Au cœur des enjeux de la digitalisation des entreprises, l’e-facture va devenir obligatoire. Initialement prévue pour janvier 2024, le dispositif est retardé jusqu’à l’adoption de la loi de Finances pour 2024. En quoi consiste-t-elle et comment se mettre aux normes pour être conforme ? Zoom sur l’e-facture !
Téléchargez notre dernier livre blanc sur la facture électronique et la maîtrise des données fournisseurs !
Qu’est-ce qu’une e-facture ?
Il ne faut pas confondre facture dématérialisée et e-facture ! Le premier modèle, qui ne se présente pas sous forme structurée, ne répondra plus aux exigences légales à compter de 2027.
E-facture, une définition
Selon l’article 289 bis du Code général des impôts (CGI), une facture électronique, aussi appelée e-invoicing, est une facture :
- Émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée
- Qui comprend des données sous format structuré, avec des mentions supplémentaires aux mentions déjà obligatoires, comme le numéro SIREN.
L’e-facture concerne seulement les relations entre professionnels, et n’est pas directement adressée au client. Elle transite par une plateforme de dématérialisation, soit publique (Portail public de facturation Chrorus Pro, abrégé en PPF), soit privée (plateforme de dématérialisation partenaire – PDP). Celle-ci accepte ou refuse l’e-facture, selon si elle est conforme ou non aux prescriptions réglementaires.
La plateforme adresse ensuite la facture au client, qui peut la refuser ou valider le paiement.
L’e-facture n’est pas une facture dématérialisée
L’e-facture se distingue de la facture dématérialisée classique. En effet, la facture dématérialisée :
- N’est pas forcément structurée avec les données requises par les plateformes de traitement des e-factures. Le plus souvent, elle prend la forme d’un PDF.
- Ne transite pas par une plateforme : elle est seulement envoyée et reçue par voie dématérialisée (e-mail).
La facture dématérialisée sous forme PDF ne sera plus acceptée à compter de 2027. Jusqu’à cette date, ce sont les plateformes d’invoicing qui s’occupent de convertir les factures dématérialisées en e-factures.
Il faut distinguer l’invoicing de l’e-reporting
Certaines opérations commerciales ne sont pas concernées par la facturation électronique, mais relèvent de l’e-reporting. L’e-reporting consiste pour les entreprises assujetties à la TVA, qui facturent des particuliers, des associations non soumises à TVA ou des clients étrangers, à :
- Transmettre les données des transactions à l’administration fiscale : c’est l’e-reporting des données de transaction ;
- Transmettre les données de paiement sur les opérations réalisées, pour l’exigibilité de la TVA : c’est l’e-reporting de paiement.
Lire aussi : Fraude à la fausse facture : comment les reconnaître ?
Les différents types de e-factures
Il existe 3 formats d’e-factures, pour facturer valablement :
- Le format Cross Industry Invoice (CII) : développé par le centre des Nations Unies, il permet de faciliter les échanges commerciaux et les transactions électroniques, dans un environnement sécurisé.
- Le format Universal Business Language (UBL) : il s’agit d’un format basé sur le XML, qui est utilisé pour l’échange et la gestion de données sur Internet.
- Le format Factur-X : mixte, il se compose d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF. Il a été développé par la DGFiP spécifiquement pour permettre aux entreprises françaises de se conformer aux prescriptions légales sur la facturation électronique.
Quels sont les avantages de la e-facture ?
L’invoicing présente de nombreux avantages, comme :
- L’automatisation des processus de facturation, qui permet de réduire les risques d’erreurs de saisie et de fraude au paiement.
- La réduction du coût du traitement de la facturation, de 50 à 75 % : selon le site economie.gouv, le coût d’une facture électronique est compris entre 40 et 45 centimes d’euro (contre 5 à 10 euros pour la facture émise par un fournisseur, 14 à 20 euros pour le client qui la reçoit).
- Un gain de temps certain : traiter les factures en passant par une procédure intégralement dématérialisée permet aux collaborateurs de libérer du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée. L’e-facture devient un gage de compétitivité grâce à l’allégement de la charge administrative et à la diminution des délais de paiement.
- La sécurisation des données : les logiciels de facturation, notamment, répondent à des normes pour être certifiés conformes. Le format de structuration et la transmission via des plateformes garantissent aussi la sécurité des données.
- Une meilleure traçabilité des factures : vous pouvez les retrouver facilement sur la plateforme de gestion.
- La simplification des obligations déclaratives de TVA, grâce à des déclarations déjà préremplies.
- Un gain écologique : la dématérialisation permet d’utiliser moins de papier, d’enveloppes et de limiter le transport pour acheminer le courrier.
- Et pour l’État, la dématérialisation des factures permet de lutter contre la fraude fiscale, notamment celle liée à la TVA.
Qui est concerné par la facture électronique obligatoire ?
Si la date d’entrée en vigueur du dispositif est reportée, ses modalités ne changent pas. Il prévoit que dans un premier temps seules les grandes entreprises ont l’obligation d’émettre, transmettre et de réceptionner les e-factures. En revanche, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent accepter les factures électroniques dès lors que leur fournisseur est une grande entreprise.
Alors, quelles entreprises sont considérées comme de grandes entreprises ? Celles qui entrent dans l’une ou l’autre des catégories suivantes :
- Elles occupent plus de 5 000 personnes, quel que soit leur CA annuel ou leur total de bilan.
- Elles occupent moins de 5000 personnes, mais leur CA annuel et leur total de bilan dépassent les seuils respectifs de 1 500 millions d’euros et 2 000 millions d’euros.
Par ailleurs, la grande entreprise doit :
- Être assujettie à la TVA.
- Réaliser des opérations d’achat et de vente de biens ou de prestations de services entre professionnels (B2B).
- Avec des clients ou des fournisseurs établis en France métropolitaine ou en outre-mer, à l’exception des clients établis dans les COM (Polynésie française, Guyane, Saint-Barthélemy…).
En bref, sont concernées par la facturation électronique :
- Les grandes entreprises.
- Établies en France et facturant des entreprises françaises.
- Assujetties à la TVA.
- Qui agissent dans un cadre B2B.
L’obligation de facturation électronique sera ensuite élargie :
- Aux ETI en 2025.
- Aux PME et microentreprises en 2026, ces deux dates seront confirmées en 2024.
À savoir : depuis 2020, les entreprises de toute taille doivent transmettre leurs factures via Chorus Pro lorsque leurs clients sont l’État, les collectivités locales et autres entités publiques.
Comment établir une e-facture conforme ?
Pour faire une e-facture conforme, l’entreprise doit utiliser l’un des 3 formats d’e-factures réglementaires et ajouter aux mentions obligations des factures classiques :
- Le numéro SIREN.
- La répartition des opérations entre livraison de biens et prestations de services.
- L’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client .
- Lorsque l’entreprise a opté pour le paiement de la TVA lors de la facturation au lieu de la TVA sur les encaissements, la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits ».
Pour faire face à ses nouvelles obligations, l’entreprise devra adapter son process de traitement de factures. Pour sécuriser la chaîne des paiements de la facture au paiement, elle peut s’appuyer sur le logiciel Trustpair, qui nettoie la base de données des fournisseurs et tiers.
Trustpair garantit la fiabilité de vos données tiers grâce à des contrôles tout au long du cycle Procure-to-Pay et bloque ainsi le risque de fraude. Contactez un expert pour en savoir plus !
