La performance opérationnelle peut être définie comme la capacité d’une organisation à atteindre les objectifs stratégiques qu’elle s’est fixés. Le tout, en faisant un usage optimisé des ressources à sa disposition. C’est un enjeu clé pour l’ensemble des entreprises, car son impact est pluriel : l’activité en elle-même, les coûts, le quotidien des salariés, etc.
Il est donc crucial de l’améliorer, notamment en investissant dans des systèmes comme Trustpair qui permettent de réduire les tâches manuelles pour plus d’efficacité. Notre plateforme protège les entreprises de la fraude au virement en réalisant des contrôles automatisés de la chaîne de paiement. A la clé : des gains de temps et de productivité.
Découvrons comment les entreprises peuvent mettre en place l’amélioration de leur performance opérationnelle.
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Comprendre les enjeux de la performance opérationnelle en entreprise
L’amélioration de la performance opérationnelle est une priorité, mais aussi un défi, pour l’immense majorité des entreprises. Il est en effet difficile d’atteindre l’excellence opérationnelle, c’est-à-dire de faire preuve de rapidité, d’efficacité, de productivité et de rentabilité !
Pour bien comprendre, commençons par définir ce qu’est la performance opérationnelle d’une entreprise. Il s’agit en réalité de sa capacité à atteindre ses objectifs sur une période donnée, en utilisant de manière optimale les moyens et les ressources dont elle dispose.
Selon Andy Neely, un auteur britannique reconnu pour ses travaux sur la gestion de la performance d’entreprise, il existe cinq grands objectifs de performance opérationnelle. Ceux-ci sont décrits dans son livre « Business Performance Measurement : Unifying Theory and Integrating Practice » : il s’agit de la rapidité, de la qualité, du coût, de la flexibilité et de la fiabilité.
La rapidité
La rapidité désigne la faculté des entreprises à se montrer diligentes dans leur réponse aux appels d’offres, mais aussi dans leurs actions de recrutement. En effet, la captation des meilleurs profils contribue à la performance opérationnelle de l’entreprise.
La qualité
Cet objectif renvoie à plusieurs aspects distincts : la qualité des recrutements, la qualité des formations, la qualité des échanges en interne, la qualité du travail fourni, mais aussi la qualité des produits finaux (le cas échéant).
Le coût
Il s’agit pour l’entreprise d’optimiser ses coûts. Pour cela, deux possibilités : réduire les fuites de rentabilité (pertes d’argent non maîtrisées en raison d’une mauvaise gestion ou d’un manque de ressources), ou réduire les dépenses non essentielles. La mise en place d’outils digitaux permet notamment d’éviter les fuites de rentabilité.
La flexibilité
Il s’agit de la capacité d’une entreprise à ajuster ses actions en fonction des circonstances. En d’autres termes : faire preuve d’adaptabilité et d’anticipation.
La fiabilité
La fiabilité désigne la capacité d’une entreprise à respecter ses engagements auprès de ses clients.
De manière générale, pour améliorer ses performances opérationnelles, une entreprise doit savoir se remettre en question dans un cadre réglementaire de plus en plus contraint (RGPD, directive MiFID…). L’essor de la digitalisation impose également de revoir les processus internes, mais aussi les systèmes d’intégration et de reporting des données financières.
Cela implique par exemple, pour la fonction finance, de mettre en place des processus automatisés :
- Facturation électronique,
- Contrôle anti-fraude dans les flux de paiement,
- Réalisation d’analyses prédictives,
- Automatisation des transactions financières, etc.
Grâce aux gains de temps et de productivité ainsi réalisés, la performance de l’entreprise se trouve optimisée.
Les outils et méthodes pour l’amélioration de la performance opérationnelle
Il existe diverses méthodes et outils pour améliorer la performance opérationnelle d’une entreprise.
En premier lieu, la gestion des processus métier (ou BPM, pour Business Process Management) permet de comprendre comment les tâches sont effectuées pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Elle permet également d’identifier les points d’amélioration et les moments de perte d’efficacité.
Ensuite, la mise en œuvre de processus d’amélioration continue permet d’optimiser en permanence les processus en utilisant des techniques telles que le Lean Six Sigma ou le Kaizen. La première est une démarche qui consiste à améliorer la performance de l’entreprise en éliminant le superflu et les temps morts. La seconde est une méthode d’amélioration progressive des processus
La gestion de projet peut également être utilisée pour mettre en place et suivre les chantiers d’amélioration de la performance opérationnelle. Enfin, l’utilisation de tableaux de bord, le suivi d’indicateurs de performance (KPI) et la mise en place d’outils d’automatisation comme Trustpair permettent d’optimiser les processus.
