La solution pour
déjouer les fraudes
au virement

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L’e-banking (ou banque en ligne) permet de réaliser des opérations bancaires en ligne via un site web. Il s’agit notamment de payer des factures, demander un crédit, déposer des chèques, vérifier le solde de son compte ou encore transférer des fonds. Autrement appelé « banque Internet » ou encore « banque virtuelle », l’e-banking est incontournable aujourd’hui, à l’ère du tout digital. De quoi parle-t-on réellement et quels sont les enjeux de l’e-banking la Direction financière ?

E-Banking: de quoi parle-t-on ?

On parle d’Electronic Banking pour désigner une banque électronique, disponible en ligne et non plus physiquement. L’utilisateur y réalise une série d’actions sans avoir à se déplacer, via un ordinateur ou son smartphone. Il peut ainsi transférer des fonds électroniquement, payer des factures et réaliser toute autre action (comme déposer automatiquement des salaires).

Le service bancaire électronique fonctionne selon un système informatique qui enregistre la propriété des fonds et prend en compte les transferts réalisés. Pour y accéder, l’utilisateur a généralement besoin de s’identifier avec un code d’accès (comme un numéro d’identification personnel). 

E-banking : quels avantages ?

La banque en ligne remplace peu à peu les service des banques traditionnelles, rendant les interactions plus rapides et plus fluides. Ses avantages sont nombreux :

• Vous avez accès à vos comptes bancaires quand vous le souhaitez, où vous le souhaitez. En vacances, dans le métro, pendant un jour férié ou un dimanche… l’accès est libre et illimité
• La banque en ligne vous tient au courant des transactions sur votre compte bancaire. Vous recevez des alertes et des notifications en temps réel. Bien souvent vous avez la possibilité de personnaliser ces alertes en fonction de vos préférences
• Le coût des transactions est réduit
• Le nombre de fonctionnalités est important, ce qui vous permet de réaliser de nombreuses transactions différentes.

Les services d’E-banking

La banque en ligne supprime les échanges papiers longs et fastidieux avec une banque traditionnelle. Cela permet de gagner du temps et un confort dans le quotidien.

L’e-banking propose de très nombreux services et des fonctionnalités adaptées pour tous les profils. Cela s’accompagne de droits, de responsabilités et de frais à ne pas négliger. Les entreprises ont la possibilité de réaliser des transactions sur le web :ces actions sont cryptées de bout en plus, ce qui assure des transactions plus sûres, transparentes et sécurisées.

Entre autres services proposés par l’e-banking on trouve :

• la consultation des relevés de compte
• le téléchargement de certains documents comme votre avis d’impayés ou encore votre avis de domiciliation
• la possibilité de récupérer des informations sur vos virements
• le déclenchement du paiement des salaires par virement
• le paiement des factures et/ou de ses fournisseurs
• l’encaissement des créances
• la gestion optimale de sa trésorerie, avec un rééquilibrage si besoin via des virements.

Online banking

La banque en ligne est une facilité pour les entreprises. Par son biais, elles réalisent des transactions monétaires et non monétaires via le site Web ou bien l’application de la banque.

Aujourd’hui, la quasi majorité des banques propose une application mobile qui permet de réaliser des transactions en quelques clics seulement. Vous avez juste besoin d’un smartphone, d’une connexion Internet, de l’accès à l’application mobile et d’un service actif sur votre compte bancaire.

Échange de données informatisées (EDI)

Traditionnellement, les entreprises communiquent entre elles par voie papier. Ce format, standardisé, a évolué au fil du temps pour prendre aujourd’hui la forme d’une communication par voie électronique.

Échanger des données informatisées permet aux entreprises de s’échanger des documents commerciaux sous la forme électronique. Facile d’accès, le partage se fait en un clin d’œil entre les partenaires commerciaux.

Les avantages de l’échange de données informatisées sont nombreux :

• Réduction des coûts
• Amélioration de la vitesse de traitement
• Réduction des erreurs
• De meilleures relations entre les partenaires commerciaux

Transfert électronique de fonds (TEF) 

 Grâce à une banque en ligne, les fonds peuvent être transférés d’une banque à une autre sans avoir à engager d’efforts conséquents. Cela concerne notamment les dépôts directs d’argent, les virements électroniques et les prélèvements automatiques.

E-Banking : le nouveau souffle des banques traditionnelles

Aujourd’hui, les Directions financières  apprécient pouvoir accéder aux services de leur banque où qu’ils se trouvent et de manière instantanée Les banques doivent donc suivre ce mouvement nomade et se tourner vers le digital et améliorer l’expérience de leurs clients. Cela implique d’opérer une transition vers le numérique et d’optimiser ses processus.

