TEMOIGNAGE CLIENT - AVRIL 2019

Axéréal : digitaliser les contrôles fournisseurs pour éviter tout risque de fraude

Colin Cesana
Responsable Middle Office Trésorerie
SIEGE SOCIAL
Olivet, France
SECTEUR
Agricole et agroalimentaire
Axéréal est la première coopérative céréalière française. Elle rassemble 13 000 agriculteurs autour d’une vision commune : valoriser et pérenniser les productions agricoles, tout en contribuant à une offre alimentaire de qualité.
4 000 collaborateurs
13 000 fournisseurs
13 pays
Challenge
S’assurer de la validité des informations de leur base fournisseurs pour éviter tout risque de fraude au virement.
Solution
Remplacer les contrôles manuels du référentiel fournisseurs par un processus automatisé, plus rapide et plus fiable.
Résultat
Un gain de temps pour les équipes comptables et trésorerie dans la vérification et la correction de leur référentiel fournisseurs.
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Contexte et enjeu

Colin Cesena est responsable middle office trésorerie au sein du Groupe Axéréal. Son équipe, créée il y a un an et demi, est notamment responsable de l’ensemble des projets liés à la trésorerie du Groupe.

Une part importante de l’activité d’Axéréal concerne l’achat et le trading de matières premières agricoles à l’international. Ces achats concernent des pays très touchés par des cas de fraude au virement (Pologne, Estonie, Hollande…). Colin et son équipe sont garants de la sécurité du référentiel fournisseurs et des paiements associés.

Plus de 30 000 fournisseurs sont présents dans la base tiers d’Axéréal

Des comptes bancaires sont modifiés quotidiennement, en fonction des nouveaux contrats signés et de l’évolution des fournisseurs. Des centaines de comptes fournisseurs sont à mettre à jour chaque mois, notamment sur des ajouts et des changements de coordonnées bancaires.

Il n’y a jamais eu de contrôle ni de mise à jour automatisée : les vérifications sont longtemps restées manuelles avant l’utilisation de Trustpair.

“Nous n’avons jamais vraiment pris le temps de vérifier notre base de tiers. Mettre à jour les informations, compléter nos fiches fournisseurs prend du temps. Et ce temps là, nous ne l’avons pas.”

Et pourtant, la complétude et l’exactitude de ces informations sont stratégiques pour l’entreprise. Les risques de fraude sont importants, notamment lorsqu’il s’agit de fournisseurs étrangers.

Au cours des dernières années, nous avons été la cible de nombreuses tentatives de fraude au président et fraude au faux fournisseur.
Les processus de contrôle des fournisseurs n’étaient pas optimisés

Lors de l’ajout d’un nouveau fournisseur, les équipes comptables récupèrent dans un premier temps les informations du fournisseur, et notamment son identifiant d’entreprise (TVA, SIREN) ainsi que l’IBAN.

Avant d’utiliser la solution Trustpair, des contre-appels étaient ensuite effectués pour vérifier l’exactitude des informations. Mais les contrôles s’arrêtaient là.

Ce système reposait sur la confiance des collaborateurs. Nous n’étions pas en capacité de contrôler que les contre-appels étaient correctement faits.
“La fraude est une réalité que l’on ne peut pas ignorer”

Les fraudeurs sont de mieux en mieux équipés technologiquement, avec des méthodes toujours plus performantes. “Compte tenu du nombre de fournisseurs enregistrés et du volume de transactions mensuelles, nous sommes une cible pour les fraudeurs”.

Axéréal est parfaitement au courant des enjeux liés au risque de fraude.

“Nous ne pouvions pas prendre le temps d’auditer correctement notre référentiel pour identifier les tiers suspects, puis les corriger. Il nous manquait des ressources humaines. Il nous fallait donc rapidement trouver une solution efficace.”

La solution Trustpair pour accompagner Axéréal

Nous avons démarré notre collaboration avec Axéréal il y a plusieurs mois déjà.

