Détournement d’argent dans une entreprise : comment s’en protéger ?

Abus de biens sociaux par un dirigeant, fraude interne par un salarié…. En entreprise, le détournement d’argent représente une menace sérieuse, impactant la stabilité financière et la réputation. Pour les équipes finance et trésorerie, comprendre la nature de ces détournements, détecter les signaux d’alerte et mettre en place des stratégies de prévention est crucial pour sécuriser leurs opérations. Explications dans cet article.

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Détournement d’argent dans une entreprise : comment ca marche ?

Ce type de fraude financière est complexe et souvent difficile à détecter. Elle peut être orchestrée par un salarié, un groupe d’employés, voire un dirigeant. La personne exploite sa position de confiance pour détourner des fonds à des fins personnelles ou dissimuler des pertes financières. Le détournement implique généralement plusieurs étapes clés, inscrites dans le droit.

1.  L’identification de vulnérabilités : Les fraudeurs commencent par identifier les faiblesses dans les systèmes de contrôle interne de l’entreprise. Cela peut être des procédures de vérification insuffisantes ou l’absence de séparation des tâches. Ces vulnérabilités leur permettent d’infiltrer le système sans détection immédiate par la société.
2. La planification et l’exécution : Les fraudeurs élaborent ensuite un plan pour détourner les fonds. Cela peut impliquer la création de documents ou d’enregistrements financiers fictifs, la manipulation des processus de paiement, l’abus de bien social (souvent dans le cas d’un dirigeant), ou le détournement direct de fonds vers des comptes personnels.
3. La dissimulation : Les responsables vont chercher à dissimuler leurs actions. Ils peuvent falsifier les enregistrements comptables, utiliser des sociétés écrans, ou même recourir à des complices en interne pour couvrir leurs traces. Sans audit comptable ou contrôle spécifique, l’employeur peut mettre des mois à détecter la faute.
4. L’utilisation des fonds détournés : Une fois le délit commis, les fraudeurs utilisent généralement les fonds pour des achats personnels, des investissements, ou pour masquer des difficultés financières personnelles.
5. La découverte : Souvent, la société ne découvre le délit que lorsqu’un contrôle interne ou externe révèle des incohérences, ou lorsque la faute entraîne des conséquences financières visibles pour l’entreprise.

Cette forme de fraude interne est particulièrement insidieuse car elle implique une violation de la confiance placée dans les employés ou les dirigeants. Les entreprises doivent donc être vigilantes et mettre en place des systèmes de contrôle internes robustes pour prévenir et détecter rapidement ces activités frauduleuses. Elles doivent aussi prévoir ce genre de situation avec leurs avocats pour réagir rapidement – et en accord avec le droit – en cas de délit avéré.

Quels sont les différents types de détournements d’argent en entreprise ?

Le détournement d’argent en entreprise peut se présenter sous diverses formes, chacune nécessitant une approche spécifique. Voici les types les plus courants de détournement d’argent auxquels les entreprises peuvent être confrontées :

• Le détournement de fonds par des employés : Ce type de fraude survient lorsque les salariés exploitent leur accès aux ressources financières de l’entreprise pour détourner de l’argent. Cela peut inclure le vol de liquidités, l’utilisation abusive des cartes de crédit d’entreprise, ou la manipulation de documents comptables (paie, factures à des tiers, etc). Un salarié suspecté de ce type de fait sera accusé de faute grave et passible de licenciement – cela est d’ailleurs souvent inscrit dans son contrat de travail -. Il devra recourir à un avocat pour se défendre en justice.
• Fraude par un faux fournisseur : Dans ce scénario, un employé crée un fournisseur fictif dans le système de comptabilité de l’entreprise. Des paiements sont ensuite effectués pour des biens ou services jamais fournis, avec les fonds qui sont redirigés vers des comptes contrôlés par le salarié responsable. Il peut être très difficile pour l’employeur de détecter ce type de faits, en particulier dans le cas de sociétés internationales collaborant avec de nombreux tiers et fournisseurs.
• Falsification des dépenses : Les employés peuvent soumettre des rapports de dépenses frauduleux, réclamant un remboursement pour des dépenses non professionnelles ou exagérées. Ici il s’agit d’un usage frauduleux des fonds de la société : dans certaines affaires, il peut être très difficile de prouver la faute (voyages d’affaires, etc).
•  Détournement de paiements client : Un employé peut détourner les paiements des clients vers un compte personnel, en particulier dans les entreprises où un seul individu a la responsabilité des relations clients et des encaissements. Pour éviter ce type de préjudice, l’employeur doit utiliser la ségrégation des tâches.
• Détournement de ressources : Au-delà de l’argent liquide, le détournement peut également concerner les biens et les services de l’entreprise, comme l’utilisation non autorisée de véhicules d’entreprise, d’équipements ou de stocks pour des besoins personnels. Il s’agit une fois encore d’un préjudice souvent difficile à détecter.
• Manipulation des rapports financiers (ou fraude documentaire) : Certains salariés ou dirigeants peuvent manipuler les états financiers pour cacher des pertes, gonfler les profits ou obtenir des avantages personnels, comme des bonus basés sur la performance.
• Cyber-Fraude : Avec la digitalisation, le détournement peut aussi prendre la forme de cyber-fraude, où les employés utilisent des moyens technologiques pour détourner des fonds. Par exemple, en piratant des systèmes de paiement ou en détournant des transactions électroniques. Dans ce genre de cas, les salariés collaborent généralement avec des personnes extérieures.

