Un ERP (acronyme pour Enterprise Resource Planning) est une solution informatique centralisée, qui permet d’optimiser les processus opérationnels d’une entreprise. L’objectif ? Uniformiser l’ensemble des systèmes d’information en les réunissant dans une unique base de données. Plus de détails dans cet article.
L’utilisation d’un ERP permet aux entreprises de lutter efficacement contre la fraude, en y intégrant directement un outil anti-fraude comme Trustpair. Notre plateforme s’intègre à votre ERP et y réalise directement les contrôles de vos tiers. Contactez un expert pour en savoir plus !
Qu’est-ce que l’Enterprise Resource Planning (ERP ou PGI) ?
Définition et concept de l’ERP
Un ERP (aussi appelé PGI en français, pour Progiciel de Gestion Intégré) désigne une solution logicielle qui intègre plusieurs modules de gestion indépendants mais compatibles entre eux, et affiliés à une base de données unique. Il regroupe donc plusieurs fonctionnalités, qui couvrent tous les besoins de l’entreprise : comptabilité, ressources humaines, gestion commerciale, service client…
Concrètement, en utilisant un ERP, une entreprise va pouvoir regrouper au sein d’un seul et même endroit différents processus et fonctionnalités qu’elle utilise au quotidien (exemples : facturation, contacts fournisseurs, envois de newsletters, etc). Cela lui permet, entre autres, de gagner en temps et en efficacité.
De manière générale, le concept de l’ERP se base donc sur l’homogénéisation du système d’information d’une entreprise, en se substituant à de multiples logiciels.
Cette centralisation permet notamment :
- D’automatiser certaines tâches,
- D’optimiser les des processus de l’entreprise (processus comptables, commerciaux, etc)
- D’améliorer le pilotage global de son activité.
Fonctionnement de l’Enterprise Resource Planning (ERP)
Un logiciel ERP se présente sous la forme d’une plateforme uniformisée, avec un tableau de bord qui affiche différents indicateurs de performance. Chaque service de l’entreprise connaît ainsi en temps réel les données qui lui sont nécessaires.
L’objectif de l’ERP est de réunir dans un seul et même outil l’ensemble des données et des outils de gestion de l’entreprise, qu’ils soient relatifs :
- Aux achats,
- A la gestion des stocks,
- Au contrôle de gestion,
- A la comptabilité,
Etc.
Pour ce faire, il se compose de plusieurs modules (qu’on appelle aussi briques), qui fonctionnent ensemble, mais de manière indépendante.
Quels sont les différents modules disponibles dans un système ERP ?
Chaque module d’un ERP est indépendant. Ses fonctionnalités sont dédiées à un secteur ou un processus particulier, mais elles puisent leurs informations dans une base de données commune. C’est ce mode de fonctionnement qui permet à l’entreprise utilisatrice de gagner en efficacité et en productivité.
Voici les modules ERP les plus couramment utilisés :
- Le module Ressources Humaines : paie, gestion des contrats de travail, gestion des temps de présence, etc.
- Le module Finance et Comptabilité : automatisation des tâches, clôture des comptes, reporting financier, suivi de la comptabilité clients et fournisseurs, etc.
- Le module Supply Chain : gestion des stocks, suivi de la chaîne d’approvisionnement…
- Le module Production : planification des processus de production, gestion de la qualité, etc.
- Le module Gestion des Risques : amélioration des contrôles financiers, réalisation d’audits, identification des risques émergents, etc.
- Le module R&D : conception et développement des services et produits, gestion de la conformité aux normes réglementaires, gestion du cycle de vie des produits…
- Le module Achats : création des contrats et des devis, automatisation des achats, gestion de l’approvisionnement, etc.
- Le module Ventes : création des contrats, gestion de la facturation, gestion et suivi des commandes, centralisation des échanges, etc.
A savoir : En général, une entreprise utilise rarement tous les modules proposés par un ERP. Elle peut en revanche activer les modules dont elle a besoin au quotidien, et de ne payer que l’utilisation de ceux-ci.
Quelles sont les possibilités de déploiement de l’ERP ?
Les ERP peuvent être déployés de différentes manières :
- Sur site (on-premise), grâce à l’achat d’une licence : dans ce cas, le logiciel est déployé sur site et sur mesure. Le déploiement et la maintenance de l’ERP sont gérés en interne, ce qui signifie que l’entreprise a entièrement le contrôle sur son logiciel. Si cette solution convient à de nombreuses entreprises, elle représente toutefois un coût important : achat de licences et de serveurs, maintenance, etc.
- Sur le Cloud : ici, l’entreprise souscrit un abonnement pour disposer d’un logiciel hébergé sur le Cloud, et donc accessible par Internet. On parle aussi de solution SaaS (Software as a Service). Cette solution a l’avantage de permettre aux entreprises de déléguer l’ensemble de la maintenance, de la sécurité et des mises à jour de l’ERP au fournisseur de services. A la clé : des gains de temps, mais aussi des gains financiers.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un ERP ?
L’utilisation d’un ERP présente de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs processus de gestion et, de manière plus générale, leur productivité.
La simplification de l’infrastructure pour accroître la productivité
Pour fonctionner, les différents modules de l’ERP s’appuient sur une seule base de données, ce qui permet d’optimiser les processus de l’entreprise. Cela signifie que tous les outils utilisés par l’entreprise (pour la gestion des ressources humaines, de la comptabilité, des achats…) sont réunis dans une interface unique. Chaque service bénéficie par ailleurs d’un accès en temps réel aux données de l’entreprise, ce qui assure un travail plus efficace et une meilleure prise de décisions au quotidien.
La centralisation des données et un point d’accès unique pour faciliter la collaboration
Avec un ERP, l’ensemble des données de l’entreprise est centralisé dans une seule interface. Cela augmente les possibilités de partage et de collaboration entre les salariés de l’entreprise. Puisque chacun d’eux a accès aux mêmes données en temps réel, la communication entre les équipes s’en trouve fluidifiée.
La réduction des risques et l’amélioration de la conformité
En contrôlant les données de l’entreprise, l’ERP assure une meilleure conformité financière et réglementaire. A la clé : une réduction des marges d’erreur, mais aussi des risques encourus au quotidien par l’entreprise.
L’ERP propose de nombreuses intégrations avec des logiciels tiers qui permettent d’améliorer la performance de l’entreprise. Par exemple : des logiciels qui luttent contre la fraude. A ce titre, l’intégration d’un outil anti-fraude comme Trustpair dans l’ERP permet de mieux protéger l’entreprise et d’assurer sa sécurité face aux risques financiers auxquels elle fait face.
En conclusion…
Un ERP est un logiciel incontournable pour les entreprises. En centralisant l’ensemble de leurs processus, il permet d’améliorer la performance et la prise de décision. Mais aussi, de lutter contre les risques de fraude. Découvrez nos conseils pour digitaliser au mieux votre fonction financière dans notre livre blanc dédié.
