Gain de temps, d’efficacité et d’interopérabilité : la facturation électronique expliquée par un expert

facture électronique

Dernière modification le 20 septembre, 2023

Initialement prévue pour Juillet 2024, l’entrée en vigueur de la facture électronique obligatoire a été reportée sine die. Cette réforme promet de nombreux avantages aux entreprises et met au jour de nouveaux acteurs : les plateformes de dématérialisation partenaire, les opérateurs de dématérialisation et le portail public de facturation. Bertrand Tack, ingénieur avant-vente chez Sage, solution candidate pour être PDP, nous présente les avantages de la PDP, de la facturation électronique et les bonnes pratiques à mettre en place.

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  • Commençons par une question très simple, pouvez-vous vous présenter rapidement et nous expliquer votre expertise sur le sujet de la facture électronique ?

Bertrand Tack, je suis ingénieur avant-vente sur la solution Sage x3. J’ai travaillé plus de 20 ans dans la gestion de projets en tant que chef de projet expert sur les domaines finance. Cela fait 6 ans que je suis intégrée à l’équipe avant-vente de Sage et que je m’occupe de la partie finance, comptabilité, analyses, etc.

J’ai pris le lead sur le projet facturation électronique. Je m’occupe notamment des formations en interne, auprès des différentes équipes. Je suis là pour apporter des informations à nos équipes commerciales et à nos partenaires. Nous sommes aujourd’hui candidats PDP – plateforme de dématérialisation partenaire – et attendons un retour sur cette homologation.

 

  • Vous êtes donc candidats pour être pour devenir une plateforme partenaire. Pourriez-vous nous rappeler le rôle de la PDP dans le cadre de la réforme de la facturation électronique obligatoire ? A quoi ça sert la PDP et comment se positionne-t-elle par rapport aux autres acteurs ?

Sage, en tant qu’éditeur de logiciel, est de toute façon un opérateur de dématérialisation (OD) -. Sage X3 propose des solutions pour gérer la dématérialisation, et de ce fait est un OD. Nous proposons déjà des services pour récupérer et envoyer les factures au format dématérialisé.

Notre souhait c’est de nous positionner comme PDP. La PDP va bien plus loin que l’OD. Elle propose des services complémentaires autour des différentes fonctionnalités prévues par la réforme. Ces services complémentaires vont de l’archivage au-delà des 10 ans requis par l’Etat à la conversion des fichiers de facture au bon format. Les conversions peuvent concernées des fichiers reçus ou des fichiers à envoyer. Nous pourrons également exploiter la data et fournir des indicateurs.

On pourra par exemple avoir une vue sur les différents flux de la chaîne de paiement, les impacts en termes de montant, etc. Finalement, c’est une première étape dans l’optimisation de toute la chaîne des paiements : la rendre plus fluide et permettre aux équipes de gérer plus facilement leur trésorerie.

Les factures ne seront plus au fond d’une bannette ou d’une boîte de messagerie. Cela sera bien plus simple et efficace.

 

  • Donc pour résumer, quels sont les avantages à utiliser une PDP versus passer uniquement par le le PPF – le portail public de facturation ?

Une PDP est homologuée pour une durée de 3 ans et avec des audits réguliers. Cela signifie que la plateforme remplit des critères bien précis en termes de normes de sécurité – ISO 27001, SecNumCloud, RGPD etc.

L’avantage c’est aussi tous les services complémentaires proposés. Par exemple, un des problèmes pour les entreprises c’est si elles utilisent des logiciels de versions très anciennes qui ne peuvent pas forcément s’adapter aux nouvelles réglementations imposées pour la e-facturation. Nous, en tant que PDP, on peut offrir à ces entreprises d’extraire et de récupérer les données au bon format, ce que le PPF ne peut absolument pas faire. La PDP peut s’adapter à des applications vieillissantes – même si cela demande plus de temps et d’efforts.

 

  • Pour résumer, par rapport à une OD la PDP est homologuée, certifiée, respecte des normes de sécurité et propose des fonctionnalités additionnelles. Par rapport au PPF, c’est la version évoluée finalement, qui va au-delà des bases et des standards imposés.

Effectivement, le PPF c’est le service minimum quelque part. La PDP va plus loin, propose plus de services. Je n’en ai pas parlé tout à l’heure mais parmi ces services additionnels il y a aussi tout ce qui est analyse intelligente et intelligence artificielle. Sage va utiliser l’intelligence artificielle pour exploiter la data, contrôler sa validité.

La solution PDP peut “comprendre” le format de la facture, identifier les différentes zones de la facture. A tel endroit il y a le numéro de TVA intracommunautaire, ici le montant hors taxes, le montant TTC, etc. Avec la e-facture, le format sera le même entre les fournisseurs et il y aura donc plus d’homogénéité.
Il y aura aussi la possibilité de se relier à d’autres solutions pour avoir un système d’information interconnecté.

 

  • Et aujourd’hui, dans les clients que vous accompagnez, quel est le niveau de maturité au niveau de la facturation électronique ? Est-ce ce que les entreprises sont prêtes ou est ce que il y a un une inquiétude face aux aux bouleversements que cela peut représenter et à la charge opérationnelle ?

