Audit fournisseur : pourquoi est-il important et comment bien le réaliser ?

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Dernière modificaton le 16 janvier, 2023

Un audit fournisseur est une opération qui consiste à contrôler la qualité des services et/ou des produits d’un fournisseur, ainsi que sa capacité à répondre aux exigences de l’entreprise cliente. Pourquoi est-il important ? Enfin, quand et comment effectuer un tel audit ?   

Explications dans cet article. 

Qu’est-ce qu’un audit fournisseur ?

Un audit fournisseur est une opération menée par une entreprise pour s’assurer de la qualité des services ou des produits proposés par ses fournisseurs, et pour contrôler leur capacité à répondre à ses attentes en termes de qualité, de prix et d’approvisionnement. Il s’agit en quelque sorte d’un diagnostic formalisé, qui se termine généralement par une proposition d’actions correctives à mettre en place. 

Pourquoi est-ce important ? Parce que les fournisseurs jouent un rôle clé dans le développement et le succès d’une entreprise. En effet, il va de soi qu’un fournisseur qui assure le suivi des commandes et propose des produits et services de qualité a un impact direct sur la croissance et l’évolution de l’entreprise cliente. C’est aussi un moyen de détecter et de gérer les risques inhérents à la relation entre le fournisseur et le client. 

L’audit fournisseur peut être complémentaire des procédures KYS (Know your Supplier) et KYC (Know your Customer), qui permettent d’authentifier les tiers d’une entreprise. 

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Les particularités de l’audit fournisseur

L’audit des fournisseurs d’une entreprise doit être planifié en amont et mené avec régularité. Celle-ci dépend des entreprises, mais l’on estime qu’un tel audit doit être réalisé au moins une fois par an. 

Un audit fournisseur se caractérise par le suivi d’une grille d’audit, qui vise à évaluer le bon fonctionnement du fournisseur dans des domaines tels que la fabrication, la conformité, le suivi, l’assurance qualité, ou encore la facturation.  

Les éléments à prendre en compte pour auditer un fournisseur

Il n’existe pas d’approche universelle dans la manière de réaliser un audit fournisseur. Il revient ainsi à chaque entreprise d’élaborer sa propre grille d’audit fournisseur. Cependant, certains éléments particuliers doivent être pris en compte,  qui correspondent aux normes auxquelles le fournisseur audité doit satisfaire. A ce titre, citons notamment : 

Audit fournisseur et norme ISO 9001

La norme ISO 9001 de 2015 est une norme internationale qui offre un cadre au système de management de la qualité (SMQ) d’une entreprise. Elle établit un niveau d’exigence particulier en termes de maîtrise des prestataires externes, de gestion des risques et de qualité des produits ou services proposés. En cela, elle favorise l’amélioration continue. Ce niveau d’exigence implique des actions à mettre en place, mais aussi une responsabilité vis-à-vis du client. 

En indiquant être certifié ISO 9001, un fournisseur sous-entend qu’il a mis en place un système de management de la qualité qui répond à des exigences particulières. 

Ainsi, un fournisseur certifié ISO 9001 :

  • Applique des bonnes pratiques au sein de son entreprise ; 
  • Définit clairement les rôles de chacun dans le déroulé de la prestation ;
  • Optimise ses processus ; 
  • Assure une traçabilité des dysfonctionnements ; 
  • Assure des contrôles qualité plus fréquents. 

Quand faire un tel audit ?

Il est conseillé de réaliser un audit fournisseur lorsque la relation avec le fournisseur comporte un niveau de maîtrise incertain et plusieurs risques associés, ou lorsque l’entreprise cliente constate des dysfonctionnements récurrents.

Un audit fournisseur peut également être nécessaire pour contrôler un nouveau fournisseur, dont la performance et la maîtrise de gestion des risques ne sont pas encore documentés. Lorsque ce fournisseur est indispensable à la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement, un audit est particulièrement important. 

Enfin, un audit d’évaluation peut être mené à tout moment au cours de la relation, pour vérifier le fonctionnement du fournisseur conformément aux exigences contractuelles.

De manière globale, on conseille de réaliser un audit fournisseur de manière régulière : une fois par an, ou plus en cas de dysfonctionnement avéré. En parallèle, assurer le nettoyage des bases tiers régulièrement est nécessaire.

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FAQ

Un audit fournisseur est une opération qui sert à mesurer et contrôler la qualité d’un fournisseur. Il s’agit tout simplement de s’assurer de sa capacité à répondre aux exigences de son client. 

Un audit fournisseur se prépare toujours. Il est généralement mené au moyen d’une grille d’évaluation, qui permet de mesurer précisément des indicateurs de performance. Il se termine, le cas échéant, par une liste d’actions à mettre en place. 

Un audit fournisseur permet d’identifier les risques et de traiter les éventuels problèmes. Il permet de s’assurer que le fournisseur répond aux exigences qualité de son client. 

Autrement dit, il est essentiel à la poursuite de la relation entre une entreprise et ses prestataires. A noter qu’il existe d’autres moyens de s’assurer de la conformité d’un fournisseur, comme l’automatisation du contrôle des RIB proposée par Trustpair. 

Cela dépend. Il existe en effet plusieurs sortes d’audits : les audits d’évaluation qui visent à contrôler un prestataire de longue date, les audits qui visent à contrôler un nouveau fournisseur, et enfin les audits qui répondent à un dysfonctionnement constaté. Quoi qu’il en soit, il est important de faire preuve de régularité.

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