La e-facture sera bientôt obligatoire pour les entreprises. Plusieurs acteurs comme les PDP (acronyme de plateforme de dématérialisation partenaire) pourront gérer la facturation électronique, en conformité avec la loi. Mais qu’est-ce qu’une PDP et quels sont ses avantages ? Voyons cela plus en détail.
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Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ?
On vous explique ce qu’est une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Pour commencer : le calendrier réglementaire
Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises installées en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques a été reportée à une date ultérieure. L’un des objectifs poursuivis était de renforcer la traçabilité des transactions et des flux de factures sur le territoire français et de simplifier la gestion des factures côté entreprise.
Le calendrier de la réforme de la dématérialisation des factures devra être décidé dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Ce report ne signifie pas pour autant que les entreprises ne doivent pas préparer cette transition !
Plateforme de dématérialisation partenaire : une définition
La PDP entre dans le cadre de la dématérialisation des factures. Le modèle qui a été retenu pour la généralisation du e-invoicing est dit « en Y », car il suppose de passer par un tiers de confiance pour le traitement des factures. Ce dernier peut être le Portail public de facturation Chorus Pro, accessible gratuitement, ou bien une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), payante.
Les PDP sont des plateformes privées et immatriculées par l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelables. Elles permettent d’émettre, envoyer et transmettre les factures sous un format électronique normé. En plus de ces services de base, elles proposent également des prestations annexes, telles que :
- Des tableaux de bord ;
- Des outils de suivi des échéances des factures ;
- Des outils d’archivage des factures dématérialisées ;
- La conversion des factures dans différents formats ;
Outre la possibilité dont elles disposent de fixer librement leurs tarifs, les services complémentaires qu’elles proposent permettent de les distinguer du PPF.
Quels sont les avantages d’une plateforme de dématérialisation partenaire ?
Si le Portail public de facturation (PPF) propose un socle minimum de services, qui permettent aux entreprises de respecter les obligations imposées par la réforme, les plateformes de dématérialisation partenaires proposent une couverture plus large. Et ce, à chaque étape du processus de facturation. En contrepartie, comme nous l’avons vu, elles sont libres de fixer leurs prix.
Voici leurs principaux avantages :
Un ensemble de fonctionnalités additionnelles
Le Portail public de facturation propose 3 services de base :
- La création de facture par échange de données informatisé (EDI) ;
- La création de facture par saisie de données ;
- L’utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les fichiers PDF et en transmettre les données à l’administration fiscale.
Les PDP, quant à elles, proposent des services additionnels :
- Rapprochement des factures avec les bons de commande et les contrats,
- Fonctionnalités pour diminuer le temps de saisie et les risques d’erreur,
- Gestion de la trésorerie en temps réel, etc.
Elles s’intègrent dans la chaîne d’approvisionnement et le processus procure-to-pay (P2P) de l’entreprise et représentent ainsi un vrai gain de temps.
La possibilité d’effectuer des contrôles spécifiques
Le PPF permet de réceptionner uniquement les factures aux formats socles (au nombre de trois) et d’appliquer des contrôles identiques pour tous les utilisateurs. Par exemple : sur l’authenticité des factures des entreprises, sur les données de paiement… En revanche, une PDP peut appliquer des contrôles spécifiques qui portent sur les règles particulières d’un secteur d’activité.
Un archivage électronique sécurisé
Une PDP a la capacité d’archiver légalement les factures (domestiques et internationales) pour une durée de 10 ans renouvelable. Le tout, dans le respect des normes réglementaires. Le PPF, en revanche, assure le stockage des documents pendant 10 ans sans garantie de service, c’est-à-dire que le stockage n’est pas 100% garanti. En termes d’archivage sécurisé, l’avantage va donc aux PDP.
L’extraction des informations nécessaires
Les PDP peuvent extraire en toute sécurité les informations nécessaires, pour les transmettre ensuite aux autorités fiscales :
- Taux de TVA applicables,
- Identités des fournisseurs et des clients,
- Montants,
- Dates,
Etc.
En tant qu’intermédiaires de facturation immatriculés, elles offrent la garantie de l’intégrité, de la fiabilité et de l’authenticité des données confiées. Elles permettent également aux entreprises de gagner du temps.
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Le PPF, l’alternative gratuite à la PDP
Le Portail public de facturation (PPF) est la plateforme officielle de la e-facturation, mise en place par l’administration fiscale. Il rassemble la totalité des données de facturation, en tant que récepteur mais aussi en tant qu’émetteur.
Sa mission est d’assurer gratuitement aux entreprises un service d’envoi, de transmission et de réception des factures électroniques. L’objectif est simple : faciliter l’échange de factures entre les entreprises, mais aussi entre les entreprises et l’administration fiscale, au travers d’une solution électronique 100% sécurisée. Les entreprises auront donc la possibilité de recourir au PPF dans leurs échanges B2B, sans passer par une PDP.
Le processus de fonctionnement du PPF est le suivant :
- L’entreprise émettrice envoie la facture électronique au destinataire ;
- Celui-ci reçoit la facture sur sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ;
- La PDP transmet la facture électronique au PPF ;
- Le PPF transmet à son tour la facture à l’administration fiscale, après avoir vérifié sa validité ;
- L’administration fiscale accuse réception de la facture électronique au PPF ;
- Le PPF transmet l’accusé de réception à la PDP ;
- La PDP transmet l’accusé de réception à l’entreprise émettrice.
Le PPF agit donc en tant que tiers de confiance, en garantissant la sécurité et la confidentialité des données échangées.
Comment choisir entre le PPF et une PDP ?
Alors, faut-il se tourner vers le PPF ou vers une PDP ? En réalité, le choix revient à chaque entreprise en fonction de ses besoins particuliers.
Il faut retenir que le PPF et les PDP sont habilités à recevoir et transmettre des factures au format électronique, mais aussi à collecter les données de paiement pour les transmettre à l’administration. A ce niveau, il n’existe aucune différence.
Ce qui distingue ces deux solutions de dématérialisation, ce sont les fonctionnalités additionnelles. En tant que prestataires privés, les PDP peuvent inclure des services complémentaires liés aux cycles d’achat et de vente, ou encore au traitement comptable des factures. Elles peuvent aussi être conçues pour répondre à des besoins métier parfois très spécifiques (contrôle de gestion, expertise-comptable, etc.). Mais également s’intégrer à des outils tiers, comme Trustpair, pour une expérience encore plus complète et personnalisée.
Enfin, si le PPF est gratuit, les PDP proposent des prestations payantes. Il revient donc à chaque entreprise de peser le pour et le contre.
Pour conclure..
Certaines entreprises peuvent avoir un intérêt à passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). C’est notamment le cas si elles ont des besoins métiers spécifiques, ou si elles souhaitent mettre en place des fonctionnalités additionnelles.