En automatisant le contrôle des données bancaires des tiers, notre plateforme permet en effet de gagner un temps précieux, et d’améliorer l’efficacité des processus de contrôle. Finies les longues heures à réaliser des contrôles manuels : les directions financières ont désormais toute latitude pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, on ne saurait oublier la formation continue et l’attention apportée au bien-être des employés, dont la productivité et l’efficacité ne doivent pas être négligées. Ce sont elles, en effet, qui influent directement sur la performance opérationnelle de l’entreprise. A ce titre, la qualité de l’environnement de travail doit être surveillée.
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Les facteurs clés de succès pour une amélioration durable de la performance opérationnelle
Améliorer la performance opérationnelle d’une entreprise nécessite de prendre en compte plusieurs facteurs.
Tout d’abord, il est important de mettre en œuvre une culture d’amélioration continue, dans laquelle les méthodes et processus sont régulièrement analysés et vérifiés, et les salariés encouragés à proposer des idées et à expérimenter. A ce titre, l’adaptabilité est essentielle pour faire face aux changements qui se présentent. Il est aussi important de garder à l’esprit l’objectif de l’amélioration continue de la performance opérationnelle.
Il est également nécessaire de choisir des logiciels adaptés, qui permettent par exemple d’automatiser certaines tâches (émission de factures, rédaction de contrats, contrôles de RIB…) et de décharger les salariés des missions les plus fastidieuses.
Dans cette même lignée, l’automatisation des processus est cruciale, car elle permet aux salariés de réorganiser leur temps de travail pour prioriser les tâches les plus stratégiques pour l’entreprise. On pense par exemple à l’analyse de données, une tâche particulièrement rébarbative et chronophage, et pourtant essentielle.
Enfin, une communication interne ouverte et transparente est d’une importance capitale, que ce soit pour partager les résultats obtenus ou échanger sur les pistes d’amélioration possibles. L’idée est d’associer l’ensemble des salariés, quel que soit leur statut hiérarchique.
Les défis à surmonter pour réussir l’amélioration de la performance opérationnelle
Tendre vers l’excellence organisationnelle n’a rien d’une évidence. Pour les entreprises, il s’agit toujours d’un chantier de grande ampleur. Les défis à surmonter sont en effet les suivants :
La formation des équipes
Qu’il s’agisse d’impulser une culture de l’amélioration continue ou de mettre en place des outils d’automatisation, la formation des salariés est essentielle. Or, ces derniers ne sont pas toujours formés correctement, et peuvent avoir tendance à se reposer sur des habitudes mal acquises. Il appartient donc à l’entreprise de mettre en place des actions de formation adaptées à chaque service.
La conduite du changement
La conduite du changement est un processus qui consiste à anticiper et gérer un changement organisationnel. Typiquement : le passage d’un processus manuel à un processus numérique. L’objectif, pour l’entreprise, est d’informer les salariés, mais aussi de partager sa vision, de proposer des actions de formation et de répondre aux interrogations. Pour cela, elle peut créer un poste spécifiquement dédié au management du changement ou recourir à un consultant externe spécialisé dans les transitions.
La mise en place d’une culture digitale
24% des personnes interrogées dans le cadre d’une étude du cabinet EY voient dans la transformation numérique des entreprises un vecteur de performance opérationnelle. 88% jugent par ailleurs qu’il s’agit d’un enjeu important. A raison !
La mise en place d’une culture digitale (par exemple : le remplacement de méthodes manuelles par des outils digitaux) se fait sur le temps long. Elle nécessite d’obtenir l’adhésion des salariés, ce qui ne peut se faire sans une compréhension fine des enjeux. Pour cela, une seule solution : une communication transparente. Et des formations pour 1) répondre aux besoins des salariés, 2) faire en sorte qu’ils deviennent moteurs de cette transformation digitale.
Pour conclure…
L’amélioration de la performance opérationnelle s’impose comme un enjeu de taille pour les entreprises. Il faut dire que leurs finances, leur réputation, leur fonctionnement et leur organisation sont directement en jeu ! Heureusement, il existe des moyens d’y parvenir, comme les outils digitaux. Par exemple, la plateforme antifraude Trustpair permet d’obtenir de précieux gains de temps et d’efficacité en optimisant les processus des entreprises. Plus besoin de choisir entre tâches rébarbatives mais nécessaires et missions stratégiques : désormais, vous pouvez faire les deux en même temps.