Les banques affinent leurs stratégies et proposent une communication de qualité avec les clients. Une solution e-banking propose les mêmes services qu’un établissement classique, en facturant moins de frais au client.

Allier sécurité et digitalisation des flux financiers

Les entreprises ont toutes recours aux services des banques en ligne. Les Directions Administratives et financières (DAF) de ces structures réalisent désormais leurs paiements par voie électronique. Le temps où elles devaient se déplacer pour rendre visite à leur banque classique est révolu, ce qui leur fait gagner un temps précieux. Pour autant, les DAF ont à charge de vérifier  que la sécurité est optimale et que leurs transactions n’encourent aucun risque (erreur dans le virement, problème dans le délai de paiement, tentatives de fraude…).

Pour protéger l’entreprise de menaces et risques financiers  et profiter pleinement des services de l’e-banking en toute sécurité, chaque transaction financière doit faire l’objet d’un contrôle accru. Il est fortement recommandé d’opter pour une solution digitale à haute valeur ajoutée assurant au donneur d’ordre la forte sécurisation de chaque paiement. En multipliant les points de contrôle tout au long de la chaîne de paiements, la solution digitale de Trustpair vérifie le couple coordonnées bancaires / identifiant d’entreprise du tiers de prévenir des risque d’erreur ou de fraude au virement, et d’être toujours sûr  de payer la bon tiers sur le bon compte bancaire.

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Validée en Conseil constitutionnel le 8 décembre 2016, la loi Sapin 2 propose 8 mesures. L’évaluation des tiers figure parmi les mesures les plus importantes en termes de processus opérationnels. Destiné à lutter contre le phénomène de corruption, maîtriser le dispositif de gestion des tiers est crucial pour les Directions financières et Conformité. Zoom sur ce pan de la loi Sapin 2 et ses contours.

Etat des lieux de la Loi Sapin 2 en France

La loi Sapin 2, validée le 8 décembre 2016 par le Conseil constitutionnel, comporte plusieurs volets destinés à garantir la lutte contre la corruption et le trafic d’influence. Cette loi française repose sur trois grands principes :

• Un renforcement de la transparence,
• Une lutte active contre la corruption,
• Une modernisation de la vie économique, en ouvrant notamment la voie à un financement diversifié de l’économie française et en garantissant la protection des investisseurs.

Les obligations de la Loi Sapin 2 dans le cadre du contrôle des tiers

Assurer le contrôle des tiers ne se fait pas en un claquement de doigts. La loi Sapin 2 précise distinctement 9 obligations strictes en la matière :

• Les entreprises embauchant plus de 500 salariés et ayant un chiffre d’affaires égal ou supérieur à 100 millions d’euros doivent mettre en place un programme complet de conformité de due diligence
• Les entreprises concernées doivent respecter un code de conduite qui reprend les comportements à bannir puisque pouvant caractériser des faits de trafic d’influence ou de corruption
• Les employés peuvent utiliser un dispositif d’alerte interne s’ils souhaitent faire état de situations ou conduites contraires au code de conduite de l’entreprise
• L’entreprise propose une cartographie complète des risques sous la forme d’une documentation actualisée en fonction des évolutions constatées
• La situation des clients est évaluée, ainsi que celle des fournisseurs et des intermédiaires. L’évaluation se réalise en tenant compte de la cartographie des risques
• Les contrôles comptables sont assurés grâce à des procédures tant internes qu’externes. L’objectif est de vérifier qu’aucun registre, livre ni compte n’est utilisé pour camoufler des faits de trafic d’influence ou de corruption
• Les collaborateurs considérés comme étant exposés aux risques suivent une formation
• Les salariés contrevenant au code de conduite de la société sont sanctionnés grâce au régime disciplinaire mis en place dans l’entreprise
• Les mesures mises en œuvre font l’objet d’un contrôle et d’une évaluation en interne.

💡 Bon à savoir : Les entreprises qui ne mettront pas en place ce programme de conformité risqueront une amende pouvant aller jusqu’à 1 million d’euros. Ainsi qu’une condamnation des dirigeants à hauteur de 200 000 € maximum.

