E-invoicing : quel fonctionnement et avantages ?

e-invoicing

Dernière modification le 20 février, 2024

Les entreprises ne cessent de digitaliser leurs process, volontairement, ou pour se conformer aux lois et règlements. Dès 2024, la facturation électronique, ou e-invoicing, devient obligatoire pour certaines entreprises. Mais qu’est-ce que le e-invoicing ? Comment fonctionne-t-il et quels sont ses avantages ? Le point avec Trustpair !

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Qu’est-ce que le e-invoicing ?

L’e-invoicing devait entrer en vigueur au 1er juillet 2024. Le Gouvernement a décidé de reporter son lancement. La date devrait être connue lors de l’adoption de la loi de Finances pour 2024.

Définition de l’e-invoicing

Traduit en français par facture électronique ou e-facture, l’e-invoicing consiste à gérer ses factures au format électronique. Mise en place seulement entre professionnels, il doit :

  • Comporter une liste de données en format structuré ;
  • Être émise, transmise, et reçue sous forme dématérialisée, par le biais d’une plateforme privée (plateforme de dématérialisation partenaire – PDP) ou publique (Portail public de facturation Chrorus Pro – PPF).

Les plateformes de facturation jouent un rôle majeur dans le dispositif d’e-invoicing. En effet, elles ont pour mission :

  • De valider ou non le format de la facture électronique en fonction des prescriptions réglementaires ;
  • D’adresser l’e-invoicing au client de l’utilisateur de la plateforme, qui peut valider le paiement ou le refuser.

Vous comprenez qu’en transitant par une plateforme, la dématérialisation des factures permet de lutter contre la fraude fiscale, notamment celle liée à la TVA. Les plateformes assurent en effet la remontée des informations mentionnées sur les factures jusqu’à l’administration fiscale. Celle-ci peut alors mieux contrôler les déclarations de TVA et s’assurer que les montants sont les bons.

Différence entre le e-invoicing et l’e-reporting

L’e-invoicing ne concerne pas :

  • Les transactions en B2C (avec les particuliers) ;
  • Les transactions intracommunautaires ou internationales ;
  • Les opérations réalisées par les associations à but non lucratif ;
  • Certains secteurs de l’économie, comme les opérations immobilières, l’enseignement ou la formation, le domaine de la santé, les opérations d’assurance et de réassurance et les opérations bancaires et financières.

Pour les opérations non concernées par l’e-invoicing, l’État prévoit deux autres dispositifs :

  • L’e-reporting des données de transaction : les entreprises doivent transmettre les données des transactions à l’administration fiscale ;
  • L’e-reporting de paiement : les entreprises doivent transmettre au fisc les données de paiement sur les opérations réalisées, pour l’exigibilité de la TVA.

Quels sont les avantages du e-invoicing ?

L’e-invoicing présente de nombreux avantages, comme :

 

 

  • Une économie sur le coût de la facturation : le traitement d’une facture papier classique est estimé entre 5 et 10 euros pour l’entreprise émettrice, entre 14 et 20 euros pour l’entreprise réceptrice. L’e-invoicing coûte seulement entre 40 et 45 cts d’euro, soit une réduction du coût du traitement de la facturation de 50 à 75 % ;

 

  • Un gain pour l’environnement : le papier disparaît au profit de données dématérialisées ;

 

  • Un gain d’espace de stockage : les factures sont stockées en ligne, sur les plateforme

 

  • Un allégement des tâches administratives, et donc un gain de temps et de productivité : la procédure dématérialisée de création et de traitement des factures permet de libérer du temps aux collaborateurs, qu’ils affectent à des tâches à plus haute valeur ajoutée ;

 

  • La simplification des obligations déclaratives de TVA : à terme, les déclarations seront déjà pré-remplies ;

 

  • La sécurisation des données, grâce au format structuré et au traitement par le biais des plateformes ;

 

  • Un meilleur respect des délais de paiement entre professionnels et une bonne gestion des retards de paiement ;

 

  • Une meilleure traçabilité des factures, grâce à leur stockage sur la plateforme de gestion.

 

Quelles sont les obligations réglementaires en matière de e-invoicing ?

Les différents types de e-factures

Il ne faut pas confondre l’e-invoicing avec une facture dématérialisée. Un simple PDF, par exemple, ne remplit pas les critères réglementaires pour être considéré comme une facture e-invoicing. D’ailleurs, s’il existe une tolérance lors de la mise en place du dispositif, le format PDF ne sera plus accepté à compter de 2027.

