Outil de gestion des ressources d’une entreprise, l’ERP se révèle incontournable pour optimiser la productivité et gagner des parts de marché. Dans cet article, découvrez ce qu’est un logiciel ERP et en quoi il facilite la gestion de l’ensemble de votre activité.
Utiliser un ERP permet de lutter efficacement contre la fraude en y intégrant directement un logiciel anti-fraude comme Trustpair. Trustpair dispose d’intégrations avec de nombreux éditeurs de logiciels comme SAP, Sage ou Esker. Contactez un expert pour en savoir plus !
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP exactement ?
Traduit par progiciel de gestion intégré (PGI) en français, ERP est un acronyme signifiant Enterprise Resource Planning. Ce logiciel de gestion d’entreprise intègre de nombreux modules et fonctionnalités permettant de gérer l’ensemble de l’activité d’une entreprise :
- Gestion commerciale ;
- Gestion comptable ;
- Gestion des stocks ;
- Gestion des ressources humaines…
La centralisation et l’automatisation des données sur une seule interface permettent d’améliorer l’organisation de la structure et de devenir plus compétitive et efficace sur son marché.
Pour la direction générale et les différentes directions opérationnelles (finance, RH…), l’ERP permet de piloter plus facilement l’activité. Pour les salariés, cet outil implanté dans le système d’information de l’entreprise permet de simplifier la communication et l’accomplissement des tâches et objectifs.
Pourquoi est-il important d’avoir un ERP ?
Mettre en place un logiciel ERP de gestion intégrée permet à l’entreprise :
- D’améliorer les processus opérationnels ;
- De gagner en agilité et en productivité ;
- De réduire les coûts ;
- De sécuriser les process, en intégrant l’ensemble des données sur un même support.
Les équipes n’ont plus à jongler entre différents logiciels dédiés à un aspect de l’activité (comptabilité, facturation dématérialisée…), ce qui évite ainsi les redondances et réduit le risque d’erreurs.
Parmi les autres avantages des progiciels, citons notamment :
- La centralisation et l’unicité de l’information, partagée par tous les utilisateurs du logiciel de gestion ;
- Une meilleure organisation grâce à la réalisation de tableaux de bord et de workflows ;
- L’amélioration de la planification de la production ;
- L’optimisation des processus comptables ;
- La réduction des délais de production et de mise sur le marché des produits ;
- L’optimisation de la chaîne d’approvisionnement et logistique ;
- L’amélioration de la satisfaction client grâce à une communication précise et efficace, de la commande à la livraison ;
- L’augmentation des marges grâce à des achats et à des process maîtrisés ;
- L’implémentation possible d’autres logiciels métiers ;
- La prévention de la fraude en intégrant un logiciel anti-fraude comme Trustpair à l’ERP, via un API, un connecteur natif ou au protocole de transfert SFTP …
Découvrez en plus sur la fraude en entreprise dans notre dernière étude sur la fraude dans les entreprises françaises.
Quels sont les avantages d’un logiciel ERP basé sur le Cloud ?
Le Cloud est une solution de stockage à distance de logiciels et de données, à laquelle les collaborateurs accèdent via Internet. Il s’oppose à l’architecture on-premise, qui implique une installation sur les serveurs et équipements de la société.
L’ERP peut être hébergé dans un Cloud via une solution en mode Saas « Software as a Service » ou en français : « logiciel en tant que service ». Dans ce cas, c’est l’éditeur qui gère l’infrastructure matérielle nécessaire au bon fonctionnement du progiciel de gestion.
L’entreprise y a accès moyennant un abonnement tout compris, qui inclut :
- Les mises à jour ;
- Le service hotline ;
- La maintenance.
L’abonnement revient ainsi moins cher qu’une solution on-premise.
Enfin, les collaborateurs ont accès à l’ensemble des données de l’ERP à partir de n’importe quel support connecté au Cloud (ordinateur, tablette, smartphone…).
