Dans le cadre du du livre blanc Automatisation de la fonction comptable : opportunité ou menace ?, Trustpair donne la parole à Moro Ndaw afin de partager comment des projets de digitalisation ont été déployé au sein du service Comptable et du Groupe Primonial.
Responsable comptable au sein du groupe Primonial depuis maintenant 10 ans, Monsieur Ndaw est initialement en charge de la comptabilité des frais de structure du groupe, et endosse depuis près de 4 ans la double casquette de chef de projet métier au sein du service comptable pour mener à bien les projets d’évolution des systèmes d’informations du groupe.
Le rôle et les missions du comptable en entreprise
Avant tout, un comptable doit avoir certaines qualités, dont notamment la rigueur, l’organisation et avoir un esprit logique. Il doit également avoir un très bon relationnel pour travailler en entreprise, car il est en interaction directe avec tous les autres services. Sur l’aspect métier, il est en charge de la bonne tenue des comptes. Il va devoir rassembler, coordonner et vérifier toutes les données comptables.
Aujourd’hui, le comptable en entreprise s’occupe à la fois de missions opérationnelles et stratégiques. Si elles ont longtemps été distinctes, où le comptable ne faisait que de la saisie et des tâches purement opérationnelles, il doit être aujourd’hui “multi-tâches” en intégrant les dimensions de conseil et de stratégie.
Tendances et évolutions du métier comptable : par où avez-vous commencé ?
Nous avons pris le virage de la digitalisation il y a peu près 4 ans. Tout a été mené projet par projet afin d’accompagner la conduite du changement, et de commencer par ce qui nous semblait le plus essentiel afin de faciliter le quotidien des comptables et des autres services.
Le premier jalon mis en place concerne la partie “factures fournisseurs” car nous avions une grande volumétrie de factures. Auparavant, ces factures circulaient via des navettes, restaient dans des boîtes mail et étaient finalement éparpillées un peu partout. Notre volonté était de décharger les comptables de toutes ces missions chronophages. Nous nous sommes donc dotés d’un outil de dématérialisation des factures fournisseurs (en 2016). Suite au succès de cette première action de digitalisation, nous avons enchaîné avec la dématérialisation des notes de frais. Nous avons ensuite travaillé sur le sujet du TMS avec la sécurisation des flux financiers, dont les transfères de notre ERP vers les banques avec Kyriba. Finalement, notre dernier projet concerne le contrôle des coordonnées bancaires fournisseurs et la sécurisation des paiements grâce à l’outil Trustpair.
Quels sont bénéfices de l’automatisation pour les comptables du Groupe ?
La digitalisation des factures fournisseurs nous a permis de rationaliser tous les flux financiers et les factures, qui étaient avant désorganisés. Cela nous a permis de gagner en temps, en productivité, en réactivité.
Aussi, la digitalisation du service nous a permis de gagner du “temps administratif”. Avant, nous avions beaucoup de traitement manuel, ou des procédures avec des trames à compléter par différents services comme lorsqu’un tiers voulait être référencé chez nous. Délaisser ces missions opérationnelles particulièrement chronophages nous a permis de gagner du temps et d’être plus réactif.
Le digital apporte de nombreux gains opérationnels. L’automatisation des tâches comptables à faible valeur ajoutée nous a fait gagner en productivité. Nous avons créé un écosystème digital accessible par chaque collaborateur, afin de regrouper toutes les informations comptable et de faciliter les interactions entre la comptabilité et les autres services de l’entreprise.
Quels sont les enjeux et les freins à la réussite d’une transformation réussie ?
L’automatisation n’a pas été perçue comme un frein par les collaborateurs touchés par ce changement car nous avions bien anticipé le projet. Une conduite de changement a été menée en amont du projet afin d’expliquer quel était la vision, où est-ce qu’on voulait aller, qu’est-ce qu’on allait faire, qu’est-ce que ça allait leur apporter… Ce travail a été mené au sein de la Direction financière, mais aussi au sein des autres services concernés par ces nouveaux outils.
Il faut désamorcer très tôt l’appréhension des collaborateurs en ayant une vision claire, nette et précise du projet, en faisant de la pédagogie et en expliquant quels sont les changements dans les missions de chacun, quels sont les apports. Toutes les personnes concernées doivent être impliquées en amont du projet.
Selon vous, à quoi ressemblera le métier de comptable dans 5 à 10 ans ?
Le comptable, en général, se retrouvera au carrefour de l’évolution numérique. La machine viendra prendre le relais en automatisant de nombreuses tâches redondantes et chronophages, ce qui apportera plus de valeur ajoutée au comptable en entreprise. Aussi, ces évolutions vont permettre au comptable de développer ses compétences numériques, de se concentrer davantage sur le conseil et l’accompagnement des services internes.
Concernant le développement de nouvelles compétences, c’est en grande partie à l’entreprise d’accompagner le comptable dans ces changements et dans l’acquisition de nouvelles compétences.
Pour conclure : quels conseils donneriez-vous à un directeur souhaitant prendre part au mouvement digital ?
Les étapes clés pour digitaliser une Direction comptable résident en 4 points :
- Identifier clairement son besoin
- Avoir une vision claire du projet pour en définir les tenants et les aboutissants
- Accompagner la conduite du changement en formant, accompagnant et intégrant les collaborateurs concernés
- Bien choisir son prestataire ainsi que les outils à intégrer au service
C’est le rôle du Directeur Comptable et Financier de donner l’impulsion au changement, d’avoir la vision du projet et d’anticiper les besoins d’évolution de son équipe tout en étant à son écoute. Les collaborateurs ont besoin d’évoluer et expriment leurs besoins. C’est au Directeur Comptable de les accompagner et de lever les freins en prenant des décisions répondant à ces besoins d’évolution. Il doit perpétuellement se remettre en question pour optimiser l’organisation, les procédures et les processus en place dans le service : rien ne doit rester figé dans le temps.
Pour en savoir davantage sur la transformation digitale des services comptables, téléchargez le livre blanc Trustpair ou visionnez notre webinar dédié, avec le retour d’expérience de Moro Ndaw.
