Les processus financiers sont la colonne vertébrale de l’entreprise et ont un impact direct sur sa performance et sa stratégie. En cas de non respect de ces processus, les risques de fraudes et de pertes financières sont conséquents. Dans ce contexte, comment optimiser les processus financiers des entreprises ?
Le processus Procure-to-Pay (P2P) est l’un des processus financiers les plus à risque pour une entreprise. Trustpair le sécurise grâce à l’automatisation et le contrôle continu des RIB fournisseurs. Contactez l’un de nos experts pour en savoir plus.
Les processus financiers, nerf de la guerre de votre stratégie
Les principaux processus financiers dans une entreprise
Les processus financiers recouvrent plusieurs réalités opérationnelles : comptabilité, contrôle de gestion, processus d’achat, audit interne… De manière générale, ils désignent l’ensemble de la gestion financière d’une entreprise.
Parmi les processus financiers les plus importants : le P2P, ou Procure-to-Pay (de l’achat au paiement, en français). Ce processus désigne le processus d’achat d’une entreprise, qui commence par la demande d’achat et se termine par le paiement effectif.
Chacun de ces processus, pris séparément, assure le bon fonctionnement quotidien de l’organisation. Plus ces derniers sont fluides, plus le travail avec les autres directions de l’entreprise est facilité.
Autrement dit, améliorer les processus financiers de son entreprise, c’est améliorer son efficacité opérationnelle et donc sa rentabilité.
L’importance des processus financiers pour l’entreprise
Des processus financiers clairs, fluides et simples d’utilisation sont à la base d’une direction financière efficace. Quelle que soit la taille de l’entreprise, la mise en place de processus financiers adéquats est donc un enjeu d’importance. Ces derniers permettent en effet de :
- Générer des données financières à forte valeur ajoutée, compréhensibles au premier coup d’œil.
- Répartir efficacement les rôles au sein de l’entreprise, et plus précisément de la direction financière.
- Améliorer la prise de décisions et la performance financière.
- Améliorer la gestion des risques
- Limiter les procédures manuelles (lorsque les processus financiers sont automatisés) et donc les risques d’erreurs.
- Entretenir une relation de confiance avec les autres directions de l’entreprise, mais aussi avec les tiers.
Voici quelques moyens d’optimiser les processus financiers de son entreprise :
L’automatisation des procédures d’achat
Création et validation des demandes d’achat, suivi des commandes, gestion des réceptions… L’automatisation du processus P2P permet de prendre le contrôle de ses dépenses, tout en optimisant les coûts de l’entreprise.
Le saviez-vous ? Une étude menée par le groupe Aberdeen a montré que les entreprises perdent environ 25 % de chaque euro dépensé pour leurs achats hors production, en raison de dépenses mal gérées ou incontrôlées. La dématérialisation des processus d’achat permet d’éviter cet écueil.
L’automatisation des commandes et des règlements clients
En parallèle du processus Procure-to-Pay, on trouve le processus Order-to-cash (O2C), qui désigne les activités liées aux commandes clients.
La dématérialisation de ce processus permet d’éviter les impacts d’un traitement de commandes mal maîtrisé comme :
- Les délais de paiement
- Les erreurs dans la gestion des stocks
- La baisse de la satisfaction client
Ainsi, la dématérialisation et l’automatisation des commandes clients permettent de :
- gagner en efficacité opérationnelle
- fidéliser ses clients
- d’optimiser la gestion des stocks
- sécuriser les flux de paiement.
Les risques des processus financiers
Des processus financiers mal maîtrisés (ou tout simplement non optimisés) sont un point faible pour l’entreprise. Ils peuvent en effet entraîner des réactions en chaîne :
- désorganisation
- allongement des délais de traitement
- pertes financières
- insatisfaction des fournisseurs et des clients…
Par ailleurs, les processus financiers manuels comportent de nombreux risques de fraude. Il est pourtant facile d’éviter ces risques en ayant recours à l’automatisation des processus financiers, notamment en ce qui concerne le processus P2P.
Améliorer les processus financiers en les automatisant
Les avantages de l’automatisation des processus
Avantage n° 1 : L’amélioration de la productivité
La transformation digitale des processus financiers améliore de manière significative la productivité de l’entreprise. Libérés des tâches les plus répétitives et chronophages, les employés ont plus de temps à consacrer aux activités stratégiques à réelle valeur ajoutée. Logiquement, les risques d’erreurs humaines s’en trouvent aussi fortement réduits.
Avantage n° 2 : L’optimisation des coûts
L’automatisation des processus permet de rendre ces derniers plus simples et plus rapides. A la clé : une optimisation et une réduction des coûts associés.
Avantage n° 3 : La réduction des délais de traitement
L’automatisation des processus financiers permet d’accélérer grandement les étapes de traitement et de réduire les délais de traitement (par exemple : pour les factures fournisseurs)
Avantage n°4 : Une meilleure prise de décisions
Grâce à l’obtention de données financières précises en temps réel, l’entreprise peut améliorer ses prises de décisions et sa stratégie opérationnelle.
Avantage n° 5 : Le renforcement de la sécurité et la réduction des risques de fraude
Enfin, l’automatisation assure une meilleure transparence des processus et des données, d’autant qu’elle permet de documenter précisément chaque étape. Elle assure aussi la sécurité, puisque le risque d’erreur humaine est éliminé.
Les différents types d’outils d’automatisation
Les outils d’automatisation sont des nouveaux outils qui offrent aux entreprises la possibilité d’automatiser leurs tâches quotidiennes et/ou récurrentes. De nombreux processus sont concernés par la digitalisation : comptabilité, facturation, achats, contrôle interne, sécurisation des flux de paiement…
Il existe aujourd’hui des outils pour chaque besoin :
- Gestion des comptes clients et fournisseurs
- Analyse des données financières ;
- Flux de paiements ;
- Facturation ;
- Suivi des dépenses ;
- Lutte contre la fraude en entreprise ;
Etc.
Comment bien choisir ses outils d’automatisation ?
Pour bien mener sa transformation digitale et choisir ses outils d’automatisation, il est essentiel de prendre en compte plusieurs aspects.
Tout d’abord, il est nécessaire d’évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise et d’identifier les tâches prioritaires qui bénéficieraient le plus de l’automatisation.
Ensuite, pensez à analyser les différentes fonctionnalités offertes par les outils disponibles sur le marché. Il existe de très nombreuses solutions d’automatisation. Choisissez celle qui correspond le mieux à vos besoins (facilité d’utilisation, flexibilité, etc), tout en étant compatible avec les systèmes informatiques de l’entreprise. Privilégiez un outil qui dispose d’un support technique, qui pourra répondre à vos questions ou se montrer disponible en cas de problème.
Enfin, il est important de prendre en compte le budget de l’entreprise et l’évolutivité de l’outil dans le temps.
Pour plus de conseils sur la digitalisation de votre fonction finance, téléchargez notre livre blanc dédié.
Pour conclure
Les processus financiers sont cruciaux pour toute entreprise. La mise en place d’outils d’automatisation permet de les optimiser et de réduire drastiquement les risques de fraude. A ce titre, Trustpair permet de sécuriser vos processus Procure-to-Pay (P2P).
