Dans le cadre d’une économie mondialisée, les virements internationaux entre entreprises sont légion. En fonction des pays de la banque émettrice et du bénéficiaire, il existe de nombreuses différences. Les standards de coordonnées bancaires peuvent changer (code pays, devise, etc.), tout comme les normes de sécurité. Les virements internationaux sont particulièrement vulnérables face au risque de blocages et de fraudes. Il est crucial de les sécuriser ! Alors, quelles sont les bonnes pratiques pour émettre des virements internationaux entre entreprises ? Comment garantir leur sécurité ?
Vous pouvez compter sur Trustpair pour sécuriser vos virements internationaux. En effet, notre solution automatise le contrôle de vos tiers et sécurise vos paiements, évitant tout risque de fraude. Contactez l’un de nos experts !
Quelles étapes à respecter pour vos virements internationaux ?
Avant d’exécuter un virement international, vous devez suivre ces 4 étapes :
- Vérification de la qualité des ordres de virement
- Gestion des devises
- Evaluation des délais et de la traçabilité
- Vérification de la sécurité
1. Vérifier la qualité des ordres de virement
Vous devez vous assurer que les informations d’identité bancaire fournies sont complètes et précises. Vérifiez que l’IBAN, le nom du bénéficiaire, le numéro de compte, le BIC, le code SWIFT, etc. sont corrects. Pour finir, pensez au code pays, qui varie en fonction de l’emplacement du bénéficiaire (ES pour Espagne, FR pour France, FI pour Finlande, etc.)
Il faut également s’assurer que les informations relatives à la transaction sont clairement indiquées, comme le montant à transférer et les frais de transfert.
Enfin, pour envoyer un virement, vous devez respecter les impératifs légaux (due diligence, lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, etc.). Les transferts internationaux sont parfois soumis à des législations spécifiques en fonction de la zone géographique concernée.
2. Gérer les devises
La devise impacte fortement les transferts internationaux. En effet, lorsque vous effectuez des virements internationaux, les devises peuvent être différentes. La zone euro a certes adopté une monnaie unique, mais il existe 162 devises officielles dans le monde.
Si la devise de la banque du bénéficiaire est différente de la devise du débiteur, il faut prendre en compte les taux de change et les frais associés. Effectivement, les risques liés aux fluctuations de change peuvent avoir un impact significatif sur le montant final reçu par le bénéficiaire.
3. Evaluer les délais et la traçabilité
Les délais varient en fonction de la méthode de transfert utilisée et des réglementations en vigueur dans les pays concernés. Ainsi, vous devez anticiper les délais de traitement afin de transférer les fonds en temps et en heure.
La traçabilité est également importante pour assurer le suivi des virements et garantir leur sécurité. Un système de suivi fiable permet de traquer la progression des transactions en temps réel et d’identifier rapidement tout problème éventuel. Dans certaines banques, vous pourrez suivre la progression de vos transactions directement sur votre espace client.
4. S’assurer de la sécurité
Les fraudes aux virements internationaux sont malheureusement courantes et entraînent des pertes financières importantes. Les informations personnelles, financières et de l’entreprise doivent être protégées.
De plus, il faut veiller à clairement définir les accès bancaires pour les collaborateurs afin de limiter les risques d’intrusion.
Enfin, vérifiez systématiquement l’authenticité et l’exactitude des coordonnées bancaires du bénéficiaire avant de procéder au virement. Il faut également vérifier la corrélation entre le numéro de compte bancaire et le titulaire du compte. La vérification des IBAN est cruciale pour une sécurité garantie des virements internationaux.
Si ces étapes ne sont pas respectées, le transfert international s’expose à des risques de blocage et de fraude.
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Quels risques de blocage pour vos virements internationaux ?
Plusieurs raisons peuvent être à l’origine d’un virement international bloqué :
- Informations bancaires erronées : l’IBAN ou les informations du bénéficiaire sont incorrects.
- Informations incohérentes : le pays de destination du virement ne correspond pas au code pays de l’IBAN.
- Contrôle réglementaire : les autorités interviennent manuellement pour effectuer un contrôle du virement.
- Montant du virement inhabituel : l’entreprise exécute un virement à l’étranger au montant bien plus élevé que d’ordinaire.