Comprendre ces différents types de détournement d’argent est essentiel pour les entreprises afin de développer des stratégies de prévention adaptées. Cela implique la mise en place de contrôles internes efficaces, la sensibilisation et la formation des employés, ainsi que l’utilisation de technologies avancées de détection et de prévention de la fraude, comme Trustpair.

Comment protéger son entreprise du détournement d’argent ?

La prévention du détournement d’argent dans les entreprises nécessite une stratégie transverse et proactive. Voici des étapes clés pour renforcer la sécurité financière de votre entreprise :

• Contrôles internes et audit : Établir des contrôles internes solides est crucial. Cela comprend la mise en place de procédures de vérification des transactions, la séparation des fonctions comptables et de gestion, ainsi que des audits internes réguliers. Les audits externes peuvent également apporter une perspective objective sur la santé financière et les processus de l’entreprise.
• Politiques et procédures claires : Il faut développer des politiques claires en matière de gestion financière et de dépenses. Cela inclut des lignes directrices sur les dépenses admissibles, les processus de remboursement, et les approbations nécessaires pour les transactions importantes. Cela évitera un usage inapproprié des fonds de la société.
• Formation et sensibilisation des employés : Les employés doivent être formés pour reconnaître les signes de fraude et comprendre l’importance de suivre les procédures établies. La sensibilisation régulière créera une culture d’entreprise de prévention de la fraude et de transparence.
• Systèmes de signalement : Il faut mettre en place des mécanismes pour que les employés puissent signaler anonymement des activités suspectes. Cela peut encourager la détection précoce des fraudes sans crainte de représailles. C’est particulièrement le cas pour tout préjudice commis par un dirigeant : le salarié peut se retrouver en difficulté sans cadre précis et anonyme pour rapporter les faits.
• Vérification des antécédents : Pour certaines sociétés aux activités « sensibles », il peut être utile d’effectuer des vérifications d’antécédents pour les nouveaux employés, en particulier ceux qui auront accès aux finances de l’entreprise. Les contrôles réguliers des employés actuels peuvent également être utiles, s’ils sont faits dans un cadre juridique et légal.
• Technologie anti-fraude : Utiliser des logiciels spécialisés, comme Trustpair, qui offrent des fonctionnalités de surveillance et de vérification des transactions en temps réel peut bloquer la fraude. Ces outils peuvent détecter des anomalies et bloquer les transactions suspectes avant leur exécution. Trustpair procède à une vérification systématique des IBAN avant tout virement, empêchant ainsi des virements frauduleux vers des comptes illicites.

Avec ces mesures, les entreprises peuvent non seulement prévenir le détournement d’argent mais aussi créer un environnement qui valorise la transparence financière et l’intégrité. Cela aidera à protéger les actifs et la réputation de l’entreprise.

Comment réagir en cas de détournement avéré ?

Lorsqu’un cas de détournement d’argent est détecté dans une entreprise, il est crucial de réagir rapidement et efficacement pour limiter les dommage. Voici les étapes à suivre :

1. Enquête interne immédiate : Dès la détection d’un détournement d’argent, il est essentiel de lancer une enquête interne. Cela peut impliquer la collaboration avec des auditeurs internes ou l’engagement d’enquêteurs externes spécialisés en fraude. L’objectif est de déterminer l’ampleur de la fraude, d’identifier les failles dans les systèmes et processus, et de comprendre comment la fraude a pu se produire.
2. Rassemblement des preuves : Il est important de sécuriser toutes les preuves liées au détournement, y compris les documents financiers, les enregistrements électroniques, et les communications. Ces preuves seront cruciales pour les actions juridiques futures.
3. Collaboration avec les autorités : Dans certains cas, il peut être nécessaire de rapporter l’incident aux autorités compétentes, comme la police ou les organismes de réglementation financière. Cela peut aider à poursuivre les coupables et à récupérer les fonds détournés.
4. Actions juridiques : Engager des actions juridiques contre les auteurs du détournement peut être essentiel pour récupérer les pertes financières et pour envoyer un message fort sur la tolérance zéro de l’entreprise envers la fraude.
5. Communication interne et externe : Gérer la communication autour de l’incident est important pour maintenir la confiance des employés, des clients, et des autres parties prenantes. Il faut communiquer de manière transparente sur les évènementsn tout en protégeant les détails sensibles et en respectant les enquêtes en cours.
6. Révision et renforcement des contrôles : Après un incident, il est crucial de revoir et de renforcer les contrôles internes pour empêcher des incidents similaires à l’avenir. Cela peut impliquer la mise en œuvre de nouvelles technologies, la révision des politiques et procédures, et la formation continue des employés.

Pour conclure…

En agissant rapidement et de manière approfondie, les entreprises peuvent non seulement gérer l’impact immédiat du détournement d’argent, mais aussi renforcer leurs défenses pour l’avenir. Cette approche proactive est essentielle pour maintenir la santé financière et la réputation de l’entreprise.