Quelles sont les clés de la réussite avec un logiciel ERP ?
Pour réussir un projet ERP, l’entreprise doit d’abord définir ses besoins fondamentaux et réaliser un audit de ses pratiques et méthodes. Elle doit identifier les problématiques qui l’empêchent d’y parvenir, afin de déterminer les fonctionnalités indispensables de l’ERP.
Il faut ensuite monter une équipe ERP réduite, qui aura pour mission de mener à bien le déploiement du progiciel au sein de l’entreprise, du paramétrage à la formation des collègues.
L’équipe doit comprendre :
- Un chef de projet, qui organise, planifie et attribue le travail à chaque membre de l’équipe.. Il suit et évalue la réalisation des actions ;
- Les collaborateurs les plus expérimentés sur les secteurs opérationnels (production, gestion de projet, comptabilité..), sans forcément choisir les responsables des directions ;
- Un responsable pour faire le lien entre l’entreprise et l’éditeur chargé de déployer le logiciel de gestion.
L’équipe ERP réalisera un cahier des charges précis pour définir les attentes et exigences de l’entreprise et se mettra en relation avec une société chargée de déployer l’ERP.
Elle analysera l’existant pour identifier ce qui fonctionne et qui peut donc être préservé, et ce qui demande à être amélioré à l’occasion du projet ERP. Par exemple, elle se demandera en quoi l’architecture technique et logicielle peut-elle être améliorée ? Comment la simplifier ? Faut-il externaliser certains process ?
Quel est le coût d’une mise en place d’un logiciel ERP ?
Le coût de l’installation d’un ERP en entreprise varie en fonction de nombreux facteurs :
- L’adéquation du progiciel à l’activité de l’entreprise : plus il est spécifique, plus il est cher ;
- Le nombre d’utilisateurs ;
- Le nombre de fonctionnalités ;
- L’intégration des autres logiciels métiers dans la solution ERP ;
- Le besoin en formation des personnels ;
- Le mode de déploiement choisi…
Il faut ainsi compter autour de 1 700 euros en moyenne par utilisateur, sans inclure l’accompagnement au projet, l’installation en entreprise et la formation.
Comment choisir le bon logiciel ?
Sage, Cegid, Microsoft Dynamics 365, Oracle : il existe pléthore de progiciels, et il peut être difficile de choisir le sien.
Un bon ERP s’adapte au fonctionnement de votre entreprise et évolue dans le respect des normes et des réglementations liées à son secteur. Il faut ainsi le choisir en fonction :
- Du secteur d’activité ;
- Des fonctionnalités dont a besoin l’entreprise (reporting, gestion financière…) ;
- De la taille, du chiffre d’affaires et du nombre de filiales de l’entreprise ;
- Du coût de la solution ;
- De l’expérience utilisateur et de l’ergonomie ;
- De l’accompagnement proposé par le prestataire, notamment pour le support et la mise à jour ;
- Du système d’information de l’entreprise (CRM, système de paie…).
Quelles sont les étapes d’implantation d’un ERP ?
L’implémentation d’un ERP en entreprise suit 5 étapes :
- L’établissement du cahier des charges ERP après un diagnostic des besoins de l’entreprise ;
- Le choix de la solution ERP ;
- Le paramétrage, le test et le déploiement du logiciel ;
- La formation des équipes ;
- La mesure du retour sur investissement et l’étude des correctifs à apporter.
Grâce à la centralisation des données et à l’automatisation des processus, le logiciel ERP offre, malgré un coût certain, un retour sur investissement rapide. Les entreprises de toute taille, de la PME aux grands comptes ont ainsi tout intérêt à s’équiper ! Avec le logiciel Trustpair, vous pouvez gérer la prévention de la fraude directement depuis votre ERP. Vous maîtrisez ainsi la chaîne de paiement sans besoin de formation accrue de vos équipes.