Nous les accompagnons sur l’audit et la correction de leur référentiel fournisseurs et sur la validation unitaire d’un nouveau fournisseur. Nous travaillerons prochainement avec eux sur la validation automatisée des paiements fournisseurs.

Il existe d’autres solutions sur le marché pour effectuer des contrôles plus macros. Mais nous avions besoin d’être rassurés sur l’exactitude des informations lors de l’ajout d’un nouveau fournisseur. La vérification du couple “Identifiant d’entreprise - IBAN” est primordiale pour nous. Et ils (Trustpair) sont les seuls à la proposer.
Audit du référentiel fournisseur

Nous avons donc démarré une première phase d’audit de la base existante. Aujourd’hui, plus de 15 000 fournisseurs ont déjà été vérifiés automatiquement par Trustpair.

Nous communiquons ensuite sur trois niveaux d’informations clairs pour faciliter la prise de décision dans la validation d’un paiement fournisseur.

  • Anomalie : problème de format tel qu’un SIREN à 7 chiffres
  • Défavorable : fournisseur potentiellement à risque. Il s’agit par exemple d’une société fermée, d’une non correspondance de l’identifiant d’entreprise et de l’IBAN, d’un compte frauduleux déjà connu par Trustpair.
  • Favorable : informations exactes. Aucun risque détecté.
Validation unitaire de chaque nouveau fournisseur

En parallèle de ce travail, les équipes comptables ont également accès au module de validation unitaire. Cette fonctionnalité permet de vérifier de manière quasi-instantanée l’exactitude des informations d’un nouveau fournisseur.

La mise en place de ce module a été extrêmement rapide : quelques jours au plus. Trustpair remplace aujourd’hui l’ensemble des contre-appels effectués jusqu’alors par nos équipes.

La mise en place de la solution a été gérée par l’équipe Trésorerie, puisqu’ils ont une vision globale de l’organisation de la Fonction Finance.

Trustpair s’adapte très bien aux spécificités de notre marché et à notre fonctionnement. Plusieurs fonctionnalités sont développées au fur et à mesure de notre collaboration. C’est un vrai plus si l’on compare aux autres logiciels standardisés du marché.
Résultats
Les équipes sont satisfaites de la solution. Il n’y a aucune difficulté pour prendre en main l’outil. C’est intuitif et simple à utiliser
11 000 erreurs détéctées sur leur base tiers

C’est le résultat de l’audit automatisé proposé par la Trustpair. En fonction de l’activité de ces fournisseurs, nous priorisons les erreurs à corriger.

Les comptes identifiés comme inactifs (dont les dernières transactions datent de plus de 24 mois) sont automatiquement désactivés. Dans le cas d’Axéréal, ils représentent près de 7 500 comptes. Les équipes peuvent alors se concentrer sur la mise à jour des tiers les plus sensibles.

“L’audit automatisé de notre référentiel nous fait gagner un temps considérable pour vérifier l’exactitude des informations. Trustpair nous permet de retracer l’historique du fournisseur depuis sa création dans nos ERPs. Nous pouvons ainsi identifier rapidement les comptes inactifs et faire le tri de nos tiers.”

Des dizaines d’heures gagnées chaque mois sur les contrôles fournisseurs

Les contre-appels n’ont aujourd’hui plus lieu. C’est plusieurs minutes de gagnées par fournisseur.

Trustpair est une solution moderne et facile à prendre en main pour nous permettre de vérifier et contrôler notre base fournisseurs et ainsi éviter toute tentative de fraude au virement.

Trustpair leur a justement permis d’éviter une tentative de fraude au virement fournisseur, il y a quelques semaines.

Les fraudeurs ont réussi à s’immiscer dans une boucle de mail avec un fournisseur bien connu du groupe. L’objet du mail était un changement du RIB pour les prochaines factures à payer.

Grâce à la validation unitaire quelques minutes ont suffi à l’équipe pour se rendre compte que ces nouvelles coordonnées bancaires n’étaient pas liées au fournisseur.