Il existe 3 formats d’e-facture, pour facturer valablement :

  1. Le format Cross Industry Invoice (CII) ;
  2. Le format Universal Business Language (UBL) ;
  3. Le format Factur-X, un mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.

En plus des mentions déjà obligatoires, les factures e-invoicing doivent comporter :

  • Le numéro SIREN du client ;
  • La ventilation des opérations entre livraison de biens et prestations de services ;
  • Lorsque l’entreprise a opté pour le paiement de la TVA à la facturation à la place de la TVA sur les encaissements, la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits ».

Le calendrier du e-invoicing

Dans l’attente de l’adoption de la loi de Finances pour 2024, voici ce que prévoit le calendrier prévisionnel pour les prochaines années.

2024

Les entreprises de toutes tailles ont l’obligation de recevoir les factures e-invoicing, lorsque leur fournisseur est une grande entreprise.

En parallèle, les grandes entreprises doivent émettre, transmettre et recevoir les e-factures. Entrent dans cette catégorie les entreprises qui :

  • Emploient plus de 5.000 personnes, quel que soit leur chiffre d’affaires annuel ou leur total de bilan ;
  • Emploient moins de 5.000 personnes, mais dont le CA annuel et le total de bilan dépassent les seuils respectifs de 1.500 millions d’euros et 2.000 millions d’euros ;
  • Sont assujetties à la TVA ;
  • Effectuent des opérations entre professionnels (B2B), avec des fournisseurs établis en France métropolitaine ou en outre-mer, à l’exception des clients établis dans les collectivités d’outre-mer (COM : Guyane, Polynésie française, Saint-Barthélemy…).

2025

Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) seront soumises à l’obligation d’émettre, transmettre et recevoir les e-factures.

2026

Les PME et micro-entreprises devront se conformer à la loi sur l’e-invoicing dès 2026.

Les sanctions pour le non-respect de l’obligation du e-invoicing

Les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations s’exposent à

  • 15 euros d’amende par facture non émise sous format électronique (e-invoicing), avec un maximum de 15 000 euros par année civile ;
  • 25 euros d’amende si l’entreprise ne respecte pas l’e-reporting, avec un plafond de 15 000 euros.

 

Comment mettre en place le e-invoicing ?

Rappelez-vous, vous devez établir des factures électroniques selon l’un des trois formats admis. Voici les deux étapes à suivre pour mettre en place l’e-invoicing dans l’entreprise :

  1. Équiper l’entreprise d’un logiciel de dématérialisation des factures conforme aux prescriptions réglementaires. Le logiciel doit aussi :
  • Garantir la sécurité des données : il faut ainsi choisir un outil conforme à la PAF (Piste d’audit fiable). Le logiciel de détection de la fraude au paiement Trustpair s’implémente directement sur ce type d’outil ;
  • Collecter les données de manière intuitive, pour limiter l’intervention des salariés ;
  • Permettre de suivre le traitement des factures.

2. Choisir une plateforme de traitement de l’e-invoicing. Rappelons qu’elle peut être publique ou privée.

Trustpair sécurise tout le cycle procure-to-pay (P2P), de l’ajout d’un tiers au paiement, en passant par la soumission d’une facture grâce à un contrôle continu des données tiers. Contactez un expert pour en savoir plus !

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Pour conclure…

L’e-invoicing constitue une avancée majeure pour la productivité et la compétitivité des entreprises. Pour réussir à la mettre en place, et sécuriser l’ensemble de la chaîne des paiements, l’entreprise a tout intérêt à intégrer à son ERP une solution comme le logiciel Truspair, qui audite en continu la base de données fournisseurs et tiers.

FAQ

Traduit en français par facturation électronique, l’e-invoicing est une obligation qui concernera progressivement aux entreprises à compter de 2024. Elle impose d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures mentionnant des données structurées, par le biais d’une plateforme dématérialisée, publique ou privée.

Non, car le PDF ne reprend pas la structuration des données. Ce n’est pas parce qu’il est sous format électronique et envoyé par email qu’il répond à l’obligation d’e-invoicing. Les entreprises conservent toutefois la possibilité d’utiliser le PDF jusqu’au 31 décembre 2027. Les plateformes s’occupent de convertir les données structurées.

Toutes les entreprises sont concernées par l’e-invoincing, Simplement, le calendrier de mise en place du dispositif varie en fonction de la taille de la structure. Les premières concernées sont les grandes entreprises (la date sera précisée par la loi de Finances pour 2024). Suivront les ETI, normalement en 2025, puis les PME, TPE et micro-entreprises en 2026.

Gérer les risques liés à la Trésorerie d’entreprise.

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