- Fraude : blocage consécutif à la détection d’une tentative de fraude
Plusieurs mesures permettent de limiter les risques de blocage de vos virements internationaux :
- Vérifier deux fois les coordonnées bancaires en amont
- S’assurer de l’authenticité des informations
- Respecter la législation
- Vérifier les limites légales sur les montants des virements
- Contacter la banque
- Sécuriser le processus Purchase-to-pay
Néanmoins, la vraie menace demeure les risques de fraude, qui entraînent des pertes financières colossales pour votre entreprise.
Quels risques de fraude pour les virements internationaux ?
Les spécificités des virements internationaux et le risque concomitant d’erreur en font des cibles privilégiées des fraudeurs. Ceux-ci ont recours à diverses méthodes afin de parvenir à leurs fins.
Fraude au faux fournisseur
Cette arnaque implique pour un fraudeur de se faire passer pour un authentique fournisseur de l’entreprise.
Il contacte le comptable, un membre de la DAF, etc. afin de l’informer d’un changement de RIB. Les nouvelles coordonnées bancaires frauduleuses sont intégrées à la base tiers.
Ainsi, l’entreprise effectuera les prochains règlements sur un faux compte. Parvenir à récupérer les fonds est alors très difficile, voire impossible.
Plusieurs méthodes permettent de se protéger des fraudes au faux fournisseur pour vos virements internationaux :
- Vérifier les signaux d’alerte (adresse email et éléments de communication différents, fautes d’orthographe, etc.).
- S’assurer de la légitimité de la demande avec le fournisseur par un autre moyen (téléphone)
- Pratiquer la ségrégation des tâches (il n’y a pas qu’une seule personne responsable de l’édition de la facture, la mise en place du virement, la validation, etc.)
Arnaque au président
Le fraudeur usurpe l’identité d’un dirigeant de l’entreprise, comme le PDG. Il contacte alors un collaborateur de l’entreprise disposant d’accès bancaires, à l’instar du comptable.
L’arnaqueur exige un virement urgent pour une transaction secrète et use de flatterie ou d’intimidation pour parvenir à ses fins. Mis sous pression, le collaborateur s’exécute et effectue un virement vers un compte en réalité frauduleux.
Afin de limiter le risque d’arnaque au président pour vos virements internationaux, vous devez :
- Vérifier l’authenticité du contact (numéro de téléphone, adresse email, etc.)
- Recourir au principe des 4 yeux (répartir les tâches critiques entre plusieurs collaborateurs)
- Ne jamais faire un virement dans l’urgence sans double vérification préalable
- Convenir d’un code secret à transmettre en cas de demande de virement urgent
Phishing (hameçonnage)
Dans le cas du phishing, le fraudeur se fait passer pour une banque, une plateforme d’achat, etc. Il contacte l’entreprise ciblée, le plus souvent par email.
Cet email contient un lien de redirection vers une page frauduleuse. Dans le cas d’une plateforme d’achat, il peut s’agir d’un catalogue de produits aux prix attractifs. Alors, le faux site en profite pour récolter des informations personnelles, des accès bancaires, etc.
Pour vous prémunir du risque de phishing, vous pouvez :
- Vérifier l’authenticité de l’adresse email
- Ne pas cliquer sur des liens provenant d’entités inconnues
- Installer un logiciel de détection d’emails frauduleux et de spam
Afin de parer tant aux risques de blocage que de fraude, il est crucial de sécuriser vos virements internationaux.
L’arnaque au faux conseiller bancaire constitue elle aussi un type de fraude très utilisé. Trustpair vous aide dans la protection et détection de tout type de fraude.
Comment sécuriser les virements internationaux ?
Il existe un ensemble de mesures permettant de sécuriser les virements internationaux pour détecter et éviter la fraude en entreprise.
Les méthodes manuelles pour sécuriser les virements internationaux
Voici tout d’abord plusieurs méthodes manuelles afin d’améliorer la sécurité de vos virements internationaux :
- Utilisation d’une connexion sécurisée : Lors de la connexion au site de la banque pour réaliser le virement international, il est important de vérifier que l’URL est sécurisée par le https:// et qu’il y a un cadenas vert. En effet, cela garantit que la communication entre l’utilisateur et le site est sécurisée et que les données sensibles, comme les informations de compte bancaire, sont cryptées pour empêcher toute interception non autorisée.