Corruption et trafic d’influence : plusieurs scénarios de risques

Au regard du risque de corruption face auquel la loi Sapin 2 se dresse, il est possible de classifier les scénarios de risques en 3 catégories :

• le risque 1, avec une corruption active. Ce scénario est le plus risqué en pratique, avec un risque de corruption active impliquant pour l’entreprise de demander un avantage indu auprès d’un client ou d’une autorité. Le tout en faisant appel à un tiers, intermédiaire dans la transaction. Certains tiers sont plus à risque, comme les bureaux d’études, les lobbyistes et les apporteurs d’affaires
• le risque 2, avec la corruption passive d’un salarié par un tiers. Il s’agit du cas classique d’un collaborateur, donneur d’ordre vis-à-vis d’un fournisseur
• le risque 3, avec une corruption indépendamment effectuée par un tiers. Ce type de risque est assez difficile à traiter en pratique. Le tiers en question a des pratiques corruptives en toute indépendance par rapport à la relation d’affaire.

Focus sur les dispositifs pour gérer ses tiers

Le dispositif de gestion des tiers permet d’assurer leur contrôle pendant le cycle de vie de l’entreprise, grâce à 3 étapes distinctes et indispensables :

• l’analyse des fournisseurs déjà existants,
• le contrôle des entrées de fournisseurs,
• le suivi des fournisseurs en continu.

Opter pour une solution de gestion unique des tiers permet de gérer les risques de manière proactive. L’entreprise s’appuie sur un dispositif centralisé pour tenir compte de tous les tiers impliqués, depuis leur entrée dans la structure jusqu’à la réalisation des transactions.

Plus concrètement, lorsqu’on parle de dispositifs de gestion des tiers, plusieurs noms viennent à l’esprit. Notamment Know your supplier (KYS), dispositif unifié pour gérer les tiers, selon un plan d’action de la Direction financière. Ce dispositif a l’avantage de prendre appui sur la cartographie des risques de la loi Sapin 2. Il analyse les données fournisseurs afin de déterminer leur score de compliance.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à consulter notre livre blanc dédié à la conformité des tiers.

Trustpair couvre couvre 4 des 7 volets de la loi Sapin 2

Trustpair vous accompagne sur 4 volets des 7 obligations imposées par la loi Sapin 2. Les 4 obligations couvertes par l’offre de Trustpair sont les suivantes :

1. Une évaluation des fournisseurs et des tiers et une détection systématique des paiements non contrôlés
2. Un processus automatique de contrôle des obligations comptables, combinant de nombreuses sources de données
3. Une traçabilité des contrôles pour les mesures mises en œuvre, sur l’ensemble de la chaîne de paiement. Un rapport sur les contrôles des équipes métiers permet d’affiner l’évaluation des mesures adoptées
4. Un archivage des contrôles sans limite de durée. Possibilité d’exporter toutes les évaluations au format CSV.

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POINTS À RETENIR

• La Loi Sapin 2 contribue à la lutte anti-corruption et à l’évaluation des tiers.
• Elle se décline sous 9 obligations strictes couvrant des aspects internes variés : instaurer un dispositif d’alerte, appliquer une cartographie complète des risques, etc…
• La loi qualifie la corruption en 3 catégories : active, passive, indépendamment effectuée par un tiers.
• Pour assurer la mise en conformité de votre entreprise, opter pour une solution de gestion unique des tiers vous permet de gérer les risques de manière proactive. La solution Trustpair permet de couvrir 4 des 7 volets de la loi Sapin II. En savoir plus.

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Sous le nom “complexe” de « processus Order to Cash », se cache en réalité un processus visant à simplifier la gestion des créances et des clients de votre entreprise. Pour le mettre en place aisément, découvrez comment l’Order to Cash fonctionne et comment l’optimiser grâce au traitement automatisé des commandes et des paiements.

Qu’est-ce que le processus Order to Cash ?

Le processus Order to Cash, dit aussi OTC ou O2C, signifie “de la commande au paiement” et désigne simplement l’ensemble des activités qui se déroulent depuis la commande réalisée par les clients jusqu’à la réception du paiement par l’entreprise.

Le processus Order to Cash concerne trois types d’activités :

• L’émission d’un devis ou d’une proposition commerciale à la réception d’une commande d’un client,
• Le traitement de la commande, la gestion en interne ou avec les fournisseurs et l’envoi des produits ou du service,
• L’émission de la facture, la relance en cas de retard de paiement et la réception du paiement.

L’objectif des entreprises est d’optimiser ce processus, pour offrir aux clients des délais de livraison courts, ainsi qu’une meilleure qualité de service. Optimiser l’O2C permet également de raccourcir le cycle de paiement, et donc de bénéficier de davantage de trésorerie !

