La place de la Piste d’Audit Fiable dans la lutte contre la fraude

De la fraude simple à la mise en place de réseaux de sociétés fictives (carrousel TVA), la fraude à la TVA pèse lourdement sur les finances publiques. C’est ainsi qu’en 2019, un groupement international de journalistes d’investigation publie une série d’enquêtes sur le phénomène en Europe. Ces révélations, publiquement connues sous le nom de « Grand Theft Europe » en référence au célèbre jeu vidéo, mettent en lumière un manque à gagner annuel d’au moins 50 milliards d’euros pour l’Union Européenne.

Le législateur entreprend tout logiquement de lutter contre ces fraudes massives à la TVA. La Piste d’Audit Fiable (PAF) impose ainsi aux sociétés d’archiver de façon méthodologique tous les éléments liés à la facturation d’un bien ou d’une prestation de service. Découvrez les enjeux de mise en conformité, mais également les opportunités que cela présente pour l’entreprise.

La Piste d’Audit Fiable : principe et fonctionnement

A l’initiative de la Directive européenne 2010/45/UE, l’Union Européenne vise à mettre en place un système commun concernant les règles de facturation et applicables à la TVA (voir vérification des numéros de TVA intracommunautaire dans cet article). Transposée dans le droit français en 2013 et entrée en vigueur l’année suivante, cette réglementation impose la production d’une documentation à l’appui de chaque facture. Les dispositions sont applicables aux factures dites non sécurisées, comme un format .pdf ou papier ; les e-factures (EDI ou RGS) ne sont donc pas concernées.

La PAF se concentre sur trois aspects pour garantir la production d’une facture conforme (et, plus largement, de tout document relatif) :

• Authenticité de l’origine (pour l’émetteur et le récepteur) ;
• Intégrité du contenu : les éléments décrits doivent correspondre aux faits (comme le montant de la transaction, la nature de la prestation ou du bien, etc.) ;
• Lisibilité du document : non-seulement les informations doivent être claires, mais la pièce doit également être correctement située dans la chronologie du processus de facturation.

Afin de garantir la maîtrise de l’ensemble de la chaîne de facturation, la PAF concerne l’ensemble des documents produits, de l’acceptation de la livraison d’un bien ou de la réalisation d’une prestation, à l’exécution effective.

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Quelle documentation pour la Piste d’Audit Fiable ?

Les éléments suivants doivent être conservés :

1. Les documents préalables à la facturation, comme un contrat, un devis ou encore un bon de commande ;
2. La facture ainsi que la preuve de paiement ;
3. Les documents attestant de la réalité de la prestation ou du bien, comme un bon de livraison ou de transport.

Bien que la législation se révèle floue sur la question de la méthodologie de la PAF, plusieurs actions doivent être mises en place :

• L’archivage complet des documents, et ce, pour une durée de 6 ans à compter de leur émission ;
• L’organisation chronologique des éléments, du début à la fin de la relation d’affaire ; cela exige donc une numérotation claire ;
• Le principe d’égalité papier – numérique : dans les faits, les deux supports sont valables sans distinction aux yeux de l’administration. Pour plus de facilités en cas de contrôle, cependant, il est préférable d’adopter un archivage unique, en document papier ou dématérialisé.

La réalisation d’une Piste d’Audit Fiable impose donc une approche à la fois globale et transversale à l’entreprise, ce qui peut complexifier sa mise en place. Malgré le caractère obligatoire de celle-ci, de nombreuses entreprises s’exposent ainsi à de lourdes sanctions.

Piste d’Audit : mise en conformité et sanctions en cas de manquements

La mise en conformité PAF demeure difficile, imparfaite – voire inexistante – pour de nombreuses entreprises ; et ce, pour plusieurs raisons :

• Des flous législatifs : comme vu précédemment, la réglementation ne détaille aucune méthodologie précise ; elle indique simplement que celle-ci doit correspondre à la taille de l’entreprise et au volume de production de documents ;
• Une contrainte chronophage : puisqu’elle vise à contrôler l’ensemble des flux de facturation, la Piste d’Audit Fiable requiert la mise en place d’un process dédié supplémentaire ;
• La complexité de l’approche transversale : entre la vente / l’achat, la production ou encore la comptabilité, les services concernés par la PAF sont nombreux, compliquant d’autant plus le travail des grandes entreprises.

