4 bonnes pratiques pour sécuriser vos paiements fournisseurs

sécuriser paiements fournisseurs

Dernière modification le 2 mai, 2023

En 2022, 1 entreprise française sur 2 a été victime d’au moins une tentative de fraude au virement. A l’échelle mondiale, la fraude coûte en moyenne 40 milliards de dollars aux entreprises, selon une étude PWC de 2020.

Plusieurs cas récents de fraude témoignent de cette réalité. Un promoteur immobilier escroqué de 38 millions d’euros en février, la commune de Saône-et-Loire victime d’une arnaque « au faux président » à hauteur de 350 000 euros… Les entreprises doivent composer avec la fraude au quotidien et trouver de bonnes pratiques pour sécuriser les paiements fournisseurs.

Les directions financières en proie à la fraude

Une chose est certaine : la qualité des données fournisseurs est clé dans la lutte contre la fraude. Et aujourd’hui, les entreprises ne sont pas équipées pour assurer la fiabilité de ces données et faire face efficacement aux risques de fraude.

Des processus sont pourtant mis en place pour assurer les contrôles, comme le principe des 4 yeux ou la ségrégation des tâches. Mais ces processus majoritairement manuels sont faillibles, longs et chronophages pour les équipes opérationnelles.

“Les données viennent de différents systèmes – Sytème de Trésorerie, ERP, Master Data – et sont traitées par plusieurs personnes, parfois même par des équipes silotées entre elles et qui ne se parlent pas. Peut-on vraiment s’appuyer sur cette donnée pour prétendre lutter efficacement contre la fraude ?” Arthur Legourd, Trustpair

4 bonnes pratiques pour sécuriser vos paiements et prévenir la fraude

Trustpair, solution leader dans la prévention de la fraude au virement et son partenaire Diapason, éditeur de solutions de Trésorerie, vous partagent 4 bonnes pratiques pour assurer la sécurité des paiements et prévenir la fraude. Et pour plus d’informations, n’hésitez pas à regarder le replay entier de notre webinar dédié !

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#1 Systématiser les contrôles dès la demande d’ajout d’un partenaire ou de modification de ses coordonnées bancaires

Les processus de paiements sont longs. Notre premier conseil est de contrôler la donnée le plus tôt possible, dès le début de la relation partenaire. N’attendez pas le paiement d’un fournisseur pour vérifier ses données : cela peut pousser à la précipitation pour éviter tout retard de paiements auprès du fournisseur.

“Intégrer les contrôles directement dans les outils de paiements, du portail achat au système de trésorerie, en passant par l’ERP, permet d’automatiser, de systématiser et de suivre les contrôles tout au long de la chaîne de paiements, tout en faisant gagner du temps aux équipes.” Arthur Legourd, Trustpair

 

#2 Sécuriser les flux et accès aux systèmes d’informations

“Sécuriser les flux passe par le chiffrement des fichiers de paiements et de tiers qui transitent d’un système à un autre. Cela permet de s’assurer que les données sont inaltérables, et de permettre aux valideurs de se concentrer sur des contrôles à forte valeur ajoutée.” Alexandre Sortais, Diapason

Il faut aussi proscrire l’import manuel de données dans le TMS pour ne pas compromettre la sécurité de la chaîne de paiements, ou encore restreindre les accès aux outils métiers pour empêcher les actions frauduleuses.

 

#3 Bien paramétrer ses outils pour détecter tout “comportement anormal”

“La gestion des pouvoirs bancaires est primordiale dans la gestion de la politique de sécurité, car elle impacte directement la protection contre la fraude. On sait exactement qui est responsable de quoi, et qui détient la signature ou la validation d’une opération spécifique.” Alexandre Sortais, Diapason

Pour les entreprises qui déploient leur outil de paiement dans plusieurs filiales, il est aussi recommandé de mettre en place une validation centrale, afin que la filiale soit indépendante, mais que la holding ait un droit de regard.

 

#4 S’assurer de la bonne application des processus de contrôle interne dans le temps

La mise en place de processus de contrôle interne, comme les 4 yeux, est déjà une première barrière contre la fraude. Pour aller plus loin, l’entreprise peut responsabiliser les signataires et s’assurer qu’ils aient du poids dans la sécurisation du paiement. Il faut aussi s’assurer qu’il n’y ait pas de lien hiérarchique entre les personnes impliquées dans la validation des paiements, pour prescrire toutes tentatives d’influence. Enfin, il faut pouvoir suivre les contrôles dans le temps.

“Il faut s’assurer que le contrôle interne suive les Pistes d’Audit et assure la systématisation des contrôles. C’est d’ailleurs dans ce sens que le connecteur Trustpair pour Diapason assure la traçabilité des contrôles et fournit des Pistes d’Audit Fiables.” Arthur Legourd, Trustpair

 

Solution antifraude intégrée au TMS : la clé pour une sécurité optimale des paiements

Vous souhaitez lancer en 2023 un projet de prévention contre la fraude au virement pour sécuriser les paiements fournisseurs et intégrer la solution Trustpair au sein de Diapason ou d’un autre outil métier ? Nos experts Trustpair sont disponibles pour vous accompagner dans vos projets.

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FAQ

Trustpair est la plateforme leader de prévention contre la fraude au virement pour les grandes entreprises.

Notre solution permet aux Directions Financières de sécuriser rapidement et efficacement l’entièreté de leur chaîne de paiement. Elle offre une gestion systématique et intuitive du risque de fraude, en cohérence avec les outils et process existants.

La solution s’appuie sur :

  • Une technologie propriétaire de détection des fraudes
  • Des dashboards de suivi intuitifs, des workflows personnalisés et des notifications en temps réel
  • Une intégration facile aux outils existants

Diapason est depuis 10 ans spécialisée dans la gestion de trésorerie d’entreprise. Diapason accompagne la croissance des entreprises et simplifie la gestion de trésorerie des entreprises de plus de 10000 utilisateurs à l’échelle mondiale.

Il existe plusieurs solutions en fonction des besoins et de la taille des entreprises.

Gérer les risques liés à la Trésorerie d’entreprise.

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