Une très bonne question ! Cela a bien avancé, mais il y a encore un an, c’était encore très hétérogène. A force de webinars, de rencontres, de présentations, nos clients commencent à être plus au clair. Mais il est vrai que beaucoup d’entreprises attendent encore avant de s’y mettre. Avec l’annonce de la DGFIP fin juillet sur le report de la date, on n’est pas encore certains de ce que cela va donner.

Notre conseil c’est de ne pas temporiser. Au contraire, il faut profiter de ce décalage pour se préparer au changement, pour mettre à jour ses process et ses logiciels. Pour les clients Sage par exemple, il faut profiter de cette période pour migrer ou mettre à jour la version X3 – car seules les versions récentes géreront la facture électronique. Cela demande du temps, de l’organisation. C’est un sujet conséquent.

On le dit souvent à nos clients : attention, préparez vous dès maintenant à vous organiser pour traiter la facturation électronique. Nommez un référent facturation électronique, listez bien toutes vos applications qui gèrent des factures, toutes vos solutions de gestion… Est-ce que vous gérez bien votre TVA ?

L’un de nos clients n’avait par exemple pas mis la déclaration de TVA dans X3. Avec les nouvelles règles, plus le choix, et ça peut vite devenir très compliqué !

A terme, le but de l’administration fiscale c’est la lutte contre la fraude mais aussi la simplification de la vie économique et des activités des entreprises en France. Les flux seront plus à jour, la récupération des factures plus simple. Finalement, la trésorerie des entreprises en sera améliorée : elles auront une vue en temps réel sur ce qu’il se passe en termes de facturation et de flux monétaires.

Il faut cartographier les différents logiciels concernés et voir s’ils sont compatibles avec la facturation électronique. Est-ce qu’il faut faire une mise à jour de de ces logiciels ? Est ce que c’est possible ?

 

  • Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises ? Même si elle représente un certain nombre de changements à mettre en place au début, en quoi est-ce finalement une réforme positive pour les entreprises ?

A terme, cela devrait pouvoir libérer du temps aux équipes. Pourquoi ? Parce que ce sont des processus automatiques qui vont permettre d’intégrer les factures et de les envoyer. Fini les process manuels. Les utilisateurs pourront se consacrer à des tâches de contrôle ou à plus haute valeur ajoutée. Les process seront plus efficaces et les équipes plus productives : il y aura moins de risques d’erreurs, d’oublis, etc.

Les entreprises pourront savoir plus facilement ou en sont les factures : en cours de traitement, de paiement etc.
Un point important, c’est que pour être vraiment utile, la facturation électronique demande une base tiers propre et à jour. Donc finalement, cela sera l’occasion de mettre à jour les données et les informations fournisseurs. Il y aura moins d’incohérences et plus d’homogénéité.

 

  • Quels sont les différents formats de la facture électronique ? Et quelles sont les différences avec la dématérialisation ?

3 formats sont acceptés dans le cadre de la réforme. Le format UBL, CII et la facture X. Ces formats diffèrent du format PDF classique et sont acceptés dans le cadre de la simple dématérialisation – qui est à distinguer de la facturation électronique. Ces formats seront intégrés automatiquement.

Finalement la facturation électronique permet de centraliser la gestion des factures et ainsi de réduire le nombre d’utilisateurs qui y ont accès et le risque d’erreur.

 

  • Revenons sur la maîtrise des données fournisseurs. Dans quelle mesure le format électronique est-il un gage de qualité et de fiabilité des données ? Dans quelle mesure est-ce un peu une première étape dans la fiabilisation de la donnée ?

Finalement, il y a un certain nombre de règles de format et de champs bien précis. La plateforme PDP fera un premier contrôle de ces informations. Cela permettra de s’assurer que les flux de facturation sont corrects. S’il y a une incohérence quelque part, la la facture pourra être rejetée, refusée par rejetée.

La normalisation des formats spécifiques à la e-facture est une première étape de fiabilisation des données. Ces formats seront communs à toutes les entreprises : cela donnera une première homogénéité à la donnée partagée entre les entreprises. Sans compter le gain conséquent de productivité et de sécurité dans le traitement de la donnée. Il sera plus facile de rapprocher les flux de facturation avec les flux d’achat.

 

  • Quels conseils donneriez-vous aux entreprises qui sont en train de s’engager sur la voie de la facture électronique ? Quel conseil global donneriez-vous aux entreprises qui sont confrontées à tous ces changements ?

Il faut se doter des bons outils. Se doter d’outils qui vont permettre de rendre le passage à la e-facture facile. Par exemple, chercher un outil qui nettoie la base tiers, qui peut contrôler les doublons, vérifier que les champs obligatoires sont bien renseignés. Mais aussi des outils capables d’exploiter les données pour en tirer des indicateurs, notamment en ce qui concerne le cycle de paiement : ces outils – comme Trustpair par exemple – pourront détecter le risque de fraude tout au long du P2P.

Finalement, c’est tout l’intérêt de ce chantier de facturation électronique : ne pas s’arrêter au simple traitement de la facture et aller plus loin pour exploiter la data.

Vous souhaitez accélérer la maîtrise de vos données fournisseurs ? Contactez un expert pour en savoir plus !

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