliaire (clients et fournisseurs). Cette équipe comptable comprend une quinzaine de personnes aujourd’hui.

Il est arrivé chez Alinéa il y a deux ans. Dès sa prise de poste, son objectif a été de mettre en place un ensemble de procédures pour mieux gérer la trésorerie de l’entreprise. Historiquement, ces sujets étaient en partie pilotés par le groupe Auchan (avant la sortie d’Alinéa).

“Une de mes missions est de m’assurer que le référentiel de RIB des fournisseurs ne contienne pas de coordonnées bancaires fraudées. Une des problématiques récurrentes concerne la fraude aux fausses coordonnées bancaires (fraude au président, fausse facture, …). Nous nous employons à garantir la sécurisation maximale sur les contrôles mis en place, mais le risque zéro n’existe pas dans ce domaine.”

Ces tentatives de fraudes sont d’ailleurs principalement liées à des changements de RIB sur des fournisseurs historiques, nous confirme Aurélien.

Des procédures en place chronophages

Bien que confidentielles, les procédures actuellement en place sont relativement inadaptées.

“La procédure est aujourd’hui lourde. Nous faisons intervenir les acheteurs qui n’ont ni le temps, ni cette culture du risque et du traitement des données financières. Nous avions besoin d’un outil performant pour alléger ces processus.”

Les problématiques de fraude ne sont pas des mythes.

En cas de fraude, la responsabilité repose généralement sur le trésorier. Et pourtant, la source de la fraude est liée à la base tiers. Aujourd’hui, ce référentiel n’est pas géré par les équipes Trésorerie, mais Comptables. C’est d’ailleurs le cas dans la plupart des entreprises.



“J’ai une vraie problématique de confiance. En tant que trésorier, je suis souvent amené à valider des paiements de plusieurs millions d’euros sur des RIB qui me sont envoyés par un outil comptable. Cet outil n’est pas sous ma responsabilité ; ce qui nous pose, à nous trésorier, de vrais dilemmes quant à la sécurité des coordonnées bancaires utilisées.”

Il fallait trouver une solution pour résoudre cette problématique. Aurélien a donc démarré des chantiers en interne.

Mais les systèmes d’informations ne permettent pas la communication optimale entre leurs outils. Le risque de ne pas avoir le même niveau d’information, quel que soit l’outil, était trop important. Par ailleurs, la durée et le coût de développement n’étaient pas non plus envisageables à court terme.

La solution Trustpair pour accompagner Alinéa
Je cherchais une solution qui puisse permettre de me rassurer ainsi que mon DAF et mon DG sur la conformité des paiements de notre base tiers. C’est le cas avec Trustpair.

Trustpair leur permet d’avoir une véritable réassurance sur les coordonnées bancaires qu’ils utilisent pour payer leurs fournisseurs.

Nous les accompagnons aujourd’hui sur la validation unitaire des comptes fournisseurs. Nous sommes également en train de travailler ensemble sur l’audit de la base tiers pour identifier et corriger les erreurs éventuelles.

Une autonomie des équipes face à la DSI
Alinéa est en pleine mutation avec une DSI extrêmement sollicitée sur la transformation digitale de l’ensemble de nos départements internes. Avec Trustpair, nous avons été directement autonomes sur les exports et les premiers chantiers à démarrer ensemble.

Alinéa utilise la solution Trustpair depuis quelques mois maintenant. Les équipes Trésorerie et Comptables ont été totalement autonomes sur la mise en place de la solution en interne et la validation des premières paires identifiant d’entreprise - coordonnées bancaires.

La solution est aujourd’hui utilisée par Aurélien (Responsable Trésorerie) et une personne de l’équipe comptable en charge de la création et de la gestion des RIB fournisseurs.

“Demain, nous aimerions élargir le scope à l’ensemble de l’équipe en donnant un accès pour chacun de nos comptables (15), puisque Trustpair est maintenant inclus dans nos procédures de contrôle.”

Alléger les processus et gagner en agilité
Trustpair va nous permettre d’alléger nos procédures actuelles tout en renforçant la sécurité, en ayant un retour extrêmement rapide sur la conformité des données bancaires de nos fournisseurs.

Dans le cas de fournisseurs récurrents et exceptionnels, Alinéa a besoin de valider rapidement un changement de coordonnées bancaires, afin de pouvoir respecter nos engagements en termes de délais de paiement.

Je suis impressionné par la réactivité de la solution. J’interroge Trustpair sur la conformité d’un fournisseur. Moins d’une minute après, je reçois un mail de validation pour me dire que tout est bon. Je ne connais pas d’autre solution capable, aujourd’hui, de ce niveau d’efficacité
Résultats

“Trustpair répond à un vrai besoin, que nous n’avions que partiellement réussi à satisfaire en interne : être rassuré sur la validité des coordonnées bancaires que l’on utilise pour payer nos fournisseurs.”

Une mutualisation inédite des sources de données

Aurélien souligne un triple avantage dans la solution Trustpair en termes de contrôle et de pertinence dans l’analyse des tiers :

  • La solution est directement connectée avec SEPAMail, mais pas que…
  • Nous avons également accès à des bases de données spécifiques en France et dans toute l’Europe.
  • Les bases de données de nos clients sont également mutualisées pour effectuer des contrôles croisés et garantir ainsi une information fiable et mise à jour quotidiennement.

Avoir un tel niveau d’informations et de diversité dans les sources de données est inédit à ce jour. Nous sommes les seuls à le proposer à nos clients.

Une prise en main de la solution en quelques minutes
Dans l’équipe, tout le monde n’est pas toujours à l’aise avec l’informatique. Et pourtant, je ne leur ai donné qu’un identifiant et un mot de passe. Ils ont été capables de prendre en main l’outil très rapidement, sans formation particulière.

La prise en main opérationnelle a été pensée en fonction de vos usages quotidiens d’application. Il n’y a donc pas de temps de formation, ni de conduite du changement à prévoir.

C’est du temps (et du budget) gagné pour concentrer les équipes sur des tâches plus stratégiques, comme la prise de décision face à l’information.

L’utilisation de l’outil est très simple, avec une très bonne réactivité des équipes chez Trustpair. Je peux aujourd’hui rassurer mes équipes et mes managers sur un éventuel risque de fraude au virement fournisseur. Nous avons trouvé avec Trustpair une solution efficace et simple d’utilisation, nous offrant le double avantage de renforcer notre sécurité tout en simplifiant les process.