Un audit fournisseur est une opération qui consiste à contrôler la qualité des services et/ou des produits d’un fournisseur. L’audit vérifie aussi sa capacité à répondre aux exigences de l’entreprise cliente. Pourquoi est-il important ? Enfin, quand et comment effectuer un tel audit ? Explications dans cet article.
Qu’est-ce qu’un audit fournisseur ?
Un audit fournisseur est une opération menée par une entreprise pour s’assurer de la qualité des services ou des produits proposés par ses fournisseurs. Il contrôle leur capacité à répondre à ses attentes en termes de qualité, de prix et d’approvisionnement. Il s’agit en quelque sorte d’un diagnostic formalisé, qui se termine généralement par une proposition d’actions correctives à mettre en place.
Pourquoi est-ce important ? Parce que les fournisseurs jouent un rôle clé dans le développement et le succès d’une entreprise. Un fournisseur qui assure le suivi des commandes et propose des produits et services de qualité a un impact direct sur la croissance et l’évolution de l’entreprise cliente. C’est aussi un moyen de détecter et de gérer les risques inhérents à la relation entre le fournisseur et le client.
L’audit fournisseur peut être complémentaire des procédures KYS (Know your Supplier) et KYC (Know your Customer), qui permettent d’authentifier les tiers d’une entreprise. Téléchargez notre livre blanc pour en apprendre plus sur la conformité des fournisseurs aux réglementations en vigueur.
Les particularités de l’audit fournisseur
L’audit des fournisseurs d’une entreprise doit être planifié en amont et mené avec régularité. Celle-ci dépend des entreprises, mais l’on estime qu’un tel audit doit être réalisé au moins une fois par an.
Un audit fournisseur se caractérise par le suivi d’une grille d’audit, qui vise à évaluer le bon fonctionnement du fournisseur dans des domaines tels que la fabrication, la conformité, le suivi, l’assurance qualité, ou encore la facturation.
Les éléments à prendre en compte pour auditer un fournisseur
Il n’existe pas d’approche universelle dans la manière de réaliser un audit fournisseur. Il revient ainsi à chaque entreprise d’élaborer sa propre grille d’audit fournisseur. Cependant, certains éléments particuliers doivent être pris en compte, qui correspondent aux normes auxquelles le fournisseur audité doit satisfaire. A ce titre, citons notamment :
- La qualité des produits ou service fournis ;
- La gestion des risques tiers ;
- La conformité et le contrôle des tiers en conformité ;
- Le suivi de la performance ;
- La capacité à prendre des mesures correctives lorsque cela est nécessaire.
Audit fournisseur et norme ISO 9001
La norme ISO 9001 de 2015 est une norme internationale qui offre un cadre au système de management de la qualité (SMQ) d’une entreprise. Elle établit un niveau d’exigence particulier en termes de maîtrise des prestataires externes, de gestion des risques fournisseurs et de qualité des produits ou services proposés. En cela, elle favorise l’amélioration continue. Ce niveau d’exigence implique des actions à mettre en place, mais aussi une responsabilité vis-à-vis du client.
En indiquant être certifié ISO 9001, un fournisseur indique qu’il a mis en place un système de management de la qualité qui répond à des exigences particulières.
Ainsi, un fournisseur certifié ISO 9001 :
- Applique des bonnes pratiques au sein de son entreprise ;
- Définit clairement les rôles de chacun dans le déroulé de la prestation ;
- Optimise ses processus ;
- Assure une traçabilité des dysfonctionnements ;
- Assure des contrôles qualité plus fréquents.
Quand faire un tel audit ?
Il est conseillé de réaliser un audit fournisseur lorsque la relation avec le fournisseur comporte un niveau de maîtrise incertain et plusieurs risques associés, ou lorsque l’entreprise cliente constate des dysfonctionnements récurrents.
Un audit fournisseur peut également être nécessaire pour contrôler un nouveau fournisseur, dont la performance et la maîtrise de gestion des risques ne sont pas encore documentés. Lorsque ce fournisseur est indispensable à la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement, un audit est particulièrement important.
Enfin, un audit d’évaluation peut être mené à tout moment au cours de la relation, pour vérifier le fonctionnement du fournisseur conformément aux exigences contractuelles. De manière globale, on conseille de réaliser un audit fournisseur de manière régulière : une fois par an, ou plus en cas de dysfonctionnement avéré. En parallèle, assurer le nettoyage des bases tiers régulièrement est nécessaire.
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