Comment fonctionne le processus Order To Cash ?

L’Order to Cash est lié à des fonctions tierces

Le processus Order to Cash concerne exclusivement le traitement de la commande du client jusqu’à son point final (la réception du paiement), mais travaille en partenariat rapproché avec plusieurs fonctions tierces.

Les démarches de prospection commerciale par exemple, sont exclues de l’O2C à proprement parler, mais elles sont évidemment fondamentales pour acquérir des clients. Plus largement, l’ensemble des étapes en amont de ce processus : le branding, le marketing, la vente, etc. se situent dans la phase de la relation client – tout comme l’OTC.

Ainsi, les données d’activité enregistrées tout au long du cycle, depuis la commande jusqu’à l’encaissement, doivent être analysées pour permettre à la direction d’identifier les possibilités d’amélioration et d’optimisation, non seulement de l’OTC mais aussi de l’ensemble de la relation client.

Optimiser l’ensemble des processus de l’entreprise

Le fonctionnement du processus O2C est relativement simple, mais composé de divers sous-processus :

• Réception de la commande 
• Création d’un compte pour le client 
• Contrôle de disponibilité des produits/services commandés
• Envoi de la confirmation de la commande
• Traitement de la commande et de la livraison 
• Envoi de la confirmation de livraison
• Livraison des biens ou prestation du service 
• Envoi de la facture
• Suivi des paiements entrants 
• Envoi d’une confirmation de paiement

Pour que le processus Order to Cash se déroule sans accroc, toutes les fonctions de l’entreprise doivent être incluses : la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion technologique des commandes, des produits et de la livraison, ou encore la comptabilité.

Pour optimiser la gestion de toutes ces fonctions, la numérisation s’impose comme le meilleur moyen de gagner en efficacité.

Pourquoi numériser l’O2C dans l’entreprise ?

La numérisation du traitement des commandes et des paiements simplifie et optimise de nombreuses tâches au sein de l’entreprise. Elle apporte des avantages majeurs :

• Gain de temps : plus de rédaction manuelle de factures, de bons de livraison ni de rappels de paiement
• Réduction des coûts : l’automatisation mène à une réduction logique d’équipements et de personnel requis
• Réduction des erreurs : les processus numériques ont un taux d’erreur plus faible et sont plus transparents
• Risque de défaut de paiement plus faible : par l’intermédiaire d’un prestataire de services de paiement, on bénéficie d’une meilleure garantie de paiement
• Augmentation de la satisfaction des clients : la simplicité du traitement des commandes et des paiements fait le bonheur des clients
• Augmentation des ventes : les clients peuvent donc être amenés à acheter plus souvent

En résumé, digitaliser le processus Order to Cash permet à l’entreprise d’augmenter sa trésorerie en économisant des ressources et du temps, et de mieux satisfaire ses clients, augmentant ainsi leur taux de retour.

Directions Financières, osez digitaliser vos processus pour les sécuriser

La digitalisation, surtout des processus de paiement, permet aux entreprises de sécuriser des opérations manuelles et faillibles.

En effet, les fraudes interviennent tout au long du processus Order To Cash : depuis la réception d’une commande, en passant par les prestataires de livraison et le paiement de ceux-ci, jusqu’à la réception du paiement du client.

Selon l’étude Fraude 2021 menée par Trusptair Accenture, seules 16% des Directions Financières ont recours à une solution numérique pour se protéger contre la fraude !

Pour maîtriser et renforcer la sécurité de chaque étape de la chaîne de paiement, Trustpair vous accompagne dans la digitalisation des processus Order To Cash multipliant les points de contrôle sur chaque étapes, via une solution assurant le contrôle fournisseur de A à Z avec :

• Le contrôle automatique des coordonnées bancaires tiers
• Un audit continu du référentiel tiers
• Une vérification au moment du paiement pour une sécurité optimale

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POINTS À RETENIR

• L’Order to Cash représente le processus intégral du traitement de la commande jusqu’à sa réception par le client.
• Toutes les sections de l’entreprise doivent être prises en compte pour sa bonne application (chaîne d’approvisionnement, commandes, livraison, comptabilité…).
• La digitalisation, surtout des processus de paiement, permet aux entreprises de sécuriser des opérations manuelles et faillibles.
• Digitaliser le processus Order to Cash peut être une solution décisive pour économiser des ressources et gagner en temps, tout en augmentant la satisfaction de ses clients.

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