Prévue pour courant 2024-2025, la facture électronique obligatoire réserve de nombreux avantages aux entreprises comme la simplification des process, une meilleure performance opérationnelle et une plus grande homogénéité des données fournisseurs. S’il s’agit en effet d’une première étape vers la maîtrise des données fournisseur, ce n’est pas une étape suffisante. Le format électronique ne garantit pas l’intégrité – pourtant essentielle – des données tout au long du process de paiement.
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La e-facture obligatoire, des enjeux conséquents pour les entreprises
Initialement prévue pour Juillet 2024, l’entrée en vigueur de la facture électronique obligatoire a été reportée sine die. Le calendrier originel prévoyait une entrée en vigueur progressive selon le type d’entreprise :
- 2024 : entreprises de plus de 5000 employés
- 2025 : entreprises entre 250 et 4999 employés
- 2026 : PME et TPE
A partir de l’entrée en vigueur de la facture électronique obligatoire, les entreprises devront passer par une ou plusieurs plateformes de facturation certifiées pour émettre et réceptionner leurs factures :
- Le PPF (portail public de facturation)
- Les PDP (plateformes de dématérialisation partenaire), comme Sage, actuellement candidat PDP.
Utiliser une PDP présente de nombreux avantages. En effet, les PDP sont des outils métiers – parfois déjà utilisés par les entreprises – qui permettent donc de centraliser plusieurs fonctionnalités liées à la facturation. Elles offrent plus de fonctionnalités que le PPF et augmentent la performance opérationnelle de l’entreprise.
La e-facture doit avoir un format spécifique (UBL, CII ou mixte) pour être valide. Elle doit aussi respecter l’exigence d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité.
Ces nouvelles exigences demandent un certain nombre d’évolutions dans l’organisation comptable des entreprises et de leurs outils. Néanmoins, la facture électronique réserve de nombreux avantages aux entreprises :
- Des coûts réduits
- Un stockage et une traçabilité simplifiés
- Une plus-value écologique conséquente
- Plus d’efficacité et de performance opérationnelle
- Un premier degré de standardisation et de sécurisation des données
La facture électronique est une étape importante dans la digitalisation et la simplification des process pour les entreprises. C’est aussi une première étape dans la maîtrise des données fournisseurs. Néanmoins, ce n’est pas une étape suffisante : le format électronique ne permet pas de garantir l’intégrité des données tout au long de la chaîne de paiement.
La facturation électronique ne suffit pas à garantir l’intégrité et la fiabilité des données
Les données fournisseurs sont au cœur des relations d’entreprise et des process de facturation. Produites et utilisées par de nombreux services (achats, supply chain, gestion des risques, finance, etc.), leur fiabilité et intégrité auront un impact sur toute l’activité de l’entreprise.
Plusieurs facteurs internes et externes contribuent à rendre la fiabilité des données à la fois plus cruciale et plus difficile à garantir : multiplication des sources de données, variété des fournisseurs, obsolescence de la donnée, etc.
De plus, l’altération des données fournisseurs est vite arrivée. Fraude interne, erreur humaine, cyber risques, défaillances techniques, risques matériels… Tous ces risques mettent en péril l’intégrité des données et la sécurité du process P2P. Étroitement liée à la sécurité des paiements, l’intégrité des données impacte aussi l’efficacité opérationnelle, la relation fournisseur et la conformité réglementaire.
On le voit : l’altération de la donnée fournisseur peut avoir des conséquences lourdes sur la chaîne de paiement et sur l’ensemble de l’activité de l’entreprise. Or, le format électronique ne garantit pas l’intégrité des données.
Le passage par des plateformes officielles (PPF ou PDP) certifie le format utilisé et la présence des mentions obligatoires au moment de la soumission de la facture. Néanmoins, cela ne garantit pas que les données fournisseurs sont les bonnes ou sont corrélées, notamment en termes de couple entreprise – compte bancaire. Il ne garantit pas non plus qu’il n’y aura pas d’erreur ou d’intrusion sur le reste du cycle de paiement.
Comment tirer parti d’un projet de e-facturation pour atteindre la pleine maîtrise de ses données fournisseurs ?
Le passage à l’e-facture ne devrait être qu’un point de départ pour les entreprises : celui d’un projet plus vaste de maîtrise de la donnée tout au long du processus de paiement. Seule une bonne maîtrise de la donnée pourra maximiser l’impact de la facturation électronique.
Les bonnes pratiques pour maîtriser la donnée incluent :
- Le contrôle des accès et de la modification des données
- La fiabilisation des différentes étapes du cycle de vie de la donnée fournisseur via des contrôles lors de l’onboarding, du stockage et avant les paiements
- La formation des collaborateurs et la tenue d’audits internes réguliers
- La centralisation de la gestion des données sur un outil intégré et collaboratif
La fiabilisation et la standardisation des données fournisseurs auront un impact sur la chaîne de paiement mais aussi sur l’ensemble des activités de l’entreprise :
- Des processus et relations plus fluides
- Moins d’erreurs humaines
- Une meilleure performance opérationnelle
- Une sécurisation du P2P
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