- Authentification à deux facteurs : L’authentification à deux facteurs est une méthode de sécurité supplémentaire qui permet de s’assurer que l’utilisateur est bien autorisé à accéder à son compte bancaire. Cela consiste à demander à l’utilisateur de saisir un code confidentiel qui est envoyé sur son téléphone portable ou par e-mail.
- Vérification des coordonnées bancaires : il faut s’assurer que les coordonnées bancaires fournies par le bénéficiaire sont correctes et fiables. En effet, cela permet d’éviter les erreurs de saisie, mais aussi les fraudes. Un arnaqueur peut en effet tenter de détourner les fonds en modifiant les coordonnées bancaires du destinataire. Vous devez donc vérifier qu’elles correspondent bien aux informations du bénéficiaire.
- Contrôle des informations du bénéficiaire : il s’agit des informations telles que le nom de la société, le numéro d’identification fiscale et l’adresse. Il faut vérifier qu’elles correspondent bien au titulaire du compte. En cas d’erreur de saisie, le virement international est bloqué. Cela engendre également des frais supplémentaires.
- Gestion des accès et autorisations des collaborateurs : il est nécessaire de limiter l’accès aux informations financières sensibles aux employés qui en ont besoin pour mener à bien leurs missions. Les autorisations de virement doivent être strictement contrôlées pour éviter les fraudes ou les erreurs.
- Division des tâches critiques : des personnes différentes doivent effectuer l’édition de la facture, la mise en place et l’autorisation de l’ordre de virement, afin de limiter le risque d’erreur humaine. Chaque collaborateur peut effectuer une vérification manuelle tout au long de la chaîne Procure-to-Pay. Cette méthode, appelée la ségrégation des tâches ou le principe des 4 yeux, diminue mécaniquement le risque de fraude.
Ces méthodes manuelles permettent certes de diminuer le risque de blocages et de fraudes. Elles demeurent cependant faillibles et chronophages. Nous vous recommandons donc de faire le choix de l’automatisation grâce à une plateforme de prévention de la fraude.
L’automatisation pour sécuriser les virements internationaux
L’automatisation présente de multiples avantages pour la sécurisation de vos virements internationaux :
- Réduction des erreurs humaines : même formé et sensibilisé, l’humain n’est pas infaillible. Les plateformes d’automatisation permettent de réduire le risque d’erreur humaine. Elles vérifient les informations bancaires, procèdent à la validation de la facture et à l’approbation du virement, etc.
- Gain de temps et d’efficacité : les collaborateurs n’ont plus besoin de réaliser manuellement chaque étape du processus. De ce fait, ils peuvent se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Gestion centralisée : vous pouvez visualiser l’ensemble du processus de virement depuis un espace unique. De ce fait, toutes les informations liées aux transactions sont centralisées. Ainsi, la traçabilité est optimale tout au long de la chaîne de paiement.
- Sécurité renforcée : de nombreuses fonctionnalités incluses à ces plateformes permettent de sécuriser les virements internationaux. Il s’agit notamment de l’authentification à deux facteurs, du chiffrement des données, de la surveillance et de la détection en temps réel, etc.
- Respect des normes de conformité : les plateformes d’automatisation assurent le respect des normes de conformité en vigueur. Il s’agit notamment des réglementations anti blanchiment d’argent et de lutte contre le financement du terrorisme.
- Amélioration de la satisfaction client : grâce à des délais de traitement réduits, les clients et fournisseurs sont payés en temps et en heure. Cela renforce leur confiance et leur fidélité envers votre entreprise.
Une solution de détection de la fraude, comme Trustpair, permet de sécuriser vos virements internationaux. En effet, notre plateforme audite en continu la base tiers et détecte toute irrégularité ou tentative de fraude. Les processus sont sécurisés et les collaborateurs peuvent se recentrer sur les missions à forte valeur ajoutée. Contactez l’un de nos experts pour en savoir plus !
Pour résumer…
Les virements internationaux entre entreprises risquent des blocages et des fraudes. Les conséquences sont nombreuses, parfois gravissimes : retards, dégradation de la relation avec les fournisseurs, pertes financières importantes ; etc.
Plusieurs processus manuels vous prémunissent de ces risques, dans une certaine mesure. Néanmoins, pour une protection complète, nous vous recommandons d’opter pour l’automatisation. Vous pouvez compter sur Trustpair : notre solution automatise le contrôle des tiers et sécurise les virements internationaux.