Bien que les entreprises rencontrent des difficultés pour la mise en place de cet audit, la mise en conformité représente une nécessité pour ne pas être sanctionné. Si le contrôleur fiscal considère que les éléments de la facture ne sont pas prouvés (comme l’intitulé du bien / des prestations, le montant de la transaction, etc.), celui-ci peut alors considérer qu’il s’agit d’un manquement à la PAF. Il peut alors réclamer le remboursement de la TVA facturée et normalement déduite, imposer une majoration de 10%, réclamer des intérêts de retard et même suspendre le droit à la TVA déductible pour une durée de trois ans.

La Piste d’Audit Fiable : plus qu’une contrainte, une opportunité pour les entreprises ?

Par ailleurs, malgré l’obligation réglementaire que représente la PAF, celle-ci présente également des avantages. Puisque l’audit vise, à terme, à identifier les manquements et dysfonctionnements, c’est l’opportunité pour la société d’analyser les processus de production de documents commerciaux, administratifs et de facturation. Cela peut également l’inciter à la dématérialisation totale des documents, facilitant tant l’archivage que l’accès à ces derniers.

Pour réaliser une Piste d’Audit Fiable, certaines entreprises préfèrent internaliser le processus pour des questions de coût, tandis que d’autres optent pour l’externalisation au vu du caractère complexe et chronophage de la tâche.

Un processus de contrôle complet : de la Piste d’Audit à l’identification des fournisseurs

La Piste d’Audit Fiable est une démarche obligatoire, entrant dans le cadre des normes comptables,  visant l’édition et l’archivage des factures et documents liés, mais d’autres contraintes réglementaires pèsent également sur l’entreprise en ce qui concerne les transactions et opérations bancaires. A l’initiative de la loi Sapin II promulguée en 2016, les sociétés sont effectivement tenues d’identifier avec certitude leurs fournisseurs et clients avant d’effectuer toute transaction. Dans un but de lutte contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et la corruption, un contrôle régulier du référentiel tiers doit donc être opéré.

Il est dès lors préférable pour ces entreprises de se tourner vers des solutions de vérification automatique ; ainsi de Trustpair. Grâce à sa solution SaaS (Software-as-a-Service), celui-ci contrôle et valide chaque IBAN fournisseurs pour garantir que chaque transaction soit effectuée sur le bon compte bancaire. Elle permet aussi de conserver l’ensemble des historiques des contrôles et campagnes de paiements réalisés. Puisqu’elle assure un audit continu et automatique du référentiel tiers, l’entreprise est donc en mesure de se mettre en conformité avec la législation.

POINTS À RETENIR

• Pour lutter contre la fraude à la TVA, l’UE vise à mettre en place un système commun concernant les règles de facturation. Ainsi, la Piste d’Audit Fiable (PAF) impose aux entreprises d’archiver de façon méthodologique tous les éléments liés à la facturation d’un bien ou d’une prestation de service.
• Pour garantir qu’une facture soit conforme, la PAF se base sur trois principes : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. L‘entreprise doit aussi conserver des documents et informations spécifiques. En cas de non-respect,  elle s’expose à de lourdes sanctions.
• Malgré l’obligation réglementaire de la Piste d’Audit, celle-ci présente également des avantages. En effet, l’audit vise à identifier les manquements et dysfonctionnements de la société : analyse des processus de production de certains documents et incitation à leur dématérialisation totale pour facilitant l’archivage.
• Dans le cadre de la LCB FT, un contrôle régulier du référentiel tiers doit être opéré et la PAF s’avère ainsi extrêmement utile. C’est dans cette logique que  Trustpair, solution de contrôle automatiques des RIB fournisseurs, permet d’archiver l’ensemble des contrôles réalisés par l’application et les équipes. Pour en savoir, prenez contact avec nos experts